Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Государственному учету подлежат следующие документы:

государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

государственных музеев и библиотек;

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

структурных подразделений организаций, хранящих докумен­ты (ведомственных архивов);

негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Современные правила учета базируются на Регламенте госу­дарственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегист­рированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являю­щихся источниками комплектования государственных и муници­пальных архивов, а также негосударственных организаций, хра­нящих документы Архивного фонда РФ.

Отношения с собственниками документов негосударственной части АФ РФ складывались в 1990-е гг. не просто. Первоначально по Основам законодательства об Архивном фонде РФ и архивах все документы госу­дарственной и негосударственной частей АФ РФ, независимо от места Их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положе­нием об Архивном Фонде РФ 1994 г. собственники документов (негосу­дарственной части АФ РФ) представляли сведения о своих фондах и Документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В Соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной Части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с Федеральной ар­хивной службой России после отнесения документов к составу АФ РФ. Таким образом, собственникам документов предоставляется определен-101

о Таблица 6

ЙА 2

§«S а я з

В 05

g Ј й «Я Я Ж kg

| g S g

< s Ґ _{4 со}

^ОО^. Л 5^D?^.3^Lн^H —¹<⁼¹

лая свобода в определении отношений с Федеральной архивной служ­бой и выполнение самостоятельной работы по учету документов.

Документы негосударственной части Архивного фонда Р Ф, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государствен­ные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части АФ Р Ф.

Практически организация учета представляет собой утомитель­ный процесс составления и ведения учетных документов. У неко­торых неопытных специалистов при первом знакомстве с обили­ем учетных показателей возникает «учетофобия» — профессио­нальное «заболевание» архивистов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, со­став и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизо­ванного государственного учета и различаются по составу в него­сударственных, государственных, ведомственных архивах, архи­вах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным де­лом субъектов РФ и Росархиве (табл. 6).