В примерах 4.1 — 4.3 упоминалось о рахтичных случаях совмещения границ процессов и границ подразделений. Структура документации определяется структурой процесса, содержание которого в ней описано и регламентировано. На рис. 4.12 изображен пример структуры документации для простейшего процесса N. Примечание. Отличие функции от работы заключается в том, что функция — направление деятельности элемента организационной структуры, представляющее собой совокупность однородных операций, вы-
Глава 4 Практика внедрения процессного подхода к управлению____________________________ 261
полняемых на постоянной основе, а
работа — конкретное действие, выполняемое в рамках одного процесса
и одной функции.
Прлмер 4.7. Функция менеджера по закупкам - обеспечение производства основными и вспомогательными материалами и запасными частями (ЗиП).
Работы, выполняемые в рамках этой функции, могут принадлежать разным процессам (закупка материалов на основании плана производства и закупка ЗиП на основании заявок и в пределах бюджета ОГМ). выполняться в различной последовательности и по разным алгоритмам. Например, в «Процессе входного контроля материалов» участвует ОТК, запасные части принимает ответственный из числа работников ОГМ.
Регламент процесса — это документ, в котором в общем виде описывают порядок функционирования процесса N в целом. Для подразделения, выполняющего один процесс, регламент может совпадать с Положением о подразделении. Следовательно, в документ под названием «Положение о подразделении» можно внести все требования, регламентирующие выполнение процесса и управление им. Для крупного подразделения, в котором выполняют несколько процессов. Положение о подразделении может содержать ссылки на регламенты нескольких процессов.
|
|
Пример Положения о подразделении, которое не совпадает с границами процесса, приведен в Приложении 1. Распределение ответственности, полномочии
262 В В Репин. В Г Елиферов Процессный подход к управлению
и взаимодействия оформлены в виде Матрицы ответственности персонала и порядка взаимодействия. На практике при внедрении процессного подхода часто возникают трудности, связанные с инертностью руководителей нижнего и среднего звена. Документ под названием «Регламент процесса N» является для них новым и непривычным. Первым шагом по преодолению такого отношения может стать пересмотр Положения о подразделении, внесение в него элементов процессного подхода в упрошенном виде:
• определение внешнего взаимодействия подразделения — кому и что
подразделение передает и от кого и что получает (выходы и входы);
• распределение ответственности и полномочий персонала за работы (функ
ции, подпроцессы) внутри подразделения;
• определение перечня показателей эффективности работы подразделе
ния.
Регламент процесса должен содержать следующую информацию о процессе:
1. Назначение процесса — основное назначение процесса, цель создания
данного процесса, выполнение основной задачи, изготовление продукта,
обеспечение основных процессов каким-либо ресурсом и т.д.;
2. Владелец процесса — назначенное должностное лицо, отвечающее за
результат процесса, имеющее в своем распоряжении все необходимые
ресурсы, информацию о ходе процесса и полномочия для управления
процессом;
|
|
3. Выходы и потребители процесса — перечень выходов (результатов, продук
тов, услуг и т.д.) процесса с указанием спецификаций на них, а также
потребителей и порядка взаимодействия с ними. Спецификации могут
быть приведены непосредственно в Регламенте или на них должны быть
ссылки;
4. Входы и ресурсы — перечень входов (продуктов, услуг, ресурсов и т.д.)
с указанием их поставщиков или вспомогательных процессов, которые
поступают на вход процесса или в виде ресурсов используются в ходе
процесса, порядок взаимодействия с поставщиками, а также специфика
ции или ссылки на спецификации на каждый вход и ресурс;
5. Показатели процесса — перечень показателей процесса, по которым вла
делец процесса оценивает его ход и принимает управленческие решения.
Формы сбора информации и отчетности по процессу;
6. Документация процесса — перечень документации, регламентирующей
проведение всех работ, выполнение всех функций, входящих в состав
процесса, и распределение ответственности должностных лиц и персона
ла за их выполнение; порядок взаимодействия и последовательность вы
полнения работ и функций. В этот перечень входят все виды инструк
ций, которыми руководствуется персонал и должностные лица при
проведении процесса (технологические, рабочие, должностные, по тех-
Глава 4 Практика внедрения процессного подхода к управлению 263
нике безопасности и противопожарной безопасности, по ведению складского и бухгалтерского учета и т.д., а также маршрутные, операционные и технологические карты).
|
|
Пример документа, регламентирующего проведение какого-либо процесса или вида работ (стандарт предприятия (организации), методическая инструкция, документированная процедура и др.), приведен в Приложении 2. Форма документа разработана с учетом требований Государственной системы стандартизации ГОСТ Р 1.0—92-1.5—92 и содержит все основные разделы, обеспечивающие полноценное управление документом.
Должностная инструкция владельца процесса — документ, в который, кроме обычных должностных обязанностей, внесены требования по регулярному анализу информации о ходе процесса и принятию управленческих решений. Как приложение к должностной инструкции может быть разработан регламент проведения такого анализа. В содержание регламента проведения анализа вводятся временные рамки выполнения управленческих функций владельца процесса и порядок взаимодействия владельца процесса с другими процессами и подразделениями.
В должностных инструкциях персонала, выполняющего работы по процессу, вносятся требования по взаимодействию между собой, а также с другими процессами и подразделениями. Для более полного описания деятельности персонала следует указать формы документов или спецификации, устанавливающие порядок взаимодействия. Пример (условный) описания такого взаимодействия приведен на рис. 4.13. В данном примере границы функций, изображенных на рис. 4.12, совпадают с границами подразделений, поэтому обозначения функций Ф1, Ф2, ФЗ и Ф4 заменены на обозначения подразделений П1. П2, ПЗ и П4, соответственно. Пример регламентации взаимодействия подразделений, сроков и формы отчетности приведен для подразделения 3 (ПЗ).
В Приложении 3 приведена форма Должностной инструкции, в которую включены все функции и работы, закрепленные за должностным лицом в Матрице ответственности подразделения, содержащейся в Положении о подразделении. Для того чтобы гарантировать потребителю, что все его требования будут учтены и все положенные работы выполнены в отсутствие любого должностного лица, в Должностной инструкции указывается, кто замещает данное лицо в период его отсутствия, и ставится роспись об ознакомлении должностного лица и лица, его замещающего.
Инструкции по проведению отдельных работ — если для персонала, выполняющего процесс, необходима документация о порядке выполнения отдельных работ, то такие инструкции создаются исходя из следующих соображений:
1. При декомпозиции вниз процессный подход можно применить к каждому рабочему месту. В этом случае каждый сотрудник может рассматривать себя как владельца процесса и исполнителя одновременно. Инструкция для
 |
|
| 254________________________________ ВВ. Репин, В Г Елиферов. Процессный подход к управлению |
такого исполнителя должна содержать в упрощенном виде все разделы, которые включает регламент процесса:
• назначение и область действия инструкции:
• требования к квалификации исполнителя;
• состав рабочего места (применяемые ресурсы, порядок взаимодействия
с поставщиками входов и ресурсов);
• порядок действий по выполнению данной работы (операции);
• порядок действий в случаях отклонений (управление работой по инфор
мации о результатах, указания о действиях с несоответствующей продук
цией);
• требования к результату работы (спецификация на выход и порядок вза
имодействия с потребителями результата работы);
• ссылки на другие нормативные документы (инструкция по обслужива
нию и эксплуатации оборудования);
• порядок документирования результатов работы (операции).
2. Все действующие инструкции должны содержать:
• подписи лиц, разработавших, проверивших, согласовавших и утвердив
ших данные инструкции;
• подписи лиц, выполняющих данную работу' и ознакомленных с инст
рукциями;
Глава 4 Практика внедрения процессного подхода к управлению__________________________ 265
• своевременно внесенные корректировки и изменения;
• сроки действия до очередного пересмотра инструкции;
• отметки о регулярном пересмотре действующих инструкций;
• сведения о рассылке экземпляров инструкций, если это необходимо, и
отметки о внесенных корректировках и изменениях в разосланные уч
тенные экземпляры.
3. Процесс создания инструкций, пересмотра и внесения изменений в дей
ствующие инструкции должен предусматривать следующее:
• процедуру определения потребности в новом документе;
• назначение ответственного за разработку;
• анализ требований к новому документу и действующей нормативной
документации;
• разработку документа;
• порядок согласования и утверждения документа;
• порядок рассылки и постановки на учет копий разработанного доку
мента;
• порядок хранения документа в архиве и на рабочих местах;
• порядок регулярного пересмотра, внесения коррекций и изменений;
• порядок аннулирования внутренних документов, утративших свою силу.
4. Если это целесообразно, то нормативный документ внутреннего проис
хождения может содержать в тексте или в приложении регламент по выполне
нию отдельных операций и переходов в ходе работы:
• для должностной инструкции персонала регламентация может прово
диться на основе ежедневной, еженедельной, ежемесячной и даже годо
вой цикличности работ.
Пример 4.8. Регламент к должностной инструкции начальника цеха может содержать следующие виды работ, выполняемые на регулярной основе:
1. Ежедневно:
а) 9.00 — анализ информации о производстве за прошедшие сутки;
б) 10.00 — выдача и корректировка плановых заданий на следующий день.
2. Еженедельно:
а) понедельник 12.00 — планерка у начальника производства;
б) вторник 10.00 — планерка с начальниками участков;
в) пятница 16.00 — подготовка рапорта к планерке у начальника производ
ства.
3. Ежемесячно:
а) до 1 числа месяца, следующего за отчетным. — представление началь
нику производства отчета о выполнении плановых показателей за ис
текший месяц:
б) вторая среда месяца, следующего за отчетным. — итоговое совещание
у директора завода.
266 В.В. Репин, В.Г Елиферов Процессный п одход к управлению
4. Ежеквартально:
а) проведение очередных инструктажей по технике безопасности и пожар
ной безопасности:
б) организация обучения и аттестации персонала, занятого на опасных ра
ботах в Гортехнадзоре»;
• для рабочих инструкций, операционных и технологических карт регламент может содержать переходы, выполняемые в течение рабочей смены:
а) время начала работы;
б) время подготовки к проведению операции;
в) время завершения работы;
г) техническое обслуживание в течение смены и по окончании смены;
д) время и порядок передачи смены.