Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (пункт 1 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете"). Бухгалтерские записи производятся на основании первичных учетных документов, фиксирующих факт совершения хозяйственной операции, в соответствии с рабочим планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности ОАО "РЖД" и Инструкцией по применению единого плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности ОАО "РЖД", Справочником хозяйственных операций ОАО "РЖД".Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены: по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации; по специализированным внутриведомственным формам, утвержденным МПС России по согласованию с Госкомстатом России.
В качестве специализированных внутриведомственных форм Общество использует специализированные внутриведомственные формы первичной учетной документации, изданные МПС России в целях упорядочения организации бухгалтерского учета, соблюдения единой методологии и системы показателей учетной документации:
по учету основных средств, материалов и топлива, работ в автомобильном транспорте, утвержденные указанием МПС России от 1 марта 1999 года N Ш-209у, согласованные письмами Госкомстата России от 26 января 1999 года N 01-05-16/44; от 18 февраля 1999 года N 01-05-09/105;
по учету результатов инвентаризации, производства, расчетных операций, бухгалтерские формы, утвержденные указанием МПС России от 3 июня 1999 года N Ш-990у, согласованные письмами Госкомстата России от 22 апреля 1999 года N01- 05-09/245, 25 мая 1999 года N 01-05-09/401;
по учету труда и его оплаты, утвержденные указанием МПС России от 3 июня 1999 года N Ш-990у, согласованные письмом Госкомстата России от 7 апреля 1999 года N01-05-09/264;по учету работ в капитальном строительстве, утвержденные указанием МПС России от 20 января 2000 года N Ш-69у, согласованные письмом Госкомстата России от 12 января 2000 года N АС-1-21/0059.Документы, формы которых не предусмотрены соответствующими альбомами унифицированных форм, утверждаются президентом Общества или уполномоченными им лицами, и должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование Общества;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц и их расшифровку.
Распоряжением ОАО "РЖД" от 31 декабря 2003 года N 335р утверждены формы первичной учетной документации для проведения инвентаризации имущества и обязательств ОАО "РЖД", которые применяются филиалами и их структурными подразделениями.
Первичные документы, полученные с применением компьютерных программ, принимаются к бухгалтерскому учету, если они оформлены на бумажном носителе и содержат обязательный для них набор реквизитов.
В формы первичных учетных документов, утвержденные Госкомстатом России, кроме форм по учету кассовых операций, при необходимости допускается вносить дополнительные реквизиты.
(В ред. Приказа ОАО "РЖД" от 30.12.2005 N 249)
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим распоряжением ОАО "РЖД".
(Добавлен Приказом ОАО "РЖД" от 30.12.2005 N 249)
При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается (постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 года N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации").
(В ред. Приказа ОАО "РЖД" от 30.12.2005 N 249)
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (пункт 5 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете").
Первичные учетные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке.
Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнение реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания (пункт 4 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете").
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются президентом Общества и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами (пункт 3 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете").
В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Министерством финансов СССР 29 июля 1983 года N 105 движение первичных документов в Обществе (создание или получение от других организаций, от филиалов и их структурных подразделений Общества, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком. График документооборота утверждается президентом Общества и уполномоченными им руководителями филиалов в части документооборота этих филиалов.
Порядок документооборота по внутрихозяйственным оборотам между филиалами и Обществом утвержден письмом Департамента бухгалтерского и налогового учета ОАО "РЖД" 9 января 2004 года N ЦБНМ-11/2.
(В ред. Приказа ОАО "РЖД" от 30.12.2005 N 249)
Хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (пункт 1 статьи 17 Федерального закона "О бухгалтерском учете").
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятся Обществом в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (пункт 2 статьи 17 Федерального закона "О бухгалтерском учете").
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет президент Общества (пункт 3 статьи 17 Федерального закона "О бухгалтерском учете").
Руководители филиалов и руководители структурных подразделений филиалов несут ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в возглавляемых ими подразделениях.