Основные требования к оформлению
Отчеты по лабораторным и контрольным работам, пояснительные записки к курсовым работам или другие виды отчетов и работ выполняются на белой бумаге формата А4 (210х297 мм).
Текст отчетов и работ располагается на листах с соблюдением следующих размеров полей:
- левое – 30 мм;
- правое – 15 мм;
- верхнее – 20 мм;
- нижнее – 20 мм.
Каждый структурный элемент отчета и пояснительной записки, а также каждый раздел основной части следует начинать с новой страницы.
Отчеты и пояснительные записки к курсовой работе выполняется в редакторе Word шрифтом Times New Roman размером 14 пт (меню «Формат», «Шрифт»), межстрочный интервал полуторный с выравниванием абзацев по ширине, нулевыми отступами слева и справа, нулевыми интервалами перед и после (меню «Формат», «Абзац», «Отступы и интервалы») и автоматическим переносом слов (меню «Сервис», «Язык», «Расстановка переносов»). Следует отметить, что жирный шрифт, курсив, подчеркивание, цветные рисунки в основном тексте не допускаются[1].
Текст отчетов и пояснительной записки выполняется с абзацного отступа, равного 1,25-1,5 см. Не допускаются «висячие строки», т.е. от начала абзаца до конца страницы должно быть не менее двух строк текста, от начала страницы до конца абзаца – также не менее двух текстовых строк. Чтобы исключить появление висячих строк следует установить галочку в клетке «Запрет висячих строк» (меню «Формат», «Абзац», «Положение на странице»).
Следует отметить, что ошибки подобного рода (неверные абзацные отступы, неверные интервалы, висячие строки) возникают при сканировании текстов и при скачивании материалов из Интернета. Поэтому такого рода материалы следует отформатировать в соответствии с требованиями ГОСТ.
Сокращения слов при написании не допускаются, кроме «т.е.» (то есть), «в т.ч.» (в том числе), «и т.д.» (и так далее), «и т.п.» (и тому подобное). При этом сокращения «и т.д.», «и т.п.» допускаются только в конце предложения или перед запятой в сложносочиненном предложении.
Оформление заголовков
Заголовки структурных элементов, разделов и подразделов следует писать с абзацного отступа жирным шрифтом, строчными буквами, начиная с прописной (как в предложениях). Точки в конце заголовков не ставятся. Если заголовок включает несколько предложений, их разделяют точками. Если заголовок состоит из двух и более строк, вторую и последующие строки начинают под заглавной буквой первой строки заголовка. Переносы слов в заголовках структурных элементов, а также в названиях таблиц и рисунков не допускаются.
Заголовки разделов, подразделов и пунктов должны быть пронумерованы. Дополнительные непронумерованные заголовки в тексте не допускаются.
Между заголовком и последующим текстом должна располагаться одна пустая строка, а между текстом и последующим заголовком – две пустые строки. Между заголовком и концом страницы должно быть не менее двух строк текста. На новой странице перед заголовком должно быть также не менее двух текстовых строк.
Нумерация страниц
Страницы отчетов и пояснительной записки следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту, включая приложения. Номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки
Титульный лист и задание включают в общую нумерацию, но на титульном листе номер страницы не проставляется.
Нумерация приложений является продолжением нумерации списка использованных источников.
Нумерация разделов, подразделов, пунктов,
перечислений и примечаний
Разделы, подразделы и пункты следует нумеровать арабскими цифрами.
Разделы нумеруются в пределах основной части арабскими цифрами без точки: 1, 2, 3 и т.д.
Подразделы и пункты нумеруются в пределах раздела или подраздела. Номер подраздела включает номер раздела и порядковый номер подраздела, разделенные точкой: 1.1, 1.2, 1.3 и т.д. Номер пункта включает номер раздела, номер подраздела и порядковый номер пункта, также разделенные точкой: 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 и т.д.
Если раздел имеет только один подраздел или подраздел имеет только один пункт, то нумеровать их не следует.
Перечисления, при необходимости, могут быть приведены внутри разделов или подразделов. Их можно нумеровать одним из двух способов:
- проставляя маркеры в виде знака «-»;
- строчными буквами русского алфавита со скобкой: а), б), в) и т.д., за исключением букв ё, з, й, о, ч, ь, ы, ъ.
Рассмотрим примеры.
Первый вариант оформления перечислений:
- хххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх хххх хххххх;
- хххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх хххх хххххх;
- ххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх.
Второй вариант оформления перечислений:
а) хххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх хххх хххххх;
б) хххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх хххх хххххх;
в) ххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх.
Если перечисление имеет сложную иерархическую структуру, то следует соблюдать уровни подчинения: 1 уровень – буквы, 2 уровень – цифры (1, 2, 3 и т.д.). Например:
а) ххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх ххххх;
б) ххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх хххххххх:
1) ххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх ххххх;
2) ххххххххххххххххххххх;
3) ххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх ххххх;
в) хххххххххххххххххххх.
Количество уровней, большее двух, не допускается.
Если возникла необходимость разделения, например, пункта 2) еще на несколько частей, то следует произвести перефразирования текста, разбивки его на другие смысловые блоки. Например, можно после общего перечисления рассмотреть отдельным перечислением то, что входит в пункт 2.
Таким образом, перед перечислением ставится двоеточие, первое его слово пишется со строчной буквы, после перечисления ставится знак «точка с запятой». В конце последнего перечисления ставится точка.
Если двоеточие перед перечислением на поставлено, текст не относится к перечислению. В этом случае нумерация ведется словами. Приведем пример текста, имеющего нумерацию, но не относящегося к перечислению.
Этапы целевого маркетинга следующие.
Первый этап – сегментирование потребительского рынка.
Второй этап – выбор целевого сегмента.
Третий этап – позиционирование.
Следует отметить, что из-за больших проблем с оформлением перечислений целесообразно их вообще не использовать, либо использовать по минимуму, поскольку, как показывает опыт, 90% ошибок связано с неверно оформленным перечислением.
Примечания помещаются в пояснительной записке при необходимости пояснения содержания текста, таблицы или иллюстрации. При этом они размещаются непосредственно после текста, таблицы, иллюстрации, к которым они относятся. Слово «Примечание» пишется с прописной буквы с абзацного отступа. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и его текст печатается с прописной буквы. Одно примечание не нумеруется. Несколько примечаний нумеруются арабскими цифрами без точки. В конце примечаний ставится точка.
Например:
Примечание – Ххххххххххххххххххххххх.
Примечания:
1 Ххххххххххххххххххххх.
2 Ххххххххххххххххххххх.
3 Ххххххххххххххххххххх.
Оформление рисунков
Рисунки следует располагать в пояснительной записке сразу после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. На все рисунки в тексте должны быть даны ссылки.
Рисунки должны иметь название и при необходимости – поясняющие данные (легенду). Слово «Рисунок», его номер (нумерация арабскими цифрами в пределах всей работы) и название помещают после легенды и располагают по центру строки, без точки в конце, например «Рисунок 5 – Динамика абсолютных показателей».
В названии рисунка не следует употреблять слов «график» и «диаграмма». Так, например, вместо «График роста прибыли за исследуемый период» рисунок можно назвать «Рост прибыли за исследуемый период».
Пример оформления рисунка представлен ниже (рисунок 5).
Рисунок 5 – Динамика абсолютных показателей
по данным за 1998-2000 годы
Следует особо подчеркнуть, что в работе не должно быть «полупустых» страниц. Это означает, что если рисунок или таблица не поместились на данную страницу, то они размещаются на следующей, а текущая страница заполняется текстом, который должен был быть после этого рисунка или таблицы.
Оформление таблиц
Цифровой материал должен оформляться в виде таблиц. Как правило, шрифт в таблице используется меньший, чем в основном тексте (10-12 пт) при меньшем межстрочном интервале (1-1,2 пт).
Таблицу следует располагать непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице. На все таблицы в тексте должны быть ссылки.
Таблицы нумеруются арабскими цифрами в пределах всей пояснительной записки.
При оформлении таблицы по левому краю страницы (без абзацного отступа) пишут слово «Таблица», указывают ее номер, далее через тире приводят с прописной буквы ее название без точки в конце.
Если название таблицы длинное (более одной строки), то первая буква второй строки пишется под первой буквой первой строки. При этом переносы слов в названии не допускаются.
Оформляя таблицу, необходимо придерживаться следующих правил.
Нельзя включать в таблицу графу «№ п/п». Нумерация представляемых в таблице показателей производится непосредственно в первой графе таблицы перед наименованием показателя. Показатели нумеруются арабскими цифрами с точкой: 1., 2., 3. и т.д.
Названия граф и строк таблицы пишутся с прописной буквы, если они не являются продолжением названия предыдущей графы или строки. В этом случае название пишется со строчной буквы.
Единицы измерения представляемых в таблице показателей пишутся в названиях граф и строк таблицы после запятой.
Если таблица не помещается на ту страницу, на которой началась, то после «шапки» вводится строчка с нумерацией граф, на следующей странице с абзацного отступа пишут фразу «Продолжение таблицы» и ее номер без точки в конце и начинают таблицу строчкой с нумерацией граф. После этой строки до конца таблицы должно быть не менее двух строк текста.
Примеры оформления таблицы:
Таблица 3 – Данные о реализации ассортиментных групп товаров по данным
за 2009-2010 годы
| Наименование товарных групп | Предыдущий год, тыс. руб. | Отчетный год, тыс. руб. | Отклонения, % | ||
| План | Факт | от плана | от прошлого года | ||
| 1. Мясопродукты | 9,3 | 5,2 | |||
| 2. Кондитерские изделия | 8,2 | 22,3 | |||
| 3. Молочные продукты | -11,2 | -9,3 |
Продолжение таблицы 3
| 7. Рентабельность продаж, % | ||||
| 8. Рентабельность производства, % |
Оформление формул
Формулы следует выделять из текста в отдельную строку. Выше и ниже каждой формулы должно быть оставлено по одной свободной строке.
Формулы располагаются по центру страницы. После формулы ставится запятая и в этой же строке по правому краю страницы в круглых скобках приводится ее номер (нумерация в пределах всей пояснительной записки), например (1), (2), (3) и т.д.
Ниже формулы приводится пояснение значений символов, входящих в формулу. Первую строку пояснения начинают со слова «где», которое пишется строчными буквами слева без отступа, без двоеточия и без кавычек. Пояснения значений символов приводят в той же последовательности, в которой они даны в формуле. Между пояснениями отдельных символов ставится знак «точка с запятой» (;). Значение каждого символа следует давать с новой строки.
Пример оформления формулы:
Фондоотдача по основным фондам рассчитывается по формуле:
, (3)
где ФО – фондоотдача, руб./руб.;
Q – объем продукции, реализованной за период, руб.;
ОФ – средняя за период стоимость основных фондов, руб.
Оформление ссылок
Ссылки на литературные источники следует давать их порядковым номером по списку источников, заключенным в квадратные скобки, например: [8].
Ссылки на разделы, подразделы, пункты, рисунки, таблицы, формулы, приложения следует указывать их порядковым номером, например: «…в разделе 2», «…по пункту 2.4», «…на рисунке 12», «…в таблице 5», «…по формуле (2.6)», «…в приложении 3».
Если в пояснительной записке один рисунок, одна таблица, одна формула, одно приложение, при ссылках на них следует писать «на рисунке», «в таблице», «по формуле», «в приложении».
При повторных ссылках на рисунки и таблицы, которые располагаются на предыдущих страницах пояснительной записки, добавляется «см.» (смотри), например: «…см. рисунок 3».
Если же ссылки даются на то, что будет после, то «см.» писать не следует.
Пример оформления библиографических ссылок приведен в приложении В.