Иформационно-справочные документы являются основанием для издания приказов по личному составу.
В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:
- докладная записка;
- служебная записка;
- объяснительная записка;
- предложение;
-представление;
- заявление;
- протокол;
- акт;
- справка;
- отзыв;
-переписка.
В составе информационно-справочной документации выделяют:
Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Отчетно-справочная ( характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики.
Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка:
- внутренняя;
- внешняя.
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному.
Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам:
- материально-технического обеспечения;
- хозяйственного обеспечения;
- организационного обеспечения.
Объяснительная записка:
1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному.
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.
По содержанию заявления подразделяются на две группы:
- по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и так далее);
- сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее.
В зависимости от количества заявителей заявление может быть:
- индивидуальным
- коллективным.
Справка:
1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;
2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:
- место работы;
- должность, профессия, специальность;
- стаж работы в определённой должности;
- размер заработной платы;
- размер начисленных и уплаченных страховых взносов.
Письма. Виды писем.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.
Датой письма является дата его подписания.
Виды писем:
- инструктивные;- сопроводительные;- информационные;
- гарантийные;- рекламные;- претензионные;
- арбитражные;- письма-подтверждения;- письма-напоминания;
- письма-извещения;- письма-просьбы.
Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.;
Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии.
Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии.
Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.
Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.).
Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.
Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).
Инициативные письма — это письма, требующие ответа.
Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.