Секретаря-референта
Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно руководителю прдприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется непосредственно:
- законодательством РФ;
- Уставом предприятия
- Положением о функциональных службах предприятия;
- Нормативно-методическими материалами по организации делопроизводстава;
- Настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее одного года или без стажа, но при условии прохождения обучения на крусах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь должен владеть вопросами:
-Перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельностью;
-Организации работы с документами, его финансово-хозяйственной деятельносью;
-Организации управленческого труда;
- Применение средств вычислительной и организационной техники;
-Перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
- Охрана труда, техники безопасности противопожарной защиты.
ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1.Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
|
|
2.4.Ведение и оформление кадров документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласование, утверждение документов, предоставляемых на подпись руководителю предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимая оперативные меры, направленные на своевременное качественное выполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решениям и доведение их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факт и т.д.)
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
- Оформление приказов;
- Оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- Оформление трудовых книжек;
- Оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- Оформление листов нетрудоспособности;
- Ведение табеля учета;
|
|
- Выдача справок о трудовом стаже;
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных работ.
3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документного обеспечения предприятий.
3.11. Проверить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
ПРАВА
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнения руководителям предприятия.
4.3. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушениями установленных правил их составления и оформления.
4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документирования деятельности предприятия, совершенствованию мер, норм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Принимать решения в пределах своей компании.
4.8. Взаимодействовать со всеми службами предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представление необходимой информации руководству.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководителю предприятия.
5.2. Сохранять документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».
5.3. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Начальник отдела кадров Е.И.Ханникова
СОГЛАСОВАНО
Юристконсульт Е.И.Ханникова
С настоящей инструкцией ознакомлен,
экземпляр получен: _________________________ Е.И.Ханникова
07.09.2021