Тема 2. Управленческая документация (УД).




 

Цель: Ознакомиться с содержанием управленческих документов, стилем изложения, рассмотреть структуру управленческих документов, требования к оформлению.

№ п/п Задание Содержание
     
  Понятие «управленческий документ» Управленческий документ -пакет официальных документов, составленных по определённой форме и содержащих конкретную управленческую информацию.
  Раскройте основные требования к составлению и оформлению управленческих документов Содержание управленческого документа – вся включенная информация, основной компонент которой текст, т.е. выраженная средствами служебно - делового языка сущность управленческого решения и вытекающие из него действие. Второстепенный информационный компонент: - в деловых письмах - приветствие, обращение к адресату, заключительная формула вежливости. - в приказах и распоряжениях - преамбула. - в служебных записках – выводы и предложения подытоживающие текст.
  Требования ГСДОУ, предъявляемые к управленческим документам В соответствии с требованиями ГСДОУ управленческий документ должен: − содержать достоверную и аргументированную информацию, т.е. основываться на фактах. − увязываться с документами, ранее изданными по данному вопросу, по не дублировать их содержание. − не противоречить законодательству, нормативно – правовым актам и организационно - распорядительным документам, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности, освещаемого в документе. излагаться ясно, убедительно и ёмко, но вместе с тем кратко.
  Каким образом должен быть оформлен управленческий документ (язык, расположение реквизитов) Управленческие документы составляются на русском или национальном языке.
4.1. Издаваемый национальным субъектом РФ и обращающийся только на его территории  
4.2. Издаваемый национальным субъектом РФ и обращающийся за пределами его территории  
5. Раскройте типовую структуру управленческого документа. Каким образом происходит структуризация его составных элементов.
6. Охарактеризуйте функциональное назначение составных частей управленческого документа 1. Вводная часть – заключается в конкретизации сути излагаемого вопроса (1-2 предложения) 2. Основная часть – состоит в последовательном изложении различных аспектов вопроса (1-3 и более абзацев) 3. Заключительная часть - изложение выводов и предложений, просьб, требований, напоминаний (1 абзац, 2-3 предложения)
7. Какие виды бланков вы знаете, в чем состоит особенность каждого из них, в каких случаях их следует применять. виды бланков документов: - общий бланк (используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.); - бланк письма (бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20); - бланк конкретного вида документа (бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.).
8. Приведите примеры продольного и углового расположения реквизитов на бланке письма (на примере любой организации) Бланк письма с угловым расположением реквизитов.   Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.
9. Какие обязательные элементы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 входят в состав реквизитов управленческих документов При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа.
10. Укажите основные особенности оформления и расположения всех реквизитов управленческих документов
10.1 01.изображение государственный Герба РФ Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
10.2 02. изображение герба субъекта РФ Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
10.3 03. изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
10.4 04. указания на код приятия. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
10.5 05. указание на основной, государственный регистрационный номер предприятия. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
10.6 06. указание на индивидуальный номер налогоплательщика – код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
10.7 07. указание на код формы документа. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
10.8 08. наименование предприятия. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст-венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
10.9 09. справочные данные о предприятии. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
10.10 10. наименование вида документа Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
10.11 11. дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
10.12 12. регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
10.13 13. ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
10.14 14. указание на место составления или издания документа.   Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
10.15 15. сведения об адресате. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
10.16 16. указание на гриф «Утверждение документа». Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж-дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫили УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
10.17 17. резолюция. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.  
  10.18   18. заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: - о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; - чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
10.19 19. отметка постановке документа на контроль. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
10.20 20. текст документа. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах едино-началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
10.21 21. отметка о наличии у документа приложения. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:   Приложение: на 5 л. в 2 экз.   Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:   Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
10.22 22. подпись. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением
10.23 23. гриф согласования документа Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:   СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 N 430-162
или
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от 05.06.2003 N 10

 

10.24 24. виза согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:  
Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С.Орлов
Дата  
  Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

 

10.25 25. оттиски печати предприятия. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
10.26 26. отметка о заверении копии документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
10.27 27. отметка об исполнителе документа. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
10.28 28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
10.29 29. отметка о поступлении документа на предприятие.   Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
10.30 30. идентификатор электронной копии документа.   Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), простав-ляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
11. Что такое формуляр-образец. Формуляр – образец – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации. Формуляром – образцом называется совокупность реквизитов, расположенных в установленной стандартом последовательности
12. Составьте формуляр-образец  
12.1 Письма  
12.2 Приказа  
12.3 Служебной записки  
12.4 Заявления  
12.5 Протокола  
12.6 Акта  



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-04-15 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: