Характеристика языкового портрета документоведа

Языковой портрет документоведа

(создания словаря профессиональных терминов)

Стерлитамак, 2020

Содержание

Введение

От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирование аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления.

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную. Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функции, организационной структуры учреждения, объема документооборота. Документационное обеспечения управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного обеспечения управления: управление делами, канцелярия, общий отдел.

Служба документационного обеспечения управления осуществляет организацию работы с документами с учетом специфики организации экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Документоведу нужна способность к длительной концентрации внимания, долговременная и оперативная память, эмоциональная устойчивость, высокая помехоустойчивость, а также толерантность к многочисленным контактам, навыки делового общения, конструктивное восприятие критики в свой адрес.

Необходимые качества, обеспечивающие успешность в профессии: умение ладить с людьми и владение профессиональной терминологией документоведа. В этой связи выбранная тема является актуальной.

Проблема проекта заключается в незнании специалистами особенностей языка документоведа.

Тема проекта: Языковой портрет документоведа (создание словаря профессиональных терминов).

Цель проекта: Создать словарь «Языковой портрет документоведа»

Задачи проекта:

1) изучить и систематизировать литературу по теме проекта;

2) охарактеризовать языковой портрет документоведа;

3) описать процесс создания словаря «Языковой портрет документоведа».

Характеристика языкового портрета документоведа

Документовед - это лицо компании, главная задача документоведа введение всех документов компании, сортировка документов и писем, ведение деловой переписки и базы документов, контроль и регистрация полученной корреспонденции, работа с оргтехникой. От его подхода к посетителям зависит первое впечатление от компании и успех дальнейшее сотрудничество с партнерами. В серьезной фирме работают профессионалы, многие посетители дальше приемной и не бывают - просто нет такой необходимости, документовед ответит на все вопросы. Они уносят с собой то впечатление, которое произвел сам документовед. И существует большая вероятность того, что эти посетители своими впечатлениями поделятся с некоторым количеством друзей, коллег и просто знакомых. И если вы произвели плохое впечатление о вашей фирме возникает у нескольких десятков человек.

Делопроизводство называется деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования, и организация работы с документами [1, 10].

В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 7.0.8. - 2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Данный документ введен в действие 01 марта 2014 года.

Документовед - это служащий, ответственный за ведение документооборота организации (независимо от форм собственности), заключающегося в регистрации и учете входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации. Документовед наиболее часто является работником структурного подразделения канцелярии или административно-хозяйственного обеспечения и осуществляет делопроизводства в соответствии с требованиями действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов организации [6].

В небольших организациях должности документоведа и секретаря, как правило, совмещены в одном лице. В крупных организациях документоведами работают специалисты, имеющие специальное образование.

В должностной инструкции документоведа перечислены его основные обязанности. Согласно данной инструкции, документовед принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия документовед передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных; ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам, отправляет исполненную документацию по адресатам.

В обязанности документоведа входит также ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива, обеспечение удобного и быстрого поиска документов. Документовед подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. В обязанности помощника руководителя входит прием документов на подпись заведующего канцелярией/начальника отдела документационного обеспечения, проверка правильности их составления и оформления. Документовед должен обеспечивать сохранность проходящей служебной документации, а также выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя [6].

Помимо выше перечисленных функций, документовед осуществляет телефонные переговоры с сотрудниками данной организации и иными предприятиями, осуществляет приём посетителей, отвечает за подготовку оперативных совещаний, ведет протокол заседания. Для осуществления заложенных функций документоведа необходимо обладать не только профессиональными, но и коммуникативными компетенциями, знать правила этики общения, уметь грамотно оформлять служебные письма. Осуществлять документооборот. Речь документоведа должна быть грамотной, чёткой, понятной и доступной для собеседника. Для этого документовед должен владеть не только современными литературными нормами русского языка, но и профессиональной терминологией.

При составлении деловой документации, документовед использует следующие термины: акт, реквизит, адресат, акцепт, аннотация, аспект, документ, документооборот, деловое письмо, отчёт, план, приказ, постановление, решение, распоряжение, инструкция, положение, правило, нормативно-технически условия, анкета для сотрудников, договор, контракт, претензия, рекламация, исковое заявление, служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, справка, визирование, организационно-правовая документация, справочная и нормативная документация, дело, документирование, письмо, повестка, протокол, программа, распорядительный документ, список, техническая документация, технологическая документация, трафаретный документ, утверждение документа, фонодокумент, формуляр документа, экспедиция, юридическая сила документа.

Для оформления любого официального документа документовед должен знать наименование реквизитов документа и их расположение на бланке документа: государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины поставки на учет (ИНН/КПП), код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа, адресат, гриф утверждения документа, визы согласования документа, оттиск печати, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении, документы и направление его в дело, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии документа.

Для осуществления телефонных переговоров документовед использует профессиональную лексику: информация, договор, документооборот, предложение, представление, прейскурант, письмо, расписание, собрание, совещание, справочная информация, фонд, стандарт, стенограмма, счёт, табель, предложение, телеграмма, телекс, телетайп, указатель, юридическое лицо и другие.

При заполнении личной карточки на работника организации документовед пользуется следующей терминологией: анкета, бланк выписка из документа, информация, номенклатура дел, официальный документ, оформления дела, оформления документа, подпись на документе, распоряжение, регистрационная карточка, регистрационный штамп, реестр, реквизит документа, рекламационное письмо, система документирования, служебная записка, текстовый документ, целостность, электронное дело.

При составлении номенклатуры дел используются следующие термины и профессионализмы: документ, архив, справка, устав, положение, протокол, приказ, распоряжение, штатные расстановки.

При выдаче справки сотруднику организации в речи документоведа используются слова: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, перечень, список, переписка [5].

Работая с организационно-распорядительной документацией, документовед использует такие термины: приказ, распоряжение, решение, устав, учредительный договор, письмо, факс, докладная записка, справка, телефонограмма [8].

На основании должностной инструкции мы выявили, какие виды работ осуществляет документовед и какие термины и профессионализмы он использует ежедневно в своей работе.