Формирование модели бизнес-процесса является сложной задачей, требующей для своего решения определенного набора методов и средств. Как уже отмечалось в главе 1, существуют различные методики ведения проектов по описанию процессов. Для каждого проекта выбирается конкретная методика представления процессов в виде схем (диаграмм), выполненных определенным образом.
Метод создания схемы бизнес-процесса — важнейшая часть методологии проекта описания бизнес-процессов организации. В соответствии с определением, любой метод я&тяется способом достижения какой-либо цели, решения конкретной задачи. Говоря другими словами, метод — это совокупность практических и теоретических приемов, позволяющих получить решение поставленной задачи. Подробная структура любого метода, используемого для создания моделей процессов, предсташгена на рис. 2.1 [1].
Каждый метод предоставляет пользователю определенный язык описания объектов реального мира при помощи специально разработанного синтаксиса, использующего ряд графических символов, которые отражают реальные объекты и связи между ними, а также свой способ описания деятельности организации. Поскольку любая организация представляет собой сложную, многогранную систему, то не существует какого-то одного, выделенного метода описания, при помощи которого можно было бы полно описать ее модель. Поэтому
| 50__________________________________ ВВ. Репин, В Г. Елиферов. Процессный подход к управлению |
Рис. 2.1. Структура метода моделирования процессов.
часто споры о том, какой метод лучше, бывают лишены смысла. Выбор подходящего метода описания зависит от целей, поставленных перед аналитиком, создающим модель организации. Например, для описания управления деятельностью организации на верхнем уровне было бы неправильно использовать метод Work Flow (IDEF3) или Data Flow (DFD) и наоборот, для описания рабочих процессов нецелесообразно использовать стандарт IDEF0.
|
|
Следует обратить внимание на использование терминов «моделирование» и «описание». На практике эти два понятия часто не различаются. Под ними понимается создание схем (диаграмм) процессов при помощи определенного метода. Строго говоря, моделирование процессов подразумевает создание некоторой ма-
Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 51
тематической модели процесса, например, модели стоимости, времени выполнения и т.д. Сама по себе схема яачяется некоторым чертежом, построенным по определенным требованиям, с целью передачи информации о деятельности системы. Было бы правильным называть этот чертеж именно «описанием» процесса, а не «моделью». Поэтому, употребляя слова «модель процесса», следует уточнять, какие именно параметры превращают простое «описание» в «модель». Для прикладных задач внедрения процессного подхода к управлению, на наш взгляд, целесообразнее использовать термин «описание процесса». Помимо сказанного выше, такой термин яштяется простым и понятным при составлении документов, регламентирующих процесс или сеть процессов организации.
В главе 2 мы не затронем теоретические основы создания моделей процессов организации, сложные математические модели и т.п. Основное внимание будет уделено наиболее важным и широко применяемым на практике методам описания процессов - их графическому языку и важнейшим способам построения схем процессов. Более того, мы не будем даже подробно описывать все методы. как они приводятся в оригинальных спецификациях. Существует достаточно специальной литературы, в которой подробно рассмотрены методы описания процессов, например, [2]—[7|. К сожалению, большинство из них ограничено ЛИШЬ поверхностным и формальным описанием, не затрагиваются проблемы применения методов, не приводятся примеры и рекомендации по их эффективному использованию. В этой главе мы попытались в какой-то мере восполнить дефицит информации. Читателям, желающим ознакомиться с детальным описанием методов, рекомендуем обращаться к первоисточникам — спецификациям стандартов.
|
|
Понятие объекта и связи
Важнейшими понятиями любого метода моделирования бизнес-процессов являются понятия объекта и связи. Обычно объект модели отображается на диаграмме процесса при помощи определенного графического символа, например, четырехугольника. Каждый объект модели отражает некоторый реальный объект так называемой предметной области или, проще говоря, организации. При создании моделей процессов объектами могут быть функции, люди, документы, машины и оборудование, программное обеспечение и т.д. Как правило, в рамках одного метода объекты модели, отражающие различные сущности реального мира, также являются различными.
Вторым важнейшим элементом являются связи. Связи предназначены для описания взаимоотношения объектов между собой. К числу таких взаимоотношений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь при помощи потока информации, использование другим объектом и т.д. На схемах моделей связи между объектами чаще всего отображаются стрелками.
|
|
52_________________________________ В.В. Репин, В.Г. Елиферов, Процессный подход к управлению
При помощи объектов модели и связей реальная деятельность организации представляется в виде описания, как показано на рис. 2.2.
Рис. 2.2. Представление деятельности организации в виде модели.
Бывают и более сложные ситуации (стандарт IDEF0), когда объект одновременно служит для описания некоторой сущности реального мира и в то же время указывает на использование его другим объектом, т.е.. по сути, отражает связь объектов.
Каждый объект и связь обладают рядом параметров или, как часто принято говорить, атрибутов, отражающих определенные характеристики реального объекта.
Состав атрибутов зависит от типа объекта модели, точнее от типа отображаемого при помощи модели ре&чьного объекта организации. Атрибутами могут служить такие характеристики, как номер объекта, название, описание, длительность выполнения (для функций), стоимость и др. (рис. 2.3).
На практике, при создании моделей организации, описание атрибутов объектов модели осуществляется при помощи специальных возможностей инструментальных средств моделирования бизнес-процессов, что позволяет сделать из простейшего «описания» бизнес-процесса более сложную «модель», на основе которой проводят определенные вычисления, анализ и оценивание процесса.
Связи, используемые в моделях процессов, также играют важнейшую роль. С их помощью удается описать взаимодействие между объектами модели. Связи, выраженные специальными условными обозначениями (стрелками), делают схему процесса информативной. Следует отметить, что в зависимости от смысла связи одна и та же модель может описывать совершенно различные практические ситуации.
| Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов_______________________________ 5 3 |
Рис. 2.3. Атрибуты объекта модели.
Говоря об отражении деятельности организации при помощи моделей, следует подчеркнуть, что сами по себе описательные схемы процессов предоставляют руководителю лишь очень ограниченную информацию для анализа и принятия решений. Не понимая этого, многие руководители ставят задачу «тотального» описания деятельности организации. Создаются огромные по объему подшивки моделей, каждая из которых в отдельности является лишь описательной схемой небольшой части процессов. К сожалению, в этом случае количество не переходит в качество. Никому в организации не по силам работать с таким количеством чертежей, анализировать их и предлагать какие-то решения. В итоге наработки нескольких (четырех-шести) месяцев идут в корзину. Что делать в этом случае? Прежде всего, необходимо понять, что улучшение деятельности организации зависит не от объема и детальности созданных моделей процессов. а от того, как будут с ними работать, от качества этих моделей, их способности помочь выявить реальные проблемы, возможности их применения при регламентации деятельности подразделений предприятия в рамках внедрения процессного подхода. Это означает, что цели формирования моделей процессов организации должны быть четкими и понятными, разработанные требования к этим моделям — конкретными, а порядок их практического использования — продуманным.
54__________________________________ ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению