Определение вида каталога

Определение вида каталога, создание которого предполагает­ся, зависит от состава и содержания документов, а также от нали­чия других видов каталогов.

При определении состава каталогов конкретного государствен­ного архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, со­став и содержание фондов архива; степень разработанности фон­дов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: логической структуры и алфавитной структуры.

Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам под­разделяются на систематические, тематические и их разновидно­сти (каталог по истории учреждений и каталог по истории адми­нистративно-территориального деления) и хронологические, а ка­талоги алфавитной структуры — на предметные и их разновидно­сти, именной и географический (рис. 12). В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными.

Для архивов федерального и регионального уровней основу си­стемы каталогов составляют систематический и именной каталоги.

деления

Рис. 12. Классификация каталогов

Документная информация в с и с т е м а т и ч е с к о м к а т а л о г е классифицируется по отраслям знаний и практической деятель- I ности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть со­ставлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

В т е м а т и ч е с к о м к а т а л о г е документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубри-кам, расположенным в логической последовательности.

Условием самостоятельного существования тематического ка­талога в архиве, где ведется систематический каталог, является группировка информации по признаку, отсутствующему в систе­матическом каталоге.

В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем — по подведомственности, а далее — по типам учреждений (банки, заводы, общества, това­рищества, управления) в алфавитном порядке, внутри — по ал­фавиту их наименований.

В каталоге по истории административно-территориального де­ления документная информация классифицируется по алфавиту предметных п о н я т и й (географических н а и м е н о в а н и й). Затем сис­тематизация проводится в логической и хронологической после­довательности.

Если надо описать документы с точки зрения времени их со­здания, то составляют х р о н о л о г и ч е с к и й к а т а л о г. В этом каталоге сведения о документах группируются по периодам вре­мени, векам, годам, месяцам, числам.

Хронологический каталог создается, как правило, там, где хра­нятся древние рукописи. Описание рукописей в таком каталоге да­ется по времени их создания или по времени освещаемых событий.

Если архив задался целью выявить, каких предметов — учреж­дений, событий, лиц, географических наименований — касаются его документы, то создается п р е д м е т н ы й к а т а л о г или как его разновидности именной и географический.

В именном каталоге информация классифицируется по алфави­ту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хроноло­гической или другой последовательности.

В географическом каталоге документная информация класси­фицируется по алфавиту географических и топографических объек­тов (названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой клас­сификации может быть также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологичес­кой или тематической последовательности.

Название каталога будет определяться в зависимости от того, что положено в основу его деления: если в основе делений ката­лога взяты темы, то каталог по виду будет тематический (пред­метно-тематический), если предмет, — то предметный, если от­расли человеческих знаний или деятельности, — то системати­ческий и т.д.