Технологическая карта
по курсу «Документирование управленческой деятельности»
Подготовила: преподаватель
Ушаева С.Н.
Выполнил студнент: гр. 27ЭС-106
Шеховцов А.А
Челябинск 2012 г.
Основные задачи при работе с технологическими картами по курсу:
1. На основе изучения методического пособия, ответить на вопросы, выполнить задания, раскрыть содержание категорий, с целью сформировать целостное представление о документировании управленческой деятельности.
2. На основе полученных теоретических знаний и навыков, составить отдельные виды документов.
Тема 1. Документ и системы документации
Цель: Ознакомиться с теоретической основой документирования управленческой деятельности, раскрыть основные категории и понятия, а так же провести классификацию документов, выявив их основные свойства и функции.
| № п/п | Задание | Содержание | ||
| 1. | Раскройте содержание понятия «документ»(ГОСТ 51141-98)? | Документ -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. | ||
| 2. | Что такое реквизит? | Реквизит- (текст, адрес, подпись)- обязательный элемент оформления официального документа. | ||
| 3. | Раскройте содержание следующих свойств документа: | |||
| 3.1 | Юридическая сила документа | Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др. | ||
| 3.2 | Оригинальность | Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. Различают автографы - документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора. | ||
| 3.3 | Копийность | Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Среди копий различаются: Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. | ||
| одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии. Юридическая сила копий: 1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц. 2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении. Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. | ||||
| 4. | Какие функции может выполнять документ? Что означает понятие многофункциональности применительно к документу? | Документ многофункционален, т.е содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Документ выполняет следующие функции:информационная (предполагает фиксацию, хранение и передачу информации); коммуникативная (предполагает передачу и обмен информацией); социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передают культурные традиции и системы ценностей); управленческая (решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации); правовая (одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере); исторического источника (передача исторических сведенийоб отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием);функция учёта(фиксируется информация количественного, статистического характера). | ||
| 5. | Проведите классификацию документов по таблице | По месту составления | По степени сложности | По юридической силе | По степени гласности |
| внутренние | простые | подлинные | открытые (несекретные) | ||
| внешние | сложные | подложные | с ограниченным доступом | ||
| 6. | Приведите типовую схему управления входящими документами, установленную ГСДОУ, кратко охарактеризуйте каждый этап. | Типовая схема управления входящими документами предприятия: - прием, - регистрация, - передача по назначению, - рассмотрение, - доставка, - возврат исполненных документов. |