Отвечая на вопросы, вы сможете:
- самостоятельно провести глубокую экспертизу вашего проекта, после которой качество вашего проекта должно заметно повыситься;
- повысить шансы на победу вашей заявки в конкурсе на получение гранта или субсидии;
- подготовиться к встрече с экспертом, инвестором, донором, ментором.
К заполнению предлагаемой формы стоит подойти максимально искренне. Желательно, чтобы по каждому пункту, кроме написанного ответа, был ещё и расширенный «устный» ответ для себя.
Внимательно читайте вопросы. Некоторые вопросы могут показаться похожими, но в них заложены очень важные нюансы. Они позволяют рассмотреть проект с разных, порой неожиданных сторон.
В процессе заполнения формы, ваш проект может измениться. Это нормально. Если после прохождения опроса ваш проект остался прежним, то, либо он был идеальным изначально, либо вы отнеслись к вопросам задания поверхностно и не серьезно. Во время ответов на вопросы не цепляйтесь за свой первоначальный вариант. Отнеситесь к проекту максимально гибко и критично. Где уместно, подставляйте разные варианты ответов и сравнивайте результаты. Отстранитесь от навязанных шаблонов. Проявите субъектность целепологания (под субъектностью мы понимаем авторскую, творческую, волевую составляющую). Если нужно, вернитесь к уже пройденным вопросам и измените ответы.
Форма не содержит обязательных вопросов. Вы можете пропустить любой из них. В этом случае настоятельно рекомендуем отметить себе, почему вы не хотите или не можете ответить именно на этот вопрос.
1. Название проекта
(Название должно отражать суть проекта. После прочтения одного только названия посторонний человек должен понять, о чём проект.
Пример.
Неправильно: «Детский летний лагерь «Песенка»
Правильно: «Интенсивный двухнедельный семинар для детей по написанию песен и творческих композиций в формате детского летнего лагеря»)
2. Краткое описание проекта
(Несколько предложений, раскрывающих название из п.1.
Пример. На две недели в детский летний лагерь, расположенный в живописном месте, приедут действующие барды, композиторы, поэты и музыканты. На эту смену соберутся дети из литературно-музыкальных клубов и кружков с разных городов. В лёгкой творческой обстановке им расскажут и покажут, что такое творчество, помогут им творить, писать свои произведения. Все секреты, инструменты и технологии творчества дети опробуют и закрепят тут же в лагере, выполняя различные задания и участвуя в конкурсах. Завершиться смена концертом, где будут представлены номера, придуманные ребятами во время смены.)
3. Описание проекта
(Полное описание проекта. Рекомендуется составить описание по следующей схеме:
- Что побудило лично вас начать этот проект (присоединиться к проекту): событие, информация, озарение, после которого вы решились приступить к проекту;
- Социальные предпосылки появления проекта, признаки актуальности этого проекта для общества, обоснование социальной значимости;
- Последовательное описание этапов реализации проектов, ваш план действий;
- В каких помещениях будет проходить проект, сколько времени он займет? Представьте происходящее детально и подробно
- Опишите основную «фишку» проекта, его уникальность: особая технология, потрясающая идея, эффективная технология, незаменимый исполнитель (работник) и т.д. Этой «фишки» может и не быть;
- Ожидаемый социальный эффект;
- Почему реализовывать этот проект должны именно вы)
4. Цели проекта
(Чего хотим достигнуть. В идеале у локального проекта цель должна быть одна)
5. Задачи проекта
(Как достигнем цели. У хорошо продуманного проекта задачи проекта соответствуют последовательному описанию действий по проекту из п.3.)
6. Целевые группы, которые участвуют в проекте и их роль.
(Пример. Волонтёры помогают пенсионерам освоить интернет. ЦГ – волонтёры, пенсионеры. Роли – учат, учатся)
7. Сформулируйте одну основную, приоритетную проблему, которую решает ваш проект.
(Старайтесь вписать не ту проблему, которую хочется решить, а ту, на которую действительно влияет проект.
Пример: Установка нового программного обеспечения для работы с клиентской базой не увеличивает прибыль организации, а сокращает время обработки заказа. Разумеется, такое сокращение в итоге может привести к увеличению прибыли, но этот IT-проект непосредственного влияния на прибыль не имеет. Также неправильно было бы утверждать, что этот проект направлен на сокращение жалоб от клиентов.
Для лучшего ответа на этот вопрос можно предварительно заполнить п. 7.1.)
7.1. Ответьте 5 раз подряд на вопрос, почему мы имеем эту проблему.
(Мы имеем проблему А(__________), потому что Б (_______________).
Почему имеем Б____________? Потому что В__________________.
Почему имеем В____________? Потому что Г__________________
Почему имеем Г____________? Потому что Д__________________
Почему имеем Д____________? Потому что Е__________________
Пример: Сокращается прибыль (А) – клиенты уходят к конкурентам (Б) – они недовольны качеством обслуживания в нашей фирме (В) – заказы делаются долго и с ошибками (Г)– недостаточная эффективность программного обеспечения(Д) – персонал не обучен технологиям работы с клиентской базой(Е))
7.2. Опишите одну конкретную ситуацию, в которой проявляется выявленная проблема (реальный случай, типичный вариант или обобщающий кейс).
(Это должна быть конкретная ситуация, с именами (пусть вымышленными) и деталями, с понятными хотя бы вам причинно-следственными связями
Пример обобщающего кейса. Вместо общего определения «родители – алкоголики», используйте «в типичной неблагополучной семье, проживающей в промышленном районе депрессивного города такого-то, оба родителя почти каждый день употребляют незначительное количество алкоголя и периодически уходят в запой на три-пять дней».
Кстати, для данного кейса, какая будет основная проблема из п.7?)
7.3. Опишите общую ситуацию и состояние участников этого случая, когда этой проблемы НЕ СТАНЕТ.
(Не надо описывать пути РЕШЕНИЯ проблемы; важно описать, как будет протекать обыкновенная жизнь после того, как проблема ИСЧЕЗЛА. В какой-то мере это и есть цель проекта - образ желаемого будущего. Можно развить тему и использовать понятие из ТРИЗ (Технологии Решения Изобретательских Задач) – ИКР или Идеальное Конечное Решение. ВАЖНО! Мы говорим о решении конкретного случая)
7.4. Опишите состояние целевой группы, когда данная проблема решена во всём обществе.
(Проще говоря, опишите состояние общества, при котором отпадает необходимость реализации таких проектов, как ваш. ВАЖНО! Мы говорим об обществе в целом – идеальное, или даже утопическое общество, где не возникают ситуации, описанные в п.7.2.)
7.5. Согласовывается ли результат п.п. 7.3. и 7.4 с пунктом 4. «Цели проекта»?
(П.7.2. описывает стабильное состояние целевой группы ДО начала проекта. П.п. 7.3. и 7.4. описывают стабильное состояние целевой группы ПОСЛЕ окончания проекта, к которому мы стремимся.
Способствует ли реализация проекта переходу из одного стабильного состояния в другое?)
7.6. Отвечает ли полученное состояние интересам государства, общества, города, вашей семьи?
(Последовательно оцените влияние результатов вашего проекта на все аспекты вашего бытия)
7.7. Ваш проект направлен на устранение самой проблемы или на компенсацию её последствий.
(Пример. Когда человек теряет зрение, у него обостряются слух и тактильные ощущения.
Пример. Поиском пропавших детей должны заниматься органы МВД и МЧС. Однако в этой области их эффективность недостаточна. Можно начать проект, где основной целевой группой станут эти органы, чтобы заставить их качественно исполнять свои функции (лоббирование, информационная кампания, процессуальное принуждение); а можно построить альтернативную структуру, которая возьмёт на себя их функции. Известный поисковый отряд волонтёров «ЛизаАлерт» решает проблему неэффективности ответственных органов (а не только проблему поиска пропавших детей) методом компенсации.
Пример. Процедура ЭКО (экстракорпоральное оплодотворение) не лечит бесплодие - человек по-прежнему остается бесплодным после этой процедуры. ЭКО не восстанавливает половые функции, а замещает их.)
7.8. Существует ли в обществе выраженный запрос на решение этой проблемы подобным способом?
(Этот параметр позволит оценить величину затрат на PR-кампанию. Когда вы уверены в правильности выбранной проблемы и способов её решения, а общество к этому не готово, тогда, во избежание сопротивления социума, стоит заложить в проект «маркетинговые» мероприятия.
Сравните ответ с описанием проекта п.3. в части предпосылок и актуальности
Пример. Эффективным и оправданным решением многих проблем, являющихся последствием демографического кризиса, видится изменение пенсионной системы, в том числе: повышение возраста выхода на пенсию, уравнивание пенсионного возраста для мужчин и женщин, и даже отмена пенсии как таковой (с перекладыванием обязанности содержать престарелых родителей на взрослых детей). Естественно, все эти меры вызывают крайнее неприятие в обществе.)
7.9. Что необходимо сделать, чтобы ДОСТИГНУТЬ состояния общества, описанного в предыдущем пункте?
(Какие необходимо сделать шаги, чтобы нынешнее общество, как оно есть, эволюционировало до ожидаемого состояния)
7.10. Что нужно делать, чтобы СОХРАНИТЬ это состояние общества?
(Профилактические меры, не позволяющие потерять достигнутого уровня развития)
7.11. Подразумевает ли ваш проект выполнение действий из п.п. 7.9. и 7.10.? Если нет, кто, по-вашему, должен этим заняться?
(Хорошо, если результат в п.п. 7.9. и 7.10. согласован с п.5 «Задачи проекта». В этом случае ваш проект способствует переходу в новое стабильное состояние, а не латанию дыр при неизменной системе. Если действия из этих пунктов ваш проект не выполняет, найдите такого исполнителя, иначе результат продержится недолго)
7.12. Что произойдёт, если проблему вообще не решать?
(Опишите два варианта развития событий (негативный и позитивный сценарии) в случае, если ваш проект не начнётся.)
7.12.1. При каких условиях реализуется позитивный сценарий из п.7.12.?
(Какие ресурсы и возможности нужно использовать обществу и государству для достижения такого результата?)
7.12.2. Как сильно отличается итог позитивного сценария из п.12. от итогового состояния после реализации вашего проекта (п.7.4.)?
(Дайте искреннюю качественную развёрнутую характеристику)
7.13. На что вы опирались, предлагая решение проблемы?
(Как правило, любое, даже спонтанное решение имеет в своём фундаменте вполне конкретную и, при желании, легко описываемую модель, идеею, традицию, шаблон или убеждение. Какой нормативно-правовой акт, государственный стратегический документ, научная концепция, общественная парадигма, конкретная разработка или религиозно-филосовское убеждение, включая личный опыт, лежит в основании предложенного Вами решения?)
8. Кто ещё занимается решением данной проблемы с этой целевой группой?
(Какие структуры и организации работали или работают на территории реализации вашего проекта? С кем из них возможно партнёрское взаимодействие?)
8.1. Чем отличаются подходы коллег в решении данной проблемы от ваших способов?
8.2. Укажите источники ресурсов, на которые надеетесь вы и коллеги. Ресурсы для реализации ваших проектов вы берёте из одного источника или из разных?
8.3. Если имеющиеся возможности позволяют запустить лишь один проект, то какой из них (ваш проект или проект коллег) приоритетнее для реализации с точки зрения пользы стране, городу, целевой группе?
8.4. Использовали ли вы в своём проекте наработки коллег, если да, то чьи и какие? Есть ли возможность пригласить их партнёрами в ваш проект?
8.5. Есть ли у вас координаты авторов оригинальной идеи или методики, чтобы отблагодарить их?
9. Перечислите все заинтересованные стороны, которых проект хоть как-то касается.
(В переводной литературе часто используется термин «стейкхолдер». Им обозначают любую группу людей, которую каким-нибудь образом затрагивает проект. Сюда входят не только исполнители, целевая группа и ответственные структуры, но вообще все, на кого может повлиять проект.
Пример. Стейкхолдерами в проекте по установке домофонов на подъезды многоэтажных жилых домов являются: жители, их гости, почтальоны, курьеры, сервисные службы, подрядчик по установке и обслуживанию домофонов, управляющая компания, рекламные агенты, бездомные, воры, хулиганы, молодёжь, пьяницы, МВД, пожарные и даже местные СМИ, которые освещают данное событие)
9.1. Кто из них заинтересован в сохранении текущей ситуации?
9.2. Кто заинтересован в новой ситуации, где проблема уже решена?
9.3. Кто заинтересован в том, чтобы новая ситуация не наступила или не продолжалась долго?
(Пример. Житель многоквартирного дома НЕ заинтересован в том, что весь двор плотно забит припаркованными автомобилями – его НЕ устраивает текущая ситуация (п.9.1.), однако он также НЕ хочет, чтобы на въезд во двор поставили шлагбаум, при котором он не сможет въехать во двор или должен будет платить за это – его не устраивает предложенное решение (п.9.3.).)
9.4. Какие важные, актуальные проблемы есть у каждой стороны?
9.5. Какие из этих проблем помогает решать ваш проект?
9.6. Какие новые проблемы создаёт для них ваш проект?
9.7. Кто из сторон (стейкхолдеров) имеет возможности или желание вложить ресурсы для решения задач вашего проекта?
(Не обязательно вкладывать ресурсы в ваш проект, но в решение задач вашего проекта.
Пример. Одна из задач вашего проекта – периодически кормить бездомных. Кто готов выделить ресурсы непосредственно на ваш проект, либо включиться в работу по спасению бездомных самостоятельно?)
9.8. У какой из сторон (стейкхолдеров) более всего ресурсов?
(Не концентрируйтесь на денежных ресурсах. Порой административный или кадровый ресурсы важнее.)
9.9. Взаимодействует ли ваш проект с этими сторонами, особенно с указанной в п.9.8.?
(Пример. В одном американском штате комиссия по перепланировкам квартир не могла получить доступ в квартиры, поскольку закон запрещал проходить в частные помещения без разрешения хозяев любым службам, кроме полиции и пожарных. Естественно, те, кто незаконно сделал у себя перепланировку, не пускали представителей этой комиссии. Комиссия обратилась к пожарникам, но те отказались ходить и тратить своё время на непрофильную деятельность. Тогда комиссия изучила статистику и выяснила, что большая часть смертей пожарных случалась как раз из-за незаконных перепланировок. Когда они сообщили это пожарным, те тут же выделили специального человека для сопровождения комиссии.)
10. Готовы ли вы отказаться от своего проекта или допустить радикальное изменение проекта, если да, то ради чего?
(Предположим, вы подали заявку с вашим проектом на грантовый конкурс. Грантодатель ответил, что заявка составлена очень хорошо, но решаемая проблема сейчас не в приоритете. Заявка была такой хорошей, что грантооператор решил выдать вам запрашиваемую сумму, если вы сможете предложить такой же качественный проект на решение другой значимой проблемы. За решение какой проблемы вы взялись бы, если взялись бы?)
11. По каким признакам вы сами для себя решите, что проект стал успешным?
(Тут возможна даже эмоциональная оценка: «я буду доволен тогда, когда…», «мы счастливы, потому что…», «ура! мы победили! – мы добились…»)
11.1. Укажите ключевые параметры, по которым стоит оценивать эффективность вашего проекта?
(Пример. Для оценки эффективности демографических программ был введён параметр «рост числа рождений детей». Упор был сделан на создание перинатальных центров и проведение процедур ЭКО. Всё это оказалось не только очень дорого, но и малоэффективно, поскольку в результате ЭКО и медицинских родов велик процент больных детей, инвалидов и детских смертей. Однако измеряемый параметр «число рождений» показывал высокую эффективность. Изменение параметра на «рост числа рождений ЗДОРОВЫХ детей» привёл к полному пересмотру программы в сторону профилактики и пропаганды здорового образа жизни родителей, естественных родов и отказу от абортов).
(Отличие признаков от параметров: Признак успешности проекта – стало меньше абортов. Параметр – число женщин, посетивших службу доабортного консультирования; число женщин, отказавшихся от абортов и обратившихся в службу помощи кризисным беременным за материальной и прочей поддержкой; уменьшение доли прибыли медицинских учреждений от услуг по прерыванию беременности.)
11.2. Опишите ваш проект в отрицательных формулировках («Наш проект направлен ПРОТИВ… БОРЕТСЯ С…)
11.3. Опишите проект в позитивных формулировках («Наш проект направлен на СОЗДАНИЕ… РОСТ…)
11.4. Ключевые параметры из п.11.1. относятся к негативному или позитивному варианту?
12. Перечислите, что даёт реализация проекта: а) вам, б) вашей семье, в) команде проекта, г) вашему городу (населённому пункту), д) региону, е) стране?
12.1. Укажите, что важнее: результаты по завершении проекта или сам процесс.
(Пример. Волонтёры-подростки обучают пенсионеров пользоваться интернетом. Что важнее, полученный навык для пенсионеров или само общение молодёжи с пожилыми людьми (проявление внимания и заботы, реализация для молодых волонтёров)?)
13. Какие ценности заложены в основу вашего проекта (реально влияющие на рабочие процессы)?
(Это могут быть как практические ценности в контексте управления по ценностям, так и ценности личной жизненной реализации.
Пример. В своей работе мы применяем концепцию «Победил-победил»: все заинтересованные стороны не должны проиграть при реализации нашего проекта.
Примеры ценностей из коммерции:
- каждый клиент должен оставить на фирме деньги (в случае сомнений выбирай вариант, как заработать);
- каждый клиент должен остаться довольным (можно меньше заработать, лишь бы клиента не обидеть);
- сотрудники фирмы не создают друг другу проблем (если выполняя инструкции, ты помешал коллега работать – ты виноват);
Как видим, одна и та же ситуация может вызвать совершенно разные действия, в зависимости от приоритетной ценности.
Примеры приоритетных ценностей для НКО:
- главное – команда, её профессиональный рост и эффективная коммуникация (из любого проекта команда должна выйти с повышением опыта и навыков, хорошо, если обучение заложено в каждый проект);
- положительная репутация любой ценной (конфликтные ситуации всегда должны разбираться);
- мы должны быть первыми и лучшими в своей области;
- наши проекты не должны ослаблять государство).
13.1. Известно ли всем участникам команды проекта, что именно эти ценности лежат в его основе?
13.2. Кто из заинтересованных сторон (стейкхолдеров) разделяет ваши ценности? Используете ли вы это в проекте?
14. Какую систему управления вы используете?
(Какие программы, приложения, ресурсы или технологии коммуникации и проектирования использует ваша команда для координации? Нуждаетесь ли вы в новой системе управления для вашего проекта? Кто вам может дать консультации по этому вопросу? Будете ли вы рекомендовать коллегам вашу текущую систему управления? Заложены ли в проект расходы на такую систему или на обучение пользователей?)
15. Какие нормативно-правовые акты (федеральные, региональные, местные), регулируют ту область, в которой реализуется ваш проект?
15.1. Какие из этих НПА вы учитывали при подготовке проекта?
15.2. Поможет ли изменение некоторых НПА в решении главной проблемы (п.7.) или в выполнении задач по проекту (п.5.), или для выполнения действий п.п.7.9 и 7.10.? Если да, то опишите подробнее.
16. Как внедрить ваш проект в государственную практику в случае его успешной реализации и надо ли его внедрять, копировать, масштабировать?
16.1. Для повторения вашего проекта в другом городе с другой командой, достаточно ли стандартной квалификации сотрудников или нужна специальная подготовка исполнителей? Есть ли у вас методика такого обучения?
16.2. Какие законодательные инициативы вы можете предложить, чтобы увеличить эффективность проектов, подобного вашему проекту?
16.3. Какие законодательные инициативы вы можете предложить, чтобы ваш проект стал не нужен? (исключить причину появления проблемы, над которой работает проект)
16.3.1. Какие негативные последствия для других участников и целевых групп могут возникнуть в случае принятия вашей законодательной инициативы?
17. Какие сопутствующие задачи может решить государство, если станет массово использовать технологии из вашего проекта.
Пример №1. Дотации к пенсии в Москве направлены на стабилизацию отрасли ЖКХ, поскольку при маленькой пенсии пенсионеры массово перестают оплачивать коммунальные платежи, и по цепочке может рухнуть вся система ЖКХ.
Пример №2. В кризисные годы 2009-2011 годов до 75% всех ипотечных кредитов было выдано с использованием материнского капитала, что позволяет говорить о том, что рынок ипотечного кредитования был сохранён за счёт программы семейного капитала.
Ппример №3. В США в годы кризиса 30-х годов производители муки узнали, что бедные семьи используют использованные мешки из-под муки вместо наволочек для подушек. Тогда они стали делать мешки из лучшей ткани и с рисунком.
18. Перечислите значимые риски. Ранжируйте их:
а) по вероятности наступления,
б) по степени влияния на проект,
в) по степени готовности вашего проекта противостоять наступлению риска или минимизировать его последствия,
г) по степени вашего влияния на источник риска.
18.1. Если непредвиденные ситуации или наступившие риски не позволят завершить проект, каких положительных эффектов и результатов вы добьётесь в любом случае?
19. Если после планового завершения проекта вам подтвердят дальнейшее финансирование вашей команды и ваших будущих проектов, что вы будете делать?
(- продолжите реализацию существующего проекта, увеличив параметры;
- начнёте новый этап большого проекта, понимая, что до этого был лишь предварительный этап;
- начнёте совершенно новый проект)
19.1. Краткое описание будущего проекта, указанного в п.19., хотя бы расширенное название.
19.2. Для выполнения нового проекта вам нужна будет новая команда или достаточно прежней?
20. Предположим, вас и вашу команду признали успешными в своей отрасли. На вас возлагают большие надежды и готовы выделять большие ресурсы. Как вы считаете, решение каких задач вам стоит доверить в первую очередь?
Ответив письменно на все вопросы, итоговый документ дайте почитать коллегам. Будьте готовы ответить на их уточняющие вопросы и внести корректировки в проект.
Обсудите полученный вариант проекта с участниками проекта. Особое внимание обратите на согласование целей, задач, основной проблемы, ключевых параметров и базовых ценностей. По этим пунктам необходимо достигнуть согласия и единения.
Через несколько дней вернитесь к этому опросу и повторите процедуру с прежним проектом.
Экспертиза призвана помочь в более точном описании тактических задач и деталей проекта; в разработке целостной стратегической концепции; в определении места проекта в общей системе взаимоотношений ключевых участников в данной области.