Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.
Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом.
Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.
Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.
Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.
Реквизит «Визы» располагают ниже реквизита «Подпись» проставляют на остающихся в организации экземпляров документов.
Виза состоит из: наименования должности визирующего, его личной подписи, расшифровки и даты.
Печать и её назначение. Виды печатей. Порядок проставления печатей на документах.
Печать ― это предмет, на котором изображены знаки и символы, выполненные специальным способом для того, чтобы можно было ставить оттиски этих изображений на бумаге или других объектах (глине, сургуче и т.п.) с целью придания данным объектам определенного значения и (или) юридической силы.
По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные. Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности. Штамп – это вид печати прямоугольной формы.
Угловой (адресный) штамп используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или «электронные» бланки.
Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Он содержит наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа.
Штампы с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера, с рамкой; включают краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН.
Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Использование специальной штемпельной краски позволяет применять такие штампы для решения производственных задач – маркировки тары, тканей, пластмассы и других поверхностей.
П ечать проставляется на уставах (положениях) учреждений, договорах, поручениях. Печати ставятся на копиях документов, которые отсылаются в другое учреждение. Отпечаток печати надо ставить так, чтобы он накрывал часть наименования должности особы, которая подписала документ. Расположение – проставляется печать в нижнем правом поле документа правее от двадцать третьего реквизита.
Требования к оформлению реквизитов «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения». Оформление приложений.
«Отметка о наличии приложения» располагают после текста документа перед реквизитом «Подпись».
- если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют по форме:
Приложение на 7 л. В 2 экз.
- если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров:
Приложение:
Список детских лечебных учреждений на 10 л. В 1 экз.
Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 7 л. в 1 экз.
- если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, «отметку о наличии приложения» оформляют по форме:
Письмо ИМНС Ленинского района от 15.11.2013 №1-4/72 и приложение к нему на 4 л. в 1 экз.
- при направлении приложения не во все указанные в документе адреса «отметку о наличии приложения» оформляют по форме:
Приложение на 3 л. в 1 экз. в первый адрес
Гриф приложения проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, инструкция и т.д.). Если приложение одно, порядковый номер не указывается.