Анализ использования архивных документов

Анализ использования архивных документов имеет два основ­ных направления:

изучение интенсивности использования;

изучение эффективности использования.

Данные анализа интенсивности и эффективности использова­ния документов лежат в основе всестороннего маркетинга дея­тельности архива по оказанию информационных услуг.

Интенсивность использования документов. Удовлетворение по­требностей общества в документной информации — основная со­циальная функция архивов. Анализ закономерностей использова­ния документов лежит в основе планирования всех направлений деятельности архива. Однако особенно важно знать наиболее ин­тенсивно используемые фонды, темы, периоды и виды источни­ков для организации работы по созданию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата в архиве. Интенсивность использования документов измеряется в абсолютных величинах, которыми являются:

количество обращений пользователей в архив за год;

количество обращений по целям использования;

категории потребителей информации (статус организации, отрасль, местоположение, образование, профессия, возраст, дол­жность лица);

число обращений

к хронологическим группам документов (разных истори­ческих периодов);

по разным темам исследования;

к разным видам исторических источников;

к каждому фонду за год;

к фондам разных категорий за год;

по формам использования;

по формам реализации информации (выписки, копиро­вание, публикации и т.д.). Все эти абсолютные величины имеют смысл, если возможно по­строить динамические ряды за несколько лет и даже десятилетий.

Общее количество обращений пользователей в архив за год свидетельствует о способности архива удовлетворять информаци­онные потребности¹ общества и уровне организации использова­ния документов.

Данные о потребителях информации необходимы для того, чтобы определить категории потребителей информации. Потреби­телями могут быть как физические, так и юридические лица. Юри­дические лица (учреждения, организации, предприятия), кото­рые уполномочили своих сотрудников работать в архиве, называ­ются в запросах и обращениях организации в архив. Для физичес­ких лиц выявляются профессия, образование, должность, реже, возраст, место жительства. Как показали исследования последних лет, значительная доля исследователей имеет достаточно высо­кий профессиональный уровень, специальное военное или воен­но-историческое образование. Вместе с тем велик процент и не­профессиональных исследователей (представители предприятий и лица, занимающиеся по частным заявлениям) — 17-28% об­щего числа исследователей. Из этого следует, что архиву необхо­димо продумать работу с этой категорией потребителей — изда­вать дополнительные тематические и фондовые справочники, схе­мы НСА, проводить консультации.

Следует также обратить особое внимание на новые категории потребителей информации: политические партии, церковь и ре­лигиозные организации, фирмы и другие негосударственные струк­туры. Важно также следить за иностранными учебными, научны­ми и общественными организациями, по заданиям которых ве­дется работа исследователей в архивах. Учет их запросов важен для установления международных контактов и участия в международ­ных исследовательских проектах.

Анализ числа обращений по темам использования, по хроно­логии используемых документов; числа обращений к отдельным фондам и категориям фондов, а также числа обращений по видам источников позволяет судить о потребности общества в ретро­спективной документной информации.

Информационная потребность — это объективная необходимость получе­ния сведений, способных ответить на вопросы, возникающие в деятельности людей или учреждений.

Эффективность использования документов. Под эффективнос­тью использования понимают результативность применения по­требителем полученной им информации. Эффективность может измеряться в числовых величинах, например в рублях (сумма эко­номического эффекта, полученного от обращения к архивным документам). Однако, как правило, эффективность использова­ния измеряется в неколичественных показателях. О ней можно судить по качеству публикаций документов, по научному резо­нансу, вызванному исследованиями, подготовленными на основе изучения архивных источников.

Эффективность использования измеряется как в количествен­ных, так и в качественных показателях.

Количественными показателями являются:

отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения (по годам, пяти- и десятилет­ним периодам, за весь период работы архива). Под использован­ными делами в данном случае подразумеваются как дела, зака­занные исследователями, так и дела, затребованные архивиста­ми, например для исполнения запросов, подготовки выставок, теле- и радиопередач и др.;

отношения количества использованных дел к количеству ре­зультативно использованных дел (по годам или другим периодам). Под результативно использованными делами подразумеваются дела, из которых сделаны выписки, копии документов или под­готовлены публикации документов, дела, на которые имеются ссылки в научных исследованиях;

отношение количества учреждений, к которым архив обратил­ся с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказав­шими копии документов. Этот показатель отражает эффективность работы архива по инициативному информированию потенциаль­ных потребителей.

К неколичественным показателям относятся оценка качества пуб­ликаций документов архива, а также отклик научного сообщества на монографии, статьи и другие исследования, подготовленные на основе документов архива. Об этих показателях можно судить по рецензиям, дискуссионным статьям и другим источникам.

Не менее важным показателем является результативность ис­пользования — отношение общего числа заказанных дел к числу дел, из которых исследователями сделаны выписки, копии, пуб­ликации и т.д.

Вместе с тем об эффективности использования можно судить и по абсолютным величинам — количеству публикаций, подготовлен­ных по документам архива; по фондам; количеству ссылок в науч­ных работах на документы архива; количеству копий, снятых с до­кументов архива. Эти данные даются по годам, по фондам и т.д.

 

Кроме того, в абсолютных величинах, как правило, измеряют экономическую эффективность использования документов. Эко­номический эффект измеряется в рублях и подсчитывается потре­бителем информации, как правило, на основе его собственной методики.

Важным моментом анализа эффективности использования яв­ляется изучение отказов в предоставлении ретроспективной доку­ментной информации. Это могут быть отказы в выдаче заказанных исследователями дел, отрицательные ответы на запросы. Необхо­димо установить отношение заказанных дел к выданным, а так­же, самое главное, — причины отказов. Типология этих причин уже выявлена исследователями. К ним относятся:

отсутствие данных документов в архиве в случаях, если запрос является непрофильным для архива или документы выделены к уничтожению;

отсутствие сведений о документах в научно-справочном аппа­рате или искаженные сведения в научно-справочном аппарате (например, неверный шифр на каталожной карточке);

ошибки фондирования и профилирования (распределения до­кументов по архивам), когда исследователь дезориентирован вслед­ствие того, что в фонде хранятся документы других фондообразо-вателей и др.;

ошибки пользователя, не владеющего методикой архивной эв­ристики и не знакомого с системой НСА архива;

ограничение доступа к документам. Эта причина действует не только в случае засекречивания документов, но и в случае их пло­хого физического или санитарного состояния, а также в случае, если документы не описаны и хранятся в россыпи.

На основе анализа выясняются наиболее актуальные причины отказов для данного архива.

Формы учета документов. Результаты анализа использования до­кументов в архиве зависят от точности и аккуратности ведения форм первичного учета.

Существующая система унифицированной документации по ар­хивному делу предусматривает единые формы учета использова­ния РДИ, которые подразделяются на:

первичные;

обобщающие;

итоговые документы.

Ведение этих форм обязательно как в ведомственном, так и в государственном архиве.

Формы учета использования документов в архивах приведены в табл. 10.

П е р в и ч н ы е ф о р м ы учета и с п о л ь з о в а н и я доку-м е н т о в заполняются либо сотрудником отдела использования или читального зала, либо самим исследователем.

Таблица 10

 

 

 

Первичные формы учета использования документов	Обобщающие формы учета использования документов	Итоговые документы по учету использования
в ведомственном архиве	в государственном архиве
1. Журнал учета подготовленных информацион­ ных документов 2. Журнал учета культурно-про­ светительских и пропаганди­стских меропри­ятий (лекций, экскурсий, выставок) 3. Журнал регистрации выданных копий, архив­ ных справок и выписок из документов 4. Журнал или контрольная картотека учета социально-пра­ вовых запросов 5. Журнал регистрации исследователей и посещений читального зала	1. Карточка учета форм использования документов (выставка, экскурсия, лекция, ини­ циативная информация) 2. Карточка учета тем иссле­ дований в чита­ льном зале 3. Журнал регистрации пользователей (исследовате­ лей) в читаль­ ном зале. 4. Требования на выдачу дел 5. Личное дело пользователя (исследователя) (письмо учрежде­ ния или личное заявление о допуске в читальный зал, анкета пользо­вателя, заказы на выдачу опи­сей и дел, зака-	Сводные таблицы: работы архива по формам использования по годам; количества поступивших и исполненных запросов (по годам, пери­одам); к а т е -горий потреби­телей информа­ции (по годам); тематики исследований (по годам); количества публикаций по видам; количества использованных фондов (по годам) и дел (по фондам, по годам); количества выданных копий (по годам); и другие (на усмотрение архива)	Аналитические обзоры, науч­ные отчеты, заключения, графики, диаграммы (по годам, по архивам и т. д.)

Окончание табл. 10

 

 

 

Первичные формы учета использования документов	Обобщающие формы учета использования документов	Итоговые документы по учету использования
в ведомственном архиве	в государственном архиве
6. Книга выдачи дел из хранилища 7. Лист исполь­ зования дела 8. Личное дело исследователя (письмо орга­ низации, анке­ та исследова­ теля, заказы на выдачу дел и копирование)	зы на выдачу описей и дел, заказы на копирование документов). 6. Картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей (физических или юридических лиц) 7. Журнал письменных обращений граждан, посту­ пивших через приемную. 8. Карточка учета изданий архива 9. Лист использования дела

В процессе исполнения запросов граждан и организаций сотруд­никами отдела использования ведется картотека или журнал реги­страции запросов. Отдельная картотека (журнал) может вестись на запросы физических и юридических лиц; на запросы российских и иностранных пользователей; на социально-правовые запросы (в свя­зи с необходимостью контроля сроков их исполнения); на заявле­ния граждан, передаваемые через приемную, а не по почте. В кар­тотеке указываются фамилия, имя, отчество заявителя (или назва­ние учреждения, если это юридическое лицо); дата и регистраци­онный номер документа; вид запроса (тематический, персональ­ный, социально-правовой, консульский и др.); тематика, испол-

нитель, контрольная дата; содержание ответа; дата посылки ответа заявителю, номера использованных для ответа фондов и дел, при­ложения к ответу (копия, архивная выписка, перечень и др.), а также другие сведения. Для удобства заполнения журнала регистра­ции запросов целесообразно заранее разработать перечень тем за­просов (разумеется, примерный) и типологии запросов (виды за­просов). Записи в журнал (картотеку) регистрации запросов вносят­ся в момент получения запроса и после его исполнения. Если по разрешению директора архива срок исполнения запроса был про­длен, отметка об этом также делается в журнале (картотеке).

Из-за множества первичных форм учета пользоваться докумен­тами удобнее в читальном зале, где пользователь прежде всего знакомится с журналом регистрации пользователей читального зала, в котором он должен указать дату обращения в архив, свои фа­милию, имя и отчество и поставить подпись. После этого он предъявляет сотруднику читального зала письмо-отношение от учреждения или учебного заведения, в котором указана тема ис­следования, цель занятий и просьба разрешить работать в архиве. Если обращение в архив носит личный характер и письма-отно­шения нет, пользователя просят написать личное заявление на имя директора архива с изложением темы и цели занятий. При изменении темы исследования он должен написать новое заяв­ление. Иностранные исследователи могут быть оформлены или на основании письма зарубежной научной организации, или письма принимающей исследователя российской организации, или письма дипломатического представительства, или личного заявления. После этого исследователя ознакомят с правилами работы в читальном зале государственных архивов и предложат заполнить анкету исследователя. В анкете указывается фамилия ис­следователя, год рождения, место работы и должность, образова­ние, ученая степень и звание, тема и цель исследования, направ­ление использования, контактные данные. В конце анкеты ис­следователь должен дать расписку в том, что он обязуется не нарушать правил работы читального зала, ссылаться на все до­кументы архива, используемые в работе, предоставить архиву экземпляр исследования, не публиковать документы без догово­ра с архивом и т.д.

На каждого пользователя в читальном зале заводится личное дело, в которое включаются следующие документы:

официальное письмо или заявление с резолюцией директора архива о допуске в читальный зал;

анкета с обязательством пользователя о соблюдении правил работы с документами, в том числе содержащими конфиденци­альную информацию;

требования на выдачу описей и дел;

заказы на копирование документов.

 

Данные из личного дела пользователя в конце года для удоб­ства учета использования обобщаются и формализуются в специ­альной форме — карточке учета пользователей и тем исследований. В карточку вносятся тема исследования, фамилия, имя и отчество пользователя, номер личного дела, его должность, ученая сте­пень, звание, учреждение, которым командирован пользователь, время занятий, цель занятий, цель использования, номера всех использованных фондов и дел.

Как было сказано выше, для получения дел необходимо запол­нить требование на выдачу дел. Требование является не только доку­ментом, в котором фиксируются итоги вашей работы по эвристике (номер и название фонда, номер описи, номер дела, номер мик­рофильма, если он указан в описи, заголовок и крайние даты тре­буемых дел) и ставится виза, разрешающая выдачу дел, но также указываются причины отказа или отсрочки в доступе к делам. Тре­бование также является формой учета использования документов, поэтому необходимо внимательно отнестись к заполнению первой части требования, в которой должны быть указаны фамилия пользо­вателя, тема, цель использования и форма реализации информа­ции. Последние две группы сведений в современных требованиях уже перечислены, их следует только подчеркнуть.

При получении дела пользователь знакомится с листом исполь­зования дела, в заголовке которого приведено название дела и его архивный шифр. Лист использования дела является ценным ис­ториографическим источником, в котором указаны статьи, мо­нографии и труды видных деятелей науки, которые также зани­мались исследованием этой темы. Если лист использования чист, значит пользователь является первым, кто приступил к исследо­ванию данной темы.

Заполнять лист использования лучше, когда работа с делом уже закончена. В некоторых архивах дела не сдаются в хранилище, пока пользователь не заполнил лист использования каждого дела. В нем должны быть указаны дата использования, фамилия пользователя, характер использования (копирование, выписки, просмотр) и, хотя бы приблизительно, номера использованных листов.

Работа по копированию документов учитывается в специаль­ном журнале учета выдачи копий.

Издательская деятельность архива учитывается с помощью кар­точки учета изданий архива. В карточке учета изданий фиксируют­ся название издания, его тип и вид, названия учреждений, уча­ствующих в его подготовке, редколлегия, составители, выходные данные, тираж, сведения о рецензиях и др. Карточка ведется в издательском отделе.

Работа архива по проведению выставок, экскурсий, лекций, инициативному информированию регистрируется с помощью карточки учета форм использования документов. В карточке, со-226

ставляемой на каждое мероприятие (выставку, экскурсию, лек­цию, инициативное письмо и т.д.), указываются форма и цель использования, тема, место проведения мероприятия, дата, ко­личество посетителей, время звучания (для телепередач и т.д.), степень участия архива, вид подготовленного информационного документа, а также шифры использованных при подготовке ме­роприятий фондов и дел.

Наконец, по желанию архивиста могут вестись специальный журнал учета подготовленных информационных документов, жур­нал учета культурно-просветительских мероприятий, журнал реги­страции выдачи архивных справок, выписок и копий.

По окончании года сведения первичных учетных форм сумми­руются и анализируются. Для этого составляются о б о б щ а ю щ и е ф о р м ы учета и с п о л ь з о в а н и я д о к у м е н т о в. В государ­ственном архиве, где ведется большая работа по всем направле­ниям и формам использования, для всестороннего анализа этой работы рекомендуется создание специального отдела научной информации и использования, в который по окончании года дол­жны стекаться все первичные документы по учету использования (из читального зала, отдела публикации и других структурных подразделений), кроме листов использования дел, которые под­шиты в дело и находятся в хранилище. Но эта работа может про­водиться и в отделе использования.

На данном этапе составляются сводные статистические табли­цы. Следует отметить, что форма и состав данных этих таблиц в отличие от первичных форм учета использования нормативно нигде не закреплены, поэтому архиву следует самостоятельно решить, по каким направлениям использования документов важнее всего проанализировать д а н н ы е. Ч е м больше этих н а п р а в л е н и й, тем боль­шая предстоит работа. Каждый архив разрабатывает свою методи­ку, однако на основе изучения опыта нескольких архивов можно дать несколько рекомендаций:

следует наиболее исчерпывающе и полно разработать состав по­казателей каждой сводной таблицы и не изменять ее формуляра, по крайней мере, в течение ряда лет. В противном случае работа по составлению итоговых и сводных документов за несколько лет бу­дет осложнена: придется сводить воедино противоречивые показа­тели;

все сведения по каждому показателю сводных таблиц лучше суммировать за год (например, количество выставок за год, коли­чество выданных дел за год и т.д.), хотя существует ряд показате­лей, по которым интересно просчитать динамику в течение года (например, сезонные колебания числа посетителей читального зала). Вместе с тем, для того чтобы представить сколько-нибудь достоверную картину использования РДИ в архиве, следует при­вести сводные данные за 5 —10 лет, иначе вся трудоемкая статис-227

тическая работа окажется напрасной; для надежности можно ис­пользовать временные графики;

поскольку полноценный анализ использования документов в архиве — невероятно трудоемкая работа, необходимо приобрести компьютер и освоить статистические программы — электронные таблицы.

Приведем возможные сводные показатели по использованию документов, составленных в разных архивах: по данным Россий­ского государственного архива экономики (табл. 11) и по данным Российского государственного военного архива (табл. 12).

Таблица 11

 

Показатель	Характеристика показателя
Динамика поступления тематических запросов (за 30 лет) (1961-1990)	Количество поступивших запросов в год Количество запросов по темам Изучение истории войсковых частей, соединений, учреждений и военных предприятий Изучение истории населенных пунктов, районов и областей Создание и пополнение фондов и экспозиций, фондовая работа Запросы по вопросам реабилитации советских военных, партийных и государственных деятелей Увековечивание памяти погибших воинов
Основные статистические данные по использованию документов исследо­вателями в читальном зале (за 5 лет)	Общее количество выданных единиц хранения в год, в том числе дел; микрофильмов Средняя выдача дел на одного человека в год

Таблица 12

 

Показатель	Характеристика показателя
Количество обращений по целям исследо­вания (за 5 лет)	Число обращений за год; число взятых исследователями дел за год; число активно использованных дел за год (из которых сделаны выписки, копии); число не выданных дел за год
Категории потребителей информации	Органы управления, НИИ, учебные заведения, хозяйственные органы, учреждения армии, архивы, музеи, библиотеки

Продолжение табл. 12

 

Показатель	Характеристика показателя
Темы исследований	Ленин, его соратники История партии Национальный вопрос Социальные слои населения Государственное управление Планирование и ценообразование организации, издательства, прочее Финансирование Промышленность Сельское хозяйство Транспорт Лесное хозяйство Геология Связь Строительство и архитектура Внутренняя торговля Внешняя торговля Кооперация Заготовки Наука Культура, издательское дело Образование, НТИ, библиотеки, архивы Здравоохранение История учреждений Биография исторических личностей Армия
Виды использованных документов (за 5 лет)	Законодательные; Распорядительные; Материалы: нормативные информационно-аналитические Протоколы; Переписка: плановая отчетная первичная учетная; акты
Формы реализации информации (за 5 лет)	Научные цели: монографии; кандидатские диссертации; докторские диссертации; дипломы; доклады, статьи; сборники документов

Окончание табл. 12

 

Показатель	Характеристика показателя
	Народно-хозяйственные цели:
	отчеты по теме;
	перспективный план;
	аналитическая справка;
	служебный доклад;
	информационное письмо
	Другие формы использования:
	выставки;
	перечни, копии;
	радио-, TV-передачи;
	статьи для периодики
	всего
	всего по целям

Итоговые документы по учету и с п о л ь з о в а н и я д о к у м е н т о в (аналитические обзоры, отчеты по научным пла­нам) могут создаваться как в самом архиве, так и за его предела­ми (в органах управления архивным делом, ВНИИДАД, Росархи-ве). Если сводные статистические таблицы должны составляться в архиве ежегодно, то аналитические документы, составленные на основе таблиц, разрабатываются один раз в 5 —10 лет. Как правило, работа ведется в рамках отдельной научной темы. В итоговых доку­ментах анализируются данные таблиц, выделяются наиболее важ­ные тенденции использования и интерпретируются данные, уста­навливается зависимость между теми или иными показателями.