Внутренние учетные документы. Эти документы служат о с н о в о й для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.
Как видно из табл. 6, основной «костяк» внутренних учетных документов в государственных архивах и архивах учреждений совпадает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к Уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела.
в Назначение названных выше учетных форм практически идентично разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зависимости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется Книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся Документы временного и постоянного хранения, а также документы по Личному составу. В государственный же архив поступают только документы постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета поступлений.
Попробуем разобраться в этом многообразии учетных документов.
Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.
В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.
Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы.
Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.
Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.
Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.
Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название.
Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.
При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот.
Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.
Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.
Лист фонда состоит из трех основных разделов:
1) сведения о переименованиях фондообразователя;
2) сведения о местонахождении фонда и его номере;
3) сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.
Сведения о движении документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов (россыпи).
При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов — только количество единиц хранения.
По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.
Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).
Дело фонда — комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.
В дело фонда включается историческая справка о фондообразо-вателе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправимом повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.
Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения:
о дате создания учреждения;
подчиненности;
функциях;
реорганизации;
условиях хранения материалов;
видах научно-технической обработки материалов.
Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.
Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в научно-справочном аппарате фонда включаются в дело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.
Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.
Документы централизованного государственного учета. Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.
Основным документом централизованного учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.
Федеральная архивная служба
Суммарный паспорт федеральных архивов Российской Федерации
Суммарный
паспорт
государственных
архивов субъектов
Российской
Федерации
Центральный фондовый
каталог (ЦФК) Федеральной
архивной службы
Суммарный паспорт
федеральных музеев и библиотек
Российской Федерации
Суммарный
паспорт
государственных
музеев и библиотек
субъектов
Российской
Федерации
Орган управления
архивным делом
субъекта Российской
Федерации
Суммарный паспорт
государственных архивов субъекта
Российской Федерации (1 раз в три года)
| и |
Суммарный паспорт районных городских государственных архивов субъекта Российской Федерации (1 раз в три года)
Суммарный
паспорт
музеев и библиотек
субъекта
Российской
Федерации
(1 раз в три года)
Фондовый
каталог (ФК)
субъекта
Федерации
(ежегодно)
Сведения
об изменении
в составе и
объеме
фондов на
1 января
каждого
года
(ежегодно)
Федеральные архивы, музеи и библиотеки
Паспорт федерального
архива, музея или библиотеки
(1 раз в три года)
Карточка фонда (ежегодно к 1 марта)
Сведения об изменениях
в составе и объеме
фондов на 1 января каждого
года (ежегодно 1 марта)
Государственные
архивы, музеи
или библиотеки
субъектов Федерации
Паспорт государственного архива,
музея или библиотеки на 1 января
каждого года (не реже 1 раза в три года)
Карточка фонда
(ежегодно не позднее
1 февраля)
Сведения об изменениях
в составе и объеме
фондов на 1 января
каждого года (ежегодно
не позднее 1 февраля)
Рис. 7. Движение документов централизованного учета
для государственных архивов, музеев и библиотек