Индексирование каталожных карточек

После отбора и описания документной информации на ката­ложных карточках можно приступать к их индексированию.

Индексирование — это процесс выбора или составления индек­сов по схеме и их проставление на каталожных карточках.

Индекс — это условное обозначение, элемент языка, букв, цифр и условных знаков.

Одно условное обозначение или их совокупность присваива­ются соответствующим классификационным делениям схемы клас­сификации документной информации и проставляются на ката­ложных карточках.

Назначение индекса — передать содержание информации, ко­торая зафиксирована в документах, закрепить место делений в клас­сификационной схеме и отразить связи между этими делениями.

С и с т е м а и н д е к с о в — это система построения индексов с учетом методики, определенных правил, другими словами, это перевод с естественного языка на искусственный язык букв, сим­волов, правил.

Системы индексов бывают нескольких видов:

буквенные;

цифровые;

смешанные (комбинированные).

Цифровые индексы в свою очередь подразделяются:

на нумерационные;

серийные;

десятичные.

Нумерационная система индексов — это простой ряд чисел от О до бесконечности, т.е. порядковая (валовая) индексация, приме­няемая при наличии только одного уровня делений в схеме.

Она не способна выразить зависимость, отношение понятий, т.е. логику построения, а поэтому применяется при алфавитной структуре.

Ярким примером применения нумерационной системы индек­сов при алфавитном расположении понятий служит таблица об­щих определителей языка СЕК:

1 Абазинский

2 Абхазский

3 Аварский

4 Австралийские языки. Папуасские. Тасманийские.

При серийной системе индексов для деления в схеме отводится определенный ряд цифр: от 0 до 99, от 100 до 999 и т.д. Она применяется часто, так как позволяет вводить новые ступени де­лений. Основным недостатком этой системы является то, что она нечетко отражает и закрепляет структуру схемы.

В СЕК серийные индексы обозначены знаком распростране­ния — косой чертой (/) и применяются при обозначении отделов Б/3, И/К, Л/Т, У/Я, а также при обозначении в отделах, разде­лах и подразделах комплексных понятий, которые детализируют­ся, распадаются на частные понятия.

Например, подраздел Х9 85/89 «Педагогические науки» далее детализирован:

Х9 86 «Общая педагогика и дидактика»;

Х9 87 «Школьная педагогика»;

Х9 88 «Внешкольная педагогика»;

Х9 89 «Дефектология».

Десятичная система индексов позволяет отводить для понятий ряд делений от 0 до 9. Первая цифра указывает уровень делений (класс, раздел, тему), вторая — следующий уровень делений и т.д.

Эта система дает количество знаков, используемых для за­крепления классификационных делений; возможность произво­дить изменения при сохранении логической связи. Но есть и недо­статок — когда индексы при установлении логической связи по­лучаются громоздкими.

В С Е К десятичная система индексов используется только в од­ном случае — когда она вводится после букв.

Например, в подотделе Р «Сельское, лесное и водное хозяй­ство» разделы имеют индексы Р0, PI, Р2 и так далее до Р9.

Необходимо учитывать следующие т р е б о в а н и я п р и вы­боре системы индексов:

1) система должна быть удобной в применении, хорошо выра­жать взаимоотношения, легко запоминаться, т.е. должна быть мнемоничной;

2) индексы должны вызывать ассоциацию близости или удале­ния обозначенных предметов от основных классификационных понятий и наиболее сокращенным способом указывать на степень подчинения и соподчинения;

3) индексы должны быть максимально краткими, т. е. при наи­меньшем количестве обозначений давать наибольший объем све­дений.

Все эти требования, по возможности, были учтены при разра­ботке СЕК.

Выше были рассмотрены общие положения проблемы индек­сации с привлечением примеров из СЕК по отдельным позициям.

Однако при изучении системы индексов, применяемой в СЕК, базу индексации в СЕК составляет совокупность обозначений, ис­пользуемых д л я о б о з н а ч е н и я и н д е к с о в. Это не т о л ь к о буквы русско­го алфавита и арабские цифры, но и ряд знаков, каждый из которых несет определенную смысловую нагрузку: двоеточие (:) — знак отно­шения; точка (.) — разделительный знак; косая черта (/) — знак распределения и т.д.

Детально изучив структуру построения СЕК, необходимо определить, какие же индексы применяются в различных ее таблицах: главной, основной, общих и специальных опреде­лителей.

Рассмотрим м е т о д и к у и н д е к с и р о в а н и я документ­ной и н ф о р м а ц и и на базе СЕК.

1. Порядок присоединения индексов.

К индексу основной таблицы индексы вспомогательных таб­лиц присоединяются в следующей последовательности:

индекс специального определителя аспекта (если из основной таблицы взяты индексы подотделов, например «Ж. Вооруженные силы», «3. Вооруженная защита социалистического Отечества», «Ф. Народное образование», «Э. Физкультура и спорт»;

индекс общего определителя аспекта;

индекс определителя групп населения;

индекс определителя языка;

индекс определителя места.

Для выражения смысла документной информации необходимо использовать индекс основной таблицы. Индексы вспомогатель­ных таблиц применяются в различных сочетаниях по необходимо­сти, например:

ФЗ Школьное образование

ФЗ 01 (.05) Школьная олимпиада

ФЗ 01 (.05)-2.13 Роль школьников в проведении олимпиад в школах и т.д.

2. Построение индексов со знаком отношения (:).

Знак отношения (:) можно использовать в следующих четырех случаях:

1) для присоединения индексов основной таблицы, когда для
выражения смысла документной информации необходимо одно­
временно использовать два-три индекса, например:

Т1 16:ТЗ Радиофикация административных зданий; М2: Х4 НИИ легкой промышленности;

2) для присоединения индексов общих определителей аспек­
та, например:

РЗ (01.32: 02.44) Усовершенствованная структура сельского хозяйства;

3) для присоединения индексов специального определителя
аспекта, например:

ФЗ 01 (.05:.08) Программа проведения школьных олимпиад;

4) для присоединения специального и общего определителей аспекта, например:

ФЗ 01 (.05: 01.30) Организация школьных олимпиад.

В данном случае индекс специального определителя аспекта помещается перед индексом общего определителя аспекта.

Следует помнить, что круглые скобки при присоединении ин­дексов специальных и общих определителей аспектов при помо­щи знака отношения проставляются один раз. Например, правиль­ным составлением индекса является:

ФЗ 01: Л2 (. 05:01.30) Планирование организации школьных олимпиад.

Неправильным составлением индекса является:

Ф 01: Л 2 (.05): (01.00). ФЗ 01 (.05): Л2 (01.).

3. Построение индексов со знаком присоединения (+). Знак присоединения (+) можно использовать в следующих трех случаях:

1) для закрепления двух или трех индексов определителей групп
населения, например:

Б4 03 -7.1 + 7.2 Участие рабочих и крестьян в деятельности Комитетов бедноты.

РЗ 75 — 1. 2 1 + 1. 2 2 + 1. 2 5 Постоянные и временные работники, работаю­щие по совместительству в животноводческих товариществах;

2) для присоединения двух или трех определителей языка, на­
пример:

ФЗ 01 (.05)=80+114 Школьные олимпиады. Документы написаны на русском и эстонском языках.

ФЗ 01 (.05) = 80+96+114 Те же документы написаны на русском, узбекском и эстонских языках.

3) для присоединения двух или трех определителей места, на­
пример:

ФЗ «6.130 + 6.393» Школьное образование в Белоруссии и Украине. ФЗ «6.130 + 6.392 + 6.393» Школьное образование в Белоруссии, Узбекистане и Украине.

Следует учесть, что присоединение более трех индексов одно­именной таблицы считается нецелесообразным.

Если же необходимо отметить более трех понятий из одноимен­ной таблицы, то проставляется индекс общего понятия, в кото­рое входят нужные частные понятия.

Правильным составлением индекса считается следующий пример:

ФЗ «6.333» Школьное образование в Российской Федерации.

Неправильным составлением индекса служит пример:

ФЗ «6.166 + 6.246 + 6.286 + 6.337» Школьное образование в Горьков-^ской, Костромской, Московской и Ростовской областях.

4. Построение индекса со знаком распространения (/).

Косая черта применяется для построения серийных индексов, обозначающих комплексные понятия, которые при дальнейшей детализации образуют однородные частные понятия, например:

Б1 01 10/13 Территория. Административно-территориальное деление.

Для индексирования используется та часть индекса, которая находится слева от знака распространения, например: Б1 01 10 Территория.

Исключения составляют серийные индексы А1 01/09:

А1 10/19; А1 20/29; А1 30/39; А1 40/47.

Для индексирования понятий, стоящих непосредственно под этими индексами, используется весь серийный индекс, например: А1 20/29 Рабочее движение.

5. Виды индексов, используемые для индексирования документной
информации.

В процессе индексирования можно оперировать различными видами индексов:

простым индексом — являющимся отдельной записью, отобра­жающей одно понятие, например:

Л940 Потребительская кооперация;

составным индексом, образуемым в результате объединения про­стых индексов разных таблиц, например:

ТЗ (01.30) Организация фонда нежилой площади;

комбинированным индексом, образуемым из нескольких простых или составных индексов, которые присоединяются с помощью знака отношения (:), например:

ФЗ 01: Л 2 (.05:01.30) Планирование и организация школьных олим­пиад.

6.4 .7. Систематизация карточек и ведение каталога

Заиндексированные карточки необходимо систематизировать Для включения в каталог.

 

" Архивоведение

Систематизация карточек проводится в соответствии с индек­сами в порядке расположения букв и цифр, например:

Г О Суд. Прокуратура.

Г1 Охрана общественного порядка и взаимоотношений между члена­ми общества.

Г1 20 Паспортная система.

Г1 25 Пожарная охрана.

П 25 (01.31) Реорганизация пожарной охраны.

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систе­матизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу — от высшего к низшему, от общего к частному. Например, группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному прин­ципу, а равнозначные — по алфавиту географических наименова­ний. Группы карточек, образованные по хронологическому призна­ку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.

Для взаимосвязи как отдельных делений систематического ка­талога, так и всего каталога с архивными справочниками исполь­зуют отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы «Ин­декс», «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном поряд­ке, а в графе «Содержание» после информации из документов указываются: «см. также» и индекс соответствующего деления в каталоге или в другом архивном справочнике.

Одним из источников пополнения системы каталогов архива могут быть имеющиеся в архивах тематические и предметно-тема­тические картотеки по документам фондов, картотеки по лично­му составу на документы наиболее информативных и часто ис­пользуемых фондов в справочных целях.

Самостоятельно существующие картотеки должны быть связа­ны с системой каталогов путем отсылок.

Архивные путеводители

Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами пу­теводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива(ов), краткий справочник по фондам архива(ов), тематический путеводитель по фондам архива(ов).

Путеводитель по архивам {архиву) — вид путеводителя по фон­дам архивов, содержащий систематизированный перечень архи­вов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих посто­янное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Рос-162

^сийской Федерации или ее регионов¹. Объектом описания в путе­водителе по архивам выступает архив или любое из перечислен­ных выше хранилищ документов АФ РФ.

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (пол­ные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты.

Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизирован­ном порядке и предназначенного для общего ознакомления с со­ставом и содержанием фондов архива.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путе­водителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть доку­ментов этих фондов архива(ов), в которой заключена информа­ция по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводи­тель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива(ов).

Подробно рассмотрим методику создания подобного рода архив­ных справочников на примере путеводителя по фондам архива.

Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик фондов (документов) и справочного аппарата.