Создание документа.
Для того чтобы начать работу по созданию документа необходимо выбрать пункт "Создать" в меню "Файл" строки меню или воспользоваться кнопкой "Создать" на стандартной панели инструментов. Откроется окно документа Word с названием "Документ1". После этого можно набирать текст. При вводе текста процессор автоматически прерывает строку у правой границы поля и переносит последнее слово на новую строку. Клавишей <Enter> пользуются для создания абзаца и пропуска строк. Не надо использовать пробелы и символы табуляции, чтобы разместить текст нужным образом. Для этого существует форматирование. Пробелы используются только для отделения слов друг от друга.
Если при наборе текста сделаны ошибки, их можно устранить следующим образом:
если стираемая буква (или буквы) находятся слева от курсора ввода надо воспользоваться клавишей <BackSpace>, если справа - <Delete>;
для удаления всего текста, который был только что введен, можно воспользоваться командой "Отменить" из меню правка;
можно отменить одно или сразу несколько ранее выполненных действий, воспользовавшись кнопкой "Отменить" на стандартной панели инструментов.
Процессор позволяет набирать текст в двух режимах: в режиме вставки и в режиме замены. Переключаются эти режимы с помощью клавиши <Ins>.
В процессе набора текста процессор автоматически вносит правку, когда появляются опечатки или ошибки в правописании. Если в слове сделана орфографическая ошибка, слово будет подчеркнуто красной волнистой линией. Можно исправить ошибку или щелчком правой кнопки мыши на слове с ошибкой вызвать контекстное меню, которое позволяет:
выбрать из предлагаемых слов в верхней части меню правильный вариант;
выбрать команду "Пропустить все" и в дальнейшем, когда это слово будет встречаться в тексте, процессор не будет обращать на него внимание;
выбрать команду "Добавить" - слово заносится в словарь и в дальнейшем не будет восприниматься как ошибочное;
выбрать команду "Орфография" - появится диалоговое окно, куда можно внести дополнительные варианты написания данного слова.
Чтобы сохранить документ в первый раз необходимо выбрать команду "Сохранить" в меню "Файл" или кнопку "Сохранить" на панели инструментов. Затем в диалоговом окне указать папку, в котором будет храниться файл документа, в поле "Имя файла" ввести имя документа и щелкнуть на кнопке диалогового окна "Сохранить". Документ сохраниться в файле с указанным именем и с расширением *.doc. Чтобы загрузить документ вновь необходимо запустить процессор, а затем, воспользовавшись командой "Открыть" в меню "Файл" или нажав кнопку "Открыть" на панели инструментов, выбрать нужную папку и загрузить нужный файл. Можно для документа создать несколько копий, чтобы, редактируя их, создавать новые документы. Для этого надо в меню "Файл" выбрать команду "Сохранить как".
Для того чтобы закрыть документ, необходимо выбрать команду "Закрыть" в меню "Файл". Активный документ закроется, однако окно процессора Word останется открытым. Можно работать с другим документом.
Чтобы выйти из процессора Word надо выбрать команду "Выход" в меню "Файл".
Ввод формул.
Используя процессор формул Microsoft Equation, в документ можно вставлять всевозможные математические символы, выражения, формулы. Например:
Использование таблиц.
Редкий документ обходится без таблицы. Возможность размещения текста в столбцах и строках таблицы позволяет управлять распределением текста на странице, избавляя пользователя от необходимости возиться с такими инструментами, как табуляция и колонки. Текстовый процессор Word предоставляет целый набор инструментов для быстрого и эффективного создания таблиц любой сложности и конфигурации. Например:
| №п/п | Наименование товара | Себестоимость | Наценки | Цена | |
| Товарная | Транспортная | ||||
| сахар | |||||
| рис | |||||
| гречка | |||||
| пшено | |||||
| макароны | |||||
| Наибольшая стоимость товара |
Использование панели инструментов Рисование.
В процессоре Word предусмотрено средство, позволяющее нарисовать квадраты, окружности, линии и множество разнообразных геометрических фигур. Для этого необходимо воспользоваться панелью инструментов Рисование. Используя эту панель инструментов, вы сможете нарисовать приличную блок-схему. Например:
| Договорвор |
| ПпппПлан цеха |
| ППроверка обеспеченности договоров планами цехов |
| Отчет |
Форматирование документа.
Чтобы форматировать текст необходимо вначале выделит нужный фрагмент. Рассмотрим наиболее распространенные приемы выделения:
· для выделения слова необходимо дважды щелкнуть на нем;
· если надо выделить фрагмент строки от позиции курсора ввода до конца, надо нажать клавиши <Shift + End>. Для выделения фрагмента от начала строки до позиции курсора ввода следует нажать <Shift + Home>;
· для выделения всей строки надо установить указатель мыши напротив этой строки и щелкнуть мышью;
· для выделения предложения необходимо щелкнуть на нем при нажатой клавиши <Ctrl>;
· для выделения абзаца надо трижды щелкнуть на нем;
· для выделения фрагмента текста необходимо подвести указатель мыши к началу фрагмента, нажать левую кнопку и, удерживая ее нажатой, переместить указатель мыши так, чтобы выделить нужный участок текста или щелкнуть в том месте текста, где начинается выделяемый фрагмент, нажать и удерживать клавишу <Shift>, а затем щелкнуть в конце выделяемого участка текста;
· чтобы выделить текст всего документа, необходимо в меню "Правка" выбрать команду "Выделить все".
Для отмены всех выделений достаточно щелкнуть мышью в свободной части окна документа или нажать одну из клавиш управления курсором.
Что можно сделать с выделенным текстом? Да все, что угодно. Можно вырезать текст, удалить или переместить, скопировать в буфер обмена, поменять шрифт, отформатировать, проверить орфографию и т.д.
Форматирование абзацев.
Абзац – это фрагмент текста, обрывающийся в том месте, где нажата клавиша <Enter>: здесь находится маркер конца абзаца. Маркеры абзаца ограничивают ту часть текста, на которую распространяется вся информация о форматировании абзаца.
По умолчанию при открытии нового документа включается режим "Выравнивание влево ". Этот режим можно изменить. Можно задать режимы: "Выравнивание влево ", " Выравнивание по центру ", " Выравнивание вправо ", " Выравнивание по ширине ". Чтобы выровнять абзац достаточно поместить курсор ввода внутрь абзаца и воспользоваться нужной командой или кнопкой. Можно воспользоваться и клавишами клавиатуры:
1) <Ctrl + д> - выровнять влево;
2) <Ctrl + у> - выровнять по центру;
3) <Ctrl + к - >выровнять вправо;
4) <Ctrl + о - >выровнять по ширине.
Существует несколько способов установления абзацных отступов – так называемой красной строки:
- с помощью Масштабной линейки можно создать следующие виды отступов: обычный абзац, абзац с отступом, абзац с выступом, абзац с отрицательным отступом;
- с помощью панели форматирования (для установки отступов слева можно воспользоваться кнопками "Увеличить отступ" или "Уменьшить отступ");
- с помощью команд меню (если необходимо точно установить величину отступа).
По умолчанию внутри абзаца устанавливается одинарный межстрочныйинтервал. Можно выбрать полуторный, двойной или какой-либо другой интервал. Можно изменить интервалы и между абзацами.
Процессор позволяет создавать в документе два вида списков – нумерованные и маркированные. Для этого надо ввести текст, разбив его на абзацы, а потом оформить его в список: выделить нужный текст и воспользоваться кнопками панели форматирования. Если надо ввести не стандартные маркеры, необходимо воспользоваться меню "Формат".
Можно оформить заголовок или абзац в созданном документе: рамки, тени, штриховка, заливка и т.п. Для этого необходимо выделить нужный заголовок или абзац и воспользоваться нужными командами меню или кнопками на панели форматирования.
Печать документа.
Прежде чем печатать документ, желательно его просмотреть, увидеть, как он будет выглядеть в целом. Для этого существует режим предварительногопросмотра. Включается он кнопкой "Предварительный просмотр" стандартной панели инструментов или командой с тем же именем из меню "Файл". На экране появляется окно предварительного просмотра и автоматически выводится панель инструментов "Предварительный просмотр". С помощью этой панели можно увеличить или уменьшить страницу документа в окне предварительного просмотра, изменить масштаб изображения, выбрать число страниц, выводимых на экран и т.п.
При необходимости страницы документа можно отформатировать, т.е. произвести установку полей и границ, изменение размеров рабочего листа, нумерацию и еще ряд операций Чаще всего работают с обычным форматом бумаги А4 и книжной ориентацией страницы. Однако может понадобиться другой формат бумаги и альбомная ориентация листа. В этом случае надо воспользоваться диалоговым окном, которое вызывается командой "Параметры страницы" из меню "Файл". Этим диалоговым окном пользуются и для того, чтобы изменить стандартные поля, т.е. границы текста: верхнее, нижнее, левое, правое, от края до верхнего колонтитула, от края до нижнего колонтитула.
При наборе текста процессор автоматически разбивает его на страницы с одинаковым количеством строк, согласно стандарту, принятому по умолчанию. Но бывают случаи, когда надо задать размеры страницы в меньшем или большем формате. Для этого можно воспользоваться командой "Разрыв" из меню "Вставка". Чтобы удалить разрыв надо установить курсор на разрыв и нажать клавишу <Delete>. Что бы увидеть, как установка разрыва повлияла на общий вид документа, воспользуйтесь режимом Предварительного просмотра.
Кроме разрыва страницы, существует также разрыв раздела, который создает новый раздел. Этот раздел можно форматировать отдельно от других разделов. Чтобы начать новый раздел таким образом, надо установить курсор в нужное место и выбрать из меню "Вставка" команду "Разрыв". В появившемся диалоговом окне под надписью "Новый раздел" расположены четыре переключателя:
"Со следующей страницы" – начать новый раздел со следующей страницы;
"На текущей странице" – вставить разрыв раздела, который позволяет отдельно форматировать две части документа, но не начинать новую страницу;
"С нечетной страницы" – начать новый раздел на следующей нечетной странице. Например, если вставить разрыв на странице 15, то новый раздел начнется на странице 17, пропустив при этом страницу 16, Этот тип разрыва очень удобен при двусторонней печати документа, если нужно, чтобы разделы всегда начинались с правой полосы;
"С четной страницы" – при печати разделы будут начинаться с левой полосы.
После того, как документ полностью подготовлен, его можно распечататьнапринтере.
Если надо распечатать текст, и вы уверены, что все элементы документа в полном порядке, можно, не производя предварительного просмотра, воспользоваться кнопкой "Печать" стандартной панели инструментов или после предварительного просмотра использовать кнопку "Печать" на панели инструментов Предварительного просмотра.
Если же надо напечатать документ специальным образом, то необходимо воспользоваться командой "Печать" из меню "Файл". Откроется диалоговое окно, в котором надо задать параметры печати, например:
раздел "Страницы". Если надо напечатать весь документ, необходимо оставить без изменения включенный по умолчанию переключатель "Все". Щелчок на переключателе "Текущая" печатает только ту страницу, в которой находится курсор. Включив переключатель "Номера", можно, введя номера страниц с клавиатуры, распечатать только их. Можно распечатать только выделенный фрагмент текста. Для этого надо выделить нужный фрагмент и включить переключатель "Выделенный фрагмент";
раздел "Копии". Надо указать необходимое число копий документа. Если необходимо напечатать несколько копий и при этом выключить переключатель "Разобрать по копиям", то процессор сначала напечатает все первые страницы документа, потом все вторые, все третьи и т.д.
Кроме перечисленных, в диалоговом окне "Печать" можно задать и другие параметры печати документа.