При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.
В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно-хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов или иных материалов.
В процессе описания документов и дел личного происхождения на карточках фиксируются следующие информационные характеристики:
фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;
заголовок дела;
крайние даты документов дела;
количество листов;
архивный шифр.
Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в с о с т а в л е н и и з а г о л о в к а.
В основе заголовков лежат уже известные элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.
При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.
Рассмотрим приемы составления заголовков на основные материалы фондов личного происхождения.
В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например:
А. П. Островский. «Доходное место». Пьеса.
Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указывается ее первая строка, например:
Б.П.Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Стихотворение.
В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей, например:
Письма А. М. Коллонтай В. Л. Юреневой.
В письмах родственников рекомендуется указывать их родственные связи, а в письмах замужних женщин — фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фамилию их первого мужа, например:
Письма В.А.Жуковского М.А.Вяземской (урожденной Столыпиной, по первому мужу Бек).
В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также отражают внешние особенности альбома, например:
Альбом К.К.Олимпова со стихотворениями С.Д.Дрожжина, А. А. Коринфского и др.;рисунками И. Е. Репина, С. И. Пичугина. В бархатном переплете.
В тех случаях, когда альбом имел конкретное название, оно указывается до раскрытия его содержания, например:
Альбом 77. И. Карпова «Книжка 44 уродов — портретов писателей с их автобиографиями» с зарисовками и записями Д. М.Алтаузе-на, В. В. Вишневского, Я. Купалы и др.
Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в нем указывают вид дела и автора, например:
Записные книжки П. С. Каржановского.
В фондах личного происхождения очень часто на книгах, альбомах и других материалах встречаются дарственные надписи выдающихся лиц. В этих случаях составляют заголовок на дарственные надписи, в котором указывают автора надписи, корреспондента (кому она предназначена) и на чем она сделана, например:
Дарственные надписи Ф. И. Шаляпина и Иолы Торнаги.
В заголовках на биографические, служебные, имущественно-хозяйственные материалы, а также на материалы общественной деятельности и бытового характера указывают виды документов или Дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: авторские правки, газетные вырезки и т.д., например:
Рецензии о творчестве М. В. Исаковского. Газетные вырезки.
В заголовке на названные материалы после основных элементов Необходимо указать в круглых скобках виды документов, например:
Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литературной деятельности И.А.Крылова (тексты приветствий и тостов, телеграммы).
В заголовках на фотографии указывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событие, например:
Фотография Т. Л. Щепкиной-Куперник.
При описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке кроме вида документа дается описание изображения.
Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это отмечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы, например:
Фотография А. Павловой с дарственной надписью А. А. Бахрушину.
Основными изобразительными материалами в фондах личного происхождения являются рисунки, чертежи и тому подобные материалы.
В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме характера материалов указывают автора, корреспондента, дают описание изображения, а также отмечают наличие дарственных надписей и других особенностей, например:
Офорты с видами городов Германии с дарственными надписями А. И. Тургеневу студентов Геттингенского университета.
Гравюры Т. Г. Шевченко «В шинке» и «Ростовщик» с дарственными надписями В. М. Лазаревскому.
Медная доска с гравированным портретом В.А.Жуковского работы Ф. Вендрамини с оригинала О. А. Кипренского.
При неустановленном авторстве документов и дел личного происхождения в заголовке пишут «неустановленный автор», например:
Письмо А. С. Пушкина не установленному лицу с обращением Иван Сергеевич.
При описании не полностью сохранившихся материалов указывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без конца, например:
К. С. Семенов. «Воспоминания». Отрывок. Письмо Г. С. Петрова Л. К. Игнатьеву. Без конца.
При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:
автограф или черновой автограф;
авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или авторизованная машинопись (когда только подпись или дата — автографы);
машинописная или рукописная копия;
фотокопия или ксерокопия;
вырезки из журналов, газет и др.
Например:
Пьесы В.М.Киршона, Б.А.Лаврентьева и др., поставленные С. Г. Розановым. Машинопись с его пометками.
Статьи о жизни и творчестве Г. К. Никифорова. Журнальные и газетные вырезки.
Фотография В. Гюго с дарственной надписью Е. А. Черкасской. Фотокопия.