Цель: Научиться составлять номенклатуру дел, систематизировать управленческие документы и формировать документы в дела, передаваемые на хранение
| № п/п | Задание | Содержание |
| 1. | Дайте определение номенклатуры дел, поясните ее назначение? | Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Это важнейший элемент информационно-поисковой системы, а также экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. |
| 2. | Что вы знаете о формировании дел и порядке расположения документов внутри дела? | Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: • распределение исполненных документов по делам; • расположение документов внутри дела; • оформление обложки. При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка: - в дело помещаются документы, работа по которым завершена; - документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями; - документы разных сроков хранения формируются в разные дела; в дело включается, как правило, один экземпляр документа; - в дело формируются, как правило, документы одного года; - внутри дела чаще всего применяется обратный хронологический характер размещения документов. Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности. Документы ограниченного доступа с грифом «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» формируют отдельно от остальных документов предприятия. Переписку предприятия делят на две папки: входящие и исходящие документы. Протоколы заседаний советов директоров формируются отдельно от протоколов общих собраний акционеров. |
| 2.1. | Оформите обложку дела? | Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); - название организации или структурного подразделения (автор документа); - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); - краткое содержание документов дела; - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; - дата (период), к которой относятся документы дела. |
| 3. | Расскажите о текущем и оперативном хранении дел? | Оперативное хранениедокументов проводится вслужбе ДОУ, структурных подразделениях организации до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение делится на: • хранение документов в процессе их исполнения; • хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения могут храниться у исполнителя в специальных папках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел или этапами исполнения: «Срочно», «На исполнение», «К заседанию», «На подпись» и т. п. Папки могут храниться в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф. Законченные документы запрещается хранить в столах сотрудников, они должны подшиваться в дела и строго учитываться. Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится: § для обеспечения сохранности дел; § для установления пропавших дел; § для поиска пропавших дел; § для восстановления документов, не найденных в результате поиска. Во время оперативного хранения дела могут выдавать: -сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного подразделения); -сторонним организациям (по указанию руководителя предприятия). После оперативного хранения завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив. |
| 4. | Что такое экспертиза ценности документов, Кем и с какой целью она проводится | С целью отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев проводится экспертиза ценности документов. Для проведения экспертизы создается экспертная комиссия (ЭК).Она назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем из трех человек. Экспертиза ценности документов должна проводиться ежегодно. |
| 5. | С какой целью проводится систематизация документов | Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку" |