Отдел логистики Российско-белорусского представительства «ОстВест» относят к категории организационных служб торгового представительства. В числе основных направлений его деятельности, следует отнести:
· создание оптимальных маршрутов перемещения товара. Речь идет о поставках и доставке. Эти операции должны занимать как моно меньше времени и приводить к наилучшему использованию ресурсов;
· сокращение расходов. Использование имеющихся оборотных средств должно быть эффективным. Следовательно, это приведет к уменьшению расходов. К примеру, сборные перевозки, это выгодный вариант доставки. Таким образом, товары нескольких владельцев доставляются одним транспортом. Это позволяет использовать возможности одного автомобиля с максимальной отдачей. К тому же, это выгодно и для заказчиком услуг;
· обеспечение сохранности груза. В этом случае речь идет о выборе самого безопасности маршрута, использовании средств спутникового слежения и так далее;
· обеспечение эффективного взаимодействия различных отделом компании. Отдел закупок и другие отделы должны работать по одному алгоритму. Только такая синхронность действий может дать возможность использовать рабочее время и рабочие ресурсы с самой большой отдачей.
Таким образом логистика, это обязательный элемент организации бизнес процессов. Она является залогом успешной работы компании на рынке и ее развития.
Структура отдела логистики Российско-белорусского представительства «ОстВест» представлена на рисунке 1.
Рисунок 1. Структура отдела логистики.
Отдел логистики имеет определенную структуру. Обычно во главе каждого из них стоит руководитель, который относится к высшему звену управления. Это директора, вице-президенты, начальники и т.д. Они занимаются организацией и контролем над работой подразделений, формированием политики компании, которая соответствует функциям и критериям логистики. РБП «ОстВест» во главе отдела логистики стоит начальник отдела, которому подчиняются менеджеры по логистики.
В последние годы появилась потребность в специалистах в сфере логистики. Это новая профессия, которая некоторым кажется странной. Но на самом деле ничего сложного в работе логиста нет. Эта специальность востребована, а количество вакансий на биржах труда занимает от 2 до 10 процентов от общего объема. Практически каждой компании в любой сфере деятельности необходим отдел логистики. Он может выполнять различные функции в зависимости от специализации. Крупные компании обычно имеют отдел логистики как самостоятельное подразделение. В нем представлены все специалисты в данной области. Он может включать водителей, диспетчеров, рядовых логистов и директоров по логистике. Более мелкие организации ограничиваются небольшими подразделениями или отдельными сотрудниками, которые выполняют функции логистов и числятся в отделе, близком по назначению (транспортный отдел, склад и т.д.) Иногда отдел логистики может выполнять функции менеджеров по внешним связям или заниматься оформлением таможенных документов.
Менеджер по внешним экономическим связям занимается документооборотом, связанным с реализацией или поставками, налаживает связи с транспортными компаниями, поставщиками, страховыми компаниями, банками и т.д. Поэтому эту должность называют «менеджер по логистике и внешним экономическим связям». Отдел логистики нельзя считать вспомогательной структурой. Это одно из направлений деятельности любой компании. Есть фирмы, которые оказывают услуги в данной сфере. Они занимаются организацией логистической деятельности в других компаниях. В Российско-белорусском представительстве «ОстВест» нет должности менеджера по внешнеэкономическим связям, однако его функционал совмещает менеджер по логистике 1 (см. рисунок 1)
Менеджеров по логистике подразделяют на два звена:
- Логистики-системщики занимаются разработкой маршрутов перемещения грузов, прорабатывают операции по хранению продукции с минимальными затратами;
- Логистики-пользователи занимаются непосредственным решением задач с применением разработанных программ. Следующая категория работников рассматриваемого отдела – это диспетчеры, водители и работники транспортного отдела и складов.
Рисунок 2. Функции логиста-системщика РБП «ОстВест».
Диспетчеры занимаются отгрузкой продукции или приемом сырья и материалов, а также доставкой товаров покупателям. Разобрав понятие «логистика», что это за структура и каковы ее функции, необходимо остановиться на обязанностях сотрудников этого отдела. Директор по логистике, который может выполнять функции начальника транспортного отдела, занимается общим руководством, контролем над выполнением поставленных задач, поиском оптимальных схем маршрутов. Сотрудники среднего звена выполняют анализ схем и маршрутов, выбирая наиболее выгодный. Они организовывают и управляют логистическим процессом в пределах склада и других подразделений отдела. Эти специалисты должны разрабатывать новые схемы и предлагать их вышестоящим начальникам для рассмотрения. Ведущий менеджер по логистике занимается планированием процессов закупки и продажи товаров, необходимых для непрерывного производственного процесса. В его обязанности входит анализ рынка продаж, разработка ценовой политики, подготовка отчетной документации. Диспетчеры транспортного цеха занимаются организацией постоянного графика работы транспорта, составлением документации на перевозку грузов, учетом горюче-смазочных материалов и рабочего времени водителей-экспедиторов. Это все, чем занимается логист, чтобы обеспечить непрерывный производственный процесс и бесперебойную доставку продукции покупателям.
Во время прохождения производственной практики в Российско-белорусском представительстве «ОстВест» мне приходилось дублировать обязанности менеджера по логистики 1, в полномочия которого входило оформление таможенных документов.
На меня, как практиканта, дублирующего обязанности менеджера по внешнеэкономическим связям возлагались следующие функции:
- помощь ворганизации работы по налаживанию и поддержанию внешнеэкономических связей;
- участие в оказании методической помощи руководителям подразделений по всем вопросам, связанным с научно-техническим и экономическим сотрудничеством с зарубежными странами;
- подготовка приема представителей сторонних организаций и участие в ведении переговоров с ними по соответствующим вопросам;
- контроль за выполнением внешнеторговых договоров;
- участие в разработке рекомендаций по развитию новых форм внешнеэкономического сотрудничества;
- участие в организации обучения персонала, повышения квалификации сотрудников;
Для выполнения возложенных функций менеджер по внешнеэкономическим обязан:
- осуществлять помощь в разработке предложений и мероприятий по развитию прогрессивных форм внешнеэкономических связей, научно-технического и экономического сотрудничества с зарубежными странами;
- организовывать установление прямых производственных и научно-технических связей, решение вопросов производственно-технической кооперации с организациями других стран;
- разрабатывать технико-экономическое обоснование по установлению прямых производственных связей, созданию совместных предприятий;
- осуществлять подготовку и участвовать в переговорах с иностранными фирмами;
- организовывать в установленном порядке прием представителей зарубежных и отечественных организаций, прибывших для решения вопросов по внешнеэкономической деятельности;
- разрабатывать рекомендации по развитию новых форм внешнеэкономического сотрудничества; - организовывать сбор, систематизацию, изучение и обобщение информационных материалов по маркетингу, об экономической, сбытовой и прочей деятельности организаций, с которыми заключены договоры о сотрудничестве; составление рефератов и аннотаций, тематических обзоров о конкурентоспособности выпускаемой организацией продукции и требованиях, предъявляемых к аналогичной продукции на мировом рынке; - организовывать работу по увеличению объема экспортных поставок, вовлечению в экспорт других видов товаров и ресурсов; - контролировать выполнение договоров с внешнеторговыми организациями по поставкам продукции на экспорт и поставках иностранными фирмами продукции по импорту;
- осуществлять согласование работы организации в области внешнеэкономической деятельности с соответствующими республиканскими ведомствами;
- подготавливать для руководства организации информацию по всем вопросам внешнеэкономических связей;
- осуществлять руководство подчиненными сотрудниками.