Общий порядок проведения инвентаризации
Ответственность за своевременное и качественное проведение инвентаризаций несут руководитель и главный бухгалтер предприятия.
Чтобы обеспечить своевременное и полное проведение инвентаризаций, главный бухгалтер составляет план-график проведения инвентаризаций, который подразделяется на две части:
§ график плановых инвентаризаций;
§ график внеплановых (внезапных) проверок наличия основных средств, материальных ценностей.
Объекты, сроки и порядок проведения инвентаризаций устанавливаются руководителем предприятия, собственником имущества данного предприятия или уполномоченным им органом в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Внеплановые инвентаризации проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным лицам.
Этапы проведения инвентаризации:
1) Издание приказа ВСО.
2) Подготовительный этап.
3) Основной этап - проверка фактического наличия ценностей, документальное оформление инвентаризации.
4) Заключительный этап - окончание инвентаризации, оформление итоговых результатов инвентаризации.
Издание приказа ВСО
Руководителем организации издается приказ «О проведении инвентаризации». Приказом руководителя организации предусматривается создание инвентаризационной комиссии. В крупных организациях для проведения инвентаризации создаются постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии.
В приказе оговариваются сроки проведения инвентаризации.
1. Подготовительный этап
Перед началом плановой инвентаризации необходимо оповестить покупателей о предстоящей инвентаризации и сообщить адреса ближайших аптек.
До начала инвентаризации рабочая инвентаризационная комиссия обязана:
1. Опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы.
2. Проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюсти сроки их клеймения.
При проведении инвентаризации необходимо закрыть помещение аптеки.
Во время инвентаризации операции с товарно-материальными ценностями прекращаются. Покупатели и получатели товаров должны быть обслужены до начала работы инвентаризационной комиссии. Отпуск товаров во время пересчета запрещается (кроме отпуска лекарственных средств по срочным рецептам населения и требованиям ОЗ).
В начале инвентаризации необходимо снять остатки наличия денежных средств в кассе. О результатах проверки кассы составляется акт.
Затем получить последние на момент инвентаризации товарные и кассовые отчеты с выведением в них на момент инвентаризации остатков ценностей и денежных средств, или реестры приходных и расходных документов.
Материально-ответственные лица дают подписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на ценности сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Основной этап
Фактическое наличие ценностей при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера при обязательном присутствии материально-ответственных лиц.
Наименования инвентаризируемых ценностей и их количество заносят в инвентаризационные описи по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете, которые заполняют в 3-х экземплярах, а при приемке-сдаче ценностей - в 4-х экземплярах.
Инвентаризационные описи заполняют чернилами, шариковой ручкой четко, ясно, без помарок и подчисток. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставлением над зачеркнутым правильной записи. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.
В процессе заполнения описей их страницы нумеруются, ведется взаимная сверка каждой страницы описи, и в случае обнаружения при сверке расхождений немедленно проводится проверка ценностей, по которым выявлены расхождения.
После взаимной сверки на каждой странице описи фактических остатков ценностей указывают прописью число порядковых номеров ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях на странице, независимо в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
В конце описи материально-ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в его присутствии, к членам комиссии претензий не имеет и перечисленные в описи ценности принимает на ответственное хранение.
Если инвентаризация ценностей не закончена в течение дня, то помещение, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.
В тем случаях, когда материально-ответственный лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно до открытия аптеки заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Комиссия осуществляет проверку ценностей и в случае подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
Предприятия розничной торговли разрешается закрывать на проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств и расчетов на срок не более 3-х дней.
Работа рабочей инвентаризационной комиссии оформляется протоколом и подписывается руководителем организации, в котором отражаются результаты инвентаризации.
Инвентаризация наличных денежных средств
Согласно Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180 плановую годовую инвентаризацию денежных средств необходимо проводить не реже 1 раза в год (если иное не предусмотрено правилами и распоряжением руководителя организации).
Перед инвентаризацией денежных средств в кассе комиссия обязана получить у кассира последний кассовый отчет на момент инвентаризации, проверить его и установить правильность выведенного остатка денежных средств. Учетное наличие денежных средств в кассе определяется по показаниям суммирующих контрольных счетчиков кассового аппарата, как разность между показаниями счетчиков на момент инвентаризации и на начало смены (дня). Далее проверяется фактическое наличие денежных средств в кассе путем пересчета наличных денег у кассира в кассе.
Результаты сверки кассы оформляются «Актом инвентаризации наличных денежных средств».
Инвентаризация бланков строгой отчетности (товарно-транспортная накладная, путевки, чековые книжки, трудовые книжки, доверенности, путевые листы) проводится путем проверки фактического наличия бланков по видам с учетом начальных и конечных номеров. Результаты инвентаризации оформляются в инвентаризационной описи.
Инвентаризация денежных средств, находящихся на счетах в банке, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на счетах по данным учета с данными выписок банков.
Внеплановую инвентаризацию денежных средств в кассе необходимо проводить в сроки, установленные руководителем юридического лица, подразделения, но не реже одного раза в квартал, с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег, находящихся в кассе.
Инвентаризация товаров
При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам их хранения. После проверки ценностей вход в помещение опломбируется и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
Комиссия в присутствии материально-ответственного лица проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.
Все нераспакованные товары, хранящиеся в ящиках, бочках должны быть вскрыты и проверены по количеству и по качеству. В виде исключения разрешается заносить товар в инвентаризационные описи без вскрытия, когда оно может вызвать порчу товара, или комиссия убеждена, что товар хранится в неповрежденной упаковке поставщика. Каждое проверенное наименование товара записывают в инвентаризационную опись. Один экземпляр описи пишет материально-ответственное лицо, два других под копирку члены комиссии.
В аптеках, имеющих лицензию на реализацию наркотических и психотропных лекарственных средств фактическое наличие наркотических, психотропных лекарственных средств, этилового спирта и ЛС списка «А», подлежащие предметно-количественному учету вносят в сличительную ведомость по форме АП-43, в которой кроме фактического наличия средств по наименованиям указывают остаток товаров по данным учета, расход за межинвентаризационный период и норму естественной убыли.
Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по Товарному отчету (ф.№АП-25) после инвентаризации. Такие товары заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». На товарно-транспортной накладной на эти товары делается за подписью председателя комиссии отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую заносят эти ценности.
Товарно-материальные ценности, оплаченные и списанные в расход по товарному отчету как полученные покупателем, но не вывезенные до начала инвентаризации записывают в отдельную опись под наименованием «Товары, проданные до инвентаризации, но не вывезенные покупателем». Такие товары в наличие товаров в аптеке не включаются, а указываются в «Сводной ведомости» справочно, после итога.
Товары, подготовленные к отпуску согласно требованиям, но не оплаченные и не вывезенные покупателем до инвентаризации, должны быть распакованы (за исключением ценностей в оригинальной упаковке поставщика) и записаны в общую инвентаризационную опись.
На товары, пришедшие в негодность, инвентаризационная комиссия составляет Акт по форме АП-20 в 3-х экземплярах.
Инвентаризация тары
Она группируется по видам (деревянная, металлическая, …). Рекомендуется составлять отдельные ведомости на тару, занятую под товаром и порожнюю. Инвентаризацию проводят путем сличения фактических остатков тары с учетными данными по таре (карточки складского учета ф.№М-17).