Начальник отдела кадров Е.И.Ханникова




Секретаря-референта

Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно руководителю прдприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется непосредственно:

 

- законодательством РФ;

- Уставом предприятия

- Положением о функциональных службах предприятия;

- Нормативно-методическими материалами по организации делопроизводстава;

- Настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее одного года или без стажа, но при условии прохождения обучения на крусах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь должен владеть вопросами:

 

-Перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельностью;

-Организации работы с документами, его финансово-хозяйственной деятельносью;

-Организации управленческого труда;

- Применение средств вычислительной и организационной техники;

-Перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

- Охрана труда, техники безопасности противопожарной защиты.

 

 

ФУНКЦИИ

 

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1.Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4.Ведение и оформление кадров документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

 

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

 

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласование, утверждение документов, предоставляемых на подпись руководителю предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимая оперативные меры, направленные на своевременное качественное выполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решениям и доведение их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факт и т.д.)

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

- Оформление приказов;

- Оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

- Оформление трудовых книжек;

- Оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

- Оформление листов нетрудоспособности;

- Ведение табеля учета;

- Выдача справок о трудовом стаже;

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных работ.

3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документного обеспечения предприятий.

3.11. Проверить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.

3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

 

ПРАВА

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнения руководителям предприятия.

4.3. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушениями установленных правил их составления и оформления.

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документирования деятельности предприятия, совершенствованию мер, норм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.7. Принимать решения в пределах своей компании.

4.8. Взаимодействовать со всеми службами предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представление необходимой информации руководству.

 

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководителю предприятия.

5.2. Сохранять документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

5.3. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

 

 

Начальник отдела кадров Е.И.Ханникова

СОГЛАСОВАНО

Юристконсульт Е.И.Ханникова

С настоящей инструкцией ознакомлен,

экземпляр получен: _________________________ Е.И.Ханникова

07.09.2021



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2022-07-08 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: