Нормативно-правовая база работы архива

Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе. Нормативно-правовую базу работы архива составляют по­мимо архивного законодательства, подробно рассмотренного в соответствующем разделе, нормы гражданского, администра­тивного и трудового права РФ, постановления и указы прави­тельства, ведомственные нормативные акты. К последним отно­сятся приказы Росархива, постановления ее коллегии, основ­ные правила работы государственных и ведомственных архивов,

Государственный архив

1. Положение об архиве (Устав архива)

2. Положение о структурном подразделении архива

3. Структура и штатное расписание архива

4. Смета расходов архива на год

5. Должностные инструкции сотрудников

Архив учреждения

1. Положение об архиве у ч р е ж д е -ния; положение о центральном отраслевом архиве; положение о центральном архиве министерства, ведомства; положение об объеди­ненном ведомственном (межве­домственном) архиве

2. Инструкция о службе доку-ментационного обеспечения управ­ления (ЦОУ) или инструкция по делопроизводству организации

3. Если в архиве учреждения есть подразделения — положение о структурном подразделении, на­пример положение об электронном архиве учреждения

4. Должностные инструкции сотрудников архива

 

ются на всех сотрудников, кроме директора архива и его замес­тителей.

Штатное расписание — перечень должностей учреждения (орга­низации) с указанием количества и размеров должностных окладов.

Все документы, кроме Положения об архиве и инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), под­писываются директором архива.

Положение (Устав) о государственном, центральном отрасле­вом архивах, центральном архиве министерства (ведомства) ут­верждается соответствующим органом управления архивным де­лом. Так, Положение об архиве учреждения, который является юридическим лицом, утверждается в государственном архиве, По­ложение об архиве учреждения и структурном подразделении — руководством этого учреждения.

Планирование в архиве

Планирование — деятельность по составлению планов, опреде­ляющих приоритетные задачи архива.

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны пре­вышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

Структурные подразделения имеются, как правило, в государ­ственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведом­ственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справоч­ного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов. За основу при разра­ботке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразде­лений для различных категорий архивных учреждений.

В государственном архиве помимо отделов создаются коллеги­альные совещательные органы, в работе которых принимают уча­стие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К та­ким органам относятся:

экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности докумен­тов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения дея­тельности архива;

научный совет (для координации исследовательской и изда­тельской работы);

комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).

Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо струк­турных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.

В архиве учреждения различные направления работы, как пра­вило, распределяются между сотрудниками.

Штатная численность работников архива определяется, исхо­дя из объема документов архива, хронологических границ, ста­туса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов суще­ствуют специальные формулы расчета штатной численности.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы (табл. 14).

Таблица 14

 

Государственный архив

Архив учреждения

1. План работы архива на год. 1.1. План научно- исследовательской работы архива на год*. 1.2. План научно-издательской работы архива на год* (приложение к годовому плану). 2. План структурного подразделения архива на год. 3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника. 4. Отчет о выполнении работы архива за год. 5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал). 6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал. 7. Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника. 8. Табель учета рабочего времени работников архива

1. План работы архива учрежде­ ния на год. 2. Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой). 3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой). 4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей — составляются по инициативе государственного архивов. 5. Отчет о выполнении годового плана архивом (в него вклю­ чаются сведения о выполнении планов-графиков). 6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал). 7. Табель учета рабочего времени

* Составляются по инициативе архива.

Планирование может быть текущим и перспективным. Перс­пективные планы (программы) составляются на долгосрочный период — 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квар­тал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве явля­ется план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития от­расли.

План работы архива состоит:

из введения;

текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

расчетной части (основных показателей плана работы на год);

предложений (плана научно-издательской и научно-исследо­вательской работы).

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управ­ления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому на­правлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Соответственно, самый важный отчетный документ — годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архи­ва могут прилагаться документы централизованного государствен­ного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения доку­ментов в организациях — источниках комплектования.

Работа с персоналом

Работа с персоналом предполагает прежде всего подбор со­трудников с соответствующей квалификацией, деловыми и, ко­нечно же, человеческими качествами для каждого участка и на­правления. Прежде всего, необходимо помнить основные требо­вания квалификационных справочников¹ в отношении основных категорий специалистов.

Заведующий архивом

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ве­дению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации.

Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, ре­гистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Ру-Квалификационный справочник должностей служащих. — М., 2001. — С. 37-38.

ководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

Инструктирует работников структурных подразделений о порядке фор­мирования, подготовки и сдачи дел в архив.

Контролирует своевременность поступления в архюв документов, за­конченных делопроизводством.

Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и времен­ного хранения.

Руководит работой по составлению описей дел ллгя передачи доку­ментов в государственные архивы, составлению актов ⁰б уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Организует работу по ведению учета документооборота и количестве дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в доку­ментах архива.

Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разра­ботке положений и инструкций по ведению делопроизводства и органи­зации архивного дела.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие ру­ководящие и нормативные документы вышестоящих 1и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственною систему дело­производства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, уч­реждения, организации; основы организации производства, труда и уп­равления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового рас­порядка; правила и нормы охраны труда.

Архивариус

Должностные обязанности. Осуществляет работу п. о ведению а р х и в -ного дела на предприятии.

Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, посту­пивших в архив.

Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет Правильность фор­мирования и оформления при их передаче в архив.

В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хране­ния, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государ­ственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хра­нения которых истекли.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по /документам, обес­печивает удобный и быстрый их поиск.

Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

 

Следит за состоянием документов, своевременностью их восстанов­ления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в поме­щении архива.

Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, име­ющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

Принимает необходимые меры по использованию в работе совре­менных технических средств.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; по­рядок составления описаний документов постоянного и временного хране­ния и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составле­ния отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; пра­вила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Кодификатор

Должностные обязанности. Ведет работу по подбору, хранению, сис­тематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и документов.

Выдает необходимые работникам предприятия законодательные и нормативные правовые документы.

Вносит в экземпляры законодательных и нормативных правовых до­кументов в соответствии с принятыми изменениями и дополнениями необходимые отметки.

Подготавливает заявки на размножение законодательных и норма­тивных правовых документов и рассылает их по структурным подразде­лениям предприятия.

Составляет перечень устаревших документов.

Ведет учет выдачи-возвращения документов.

Принимает необходимые меры по использованию в работе совре­менных технических средств.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, по­становления, распоряжения, приказы, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов делопроизводства, правил хранения законодательных и иных нормативных документов; принципы разработки классификаторов и порядок пользования ими; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы организации труда; пра­вила эксплуатации технических средств; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

В государственном архиве также предъявляются определенные требования к квалификации архивиста 1-й и 2-й категорий, веду-

щего специалиста и других сотрудников. Правильный подбор и расстановка кадров имеет очень большое значение для результа­тов работы.

Маркетинг в архивах

Информационный маркетинг. Для решения задач планирования работы руководство архива должно изучить информационные по­требности общества, состояние рынка информационных услуг в области архивного дела, спроса отечественного и зарубежного потребителя на архивную информацию.

В основе маркетингового исследования лежат такие показатели интенсивности и эффективности использования документов, как потребители информации, тематика исследований, запросов, пуб­ликаций, частота обращений к различным фондам.

Одним из направлений маркетинга является исследование цен на информационные услуги и спроса на мировом рынке ретрос­пективной документной информации. Основными информацион­ными услугами архивов являются копирование документов, про­дажа комплектов микрофильмов и микрофиш архивных докумен­тов, изданий документов и справочников на CD-ROM, созданий платных информационных ресурсов (машиночитаемых версий ис­торических источников в Интернет). Ценовую политику на рынке этих услуг определяют продуценты — производители и продавцы информации. Продуцентами могут быть как сами архивы, так и специальные фирмы, занимающиеся публикацией архивных до­кументов на технотронных носителях и продажей микрофильмов и микрофиш.

В отношении ценовой политики американские экономисты рекомендуют не предлагать редкие товары по низким ценам, а ограничить предложение микрографических товаров, установив высокие цены на них. Для повышения цен государственные архи­вы и библиотеки, которые должны продавать микрофильмы по фиксированной цене, пользуются услугами посреднических фирм, имея постоянный процент от продажи микрокопий фирмой.

Для того чтобы решить эти проблемы, существует механизм информационного маркетинга, который обеспечивает связь по­требителей ретроспективной документной информации с ее хра­нителями, устанавливает, в какой мере информационные услуги архива отвечают требованиям пользователя.

Информационный маркетинг в системе федеральной архивной службы — деятельность по изучению динамики информационно­го рынка и прогнозированию спроса потребителей на информа­ционные товары и услуги.

В современных условиях создания отечественного рынка ин­формации и выхода российских архивистов на мировой информа-

 

ционный рынок главная задача маркетинга — дать ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах и микро­копии архивных документов. Чем выше спрос на ту или иную информацию, тем выше ее цена.

Мировой рынок документной информации — совокупность информационных товаров и их потребителей во всех странах мира. Основные действующие лица на этом рынке — продуценты, или продавцы информации, и покупатели информации.

Вместе с тем задачи информационного маркетинга в архивах значительно шире вопросов ценообразования. Так, сведения о количественных характеристиках (числе посетителей, запросов и т.д.) необходимы для планирования работы архива, определе­ния его бюджета и штата. Сведения о качественной стороне ис­пользования (категориях пользователей, тематике исследований, доле использованных дел и формах использования и т.д.) помо­гают выявить ошибки в экспертизе ценности документов, а глав­ное — организовать всю работу по созданию и усовершенствова­нию справочников системы НСА. Разумеется, фонды, к которым наблюдается устойчивый интерес исследователей, нуждаются в более подробном НСА.

Платные услуги в архивах. Государственные архивы — феде­ральные, центральные, краевые, областные, муниципальные — относятся к госбюджетным организациям, и основным источни­ком их финансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Российской Федерации или муниципального образования. За счет государственного финансирования существуют и архивы уч­реждений и организаций государственной формы собственности.

Поскольку государственное финансирование, как правило, не обеспечивает всех расходов, связанных с нормальной работой ар­хивов (строительство и ремонт зданий архивохранилищ, покупка оборудования и компьютерной техники, оплата коммунальных ус­луг, оплата труда архивистов), архивам разрешена самостоятель­ная предпринимательская деятельность.

Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность ар­хива находилась в рамках закона, необходимо строго придержи­ваться документов, регламентирующих платные услуги, оказыва­емые архивом:

перечня платных услуг;

цен на платные услуги;

договора на коммерческое использование документов архива.

Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверж­дается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.

Перечень каждого архива составляется на основе «Номенк­латуры платных работ и услуг, выполняемых архивными уч­реждениями и организациями», который утверждается Росар-

хивом¹. Он предназначен для государственных, объединенных ве­домственных и межведомственных архивов.

В номенклатуре указаны услуги, за которые архивным учреж­дениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение «не мешает реализации основных задач и функций архива». Ниже приводится перечень платных и бесплатных услуг архива (табл. 15).

В каждом архиве с учетом его возможностей и штата на основе данной номенклатуры составляется свой перечень услуг. Архив впра­ве сам определять льготные категории пользователей: пенсионе­ры, детские дома и т.д.

По каждому пункту перечня платных услуг необходимо рас­считать их цену. Список цен на платные услуги утверждается ди­ректором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости ра­боты (расход материала, оплата труда и другие расходы), суще­ствующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе, ар­хив имеет право назначить свободную, т.е. любую цену.

Цена на услуги должна иметь экономическое обоснование в соответствии с методическими рекомендациями Росархива².

Если пользователь собирается реализовать проект, предполага­ющий получение прибыли за счет использования архивных доку­ментов (так называемое коммерческое использование), с ним сле­дует заключить лицензионный договор.

При заключении договора на коммерческое использование докумен­тов архива за основу берется «Временное положение об использова­нии документов государственного архива и центра хранения доку­ментации в коммерческих целях», разработанное Росархивом.

Лицензионный договор заключается между архивом и пользо­вателем на определенный срок. Он закрепляет права, обязатель­ства и ответственность сторон.

Основанием заключения договора является оформленное заяв­кой намерение пользователя, а также следующее инициативное предложение государственного архива:

публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах;

экспонировать архивные документы на платных выставках;

использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах при подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей;

использовать архивные документы в имущественно-хозяйствен­ных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических раз­работках и технических, в том числе градостроительных проектах;

создавать тематические базы данных.

Последнее издание Номенклатуры было утверждено в 1993 г.

² Расчет свободных цен на работы и услуги, выполняемые архивными учреж­дениями и организациями. — М., 1990.

 

9 Архивоведение

Таблица 15

Услуги, предоставляемые архивом бесплатно	Примеры из перечня платных услуг
Социально-правовые запросы граждан: о подтверждении трудового стажа; размеров заработной платы; прохождении военной службы; участии в партизанском дви­жении; избрании на выборные долж­ности; награждении орденами и меда­лями, присвоении званий; нахождении на излечении; получении образования; репрессиях, раскулачивании, лишении избирательных прав; пребывании в концлагерях, насильственном вывозе в Герма­нию в годы Великой Отечест­венной войны	Социально-правовые запросы граждан: о наследовании имущества; родственных связях. За изготовление нескольких экземпляров архивных копий и почтовые отправления
Обслуживание в читальном зале архива в общем порядке	Обслуживание в читальном зале архива по специальному договору: срочное представление дел; предоставление дел в коли­честве большем, чем установ­лено правилами работы читаль­ного зала; тематическое выявление дел архивистами; работа в читальном зале в часы, не предусмотренные расписанием
Предоставление документов во временное пользование орга-низациям-фондообразователям для служебного пользования	Предоставление документов во временное пользование (не фондообразователям), в том числе для экспонирования на выстав­ках, в телепередачах, для кино­съемок и т. п.
Копирование или выявление документов для органов прокура­туры, суда, МВД и ФСБ, Комис­сии по реабилитации жертв поли­тических репрессий, для	Использование следующих документов: тематическое выявление доку­ментов и дел, в том числе с по­мощью ЭВМ (за исключением

 

Услуги, предоставляемые архивом бесплатно	Примеры из перечня платных услуг
органов представительной и исполнительной власти	выявления дел для органов власти, управления, суда, прокуратуры для их служебной деятельности); исполнение генеалогических запросов, запросов по истории учреждений и организаций; подготовка и проведение выставок документов, проведение уроков, экскурсий по архиву, лекций, тематических вечеров и др.; копирование документов; подготовка публикаций документов; создание баз данных по доку­ментам архива и другие услуги
Организационно-методическое руководство организацией до­кументов в делопроизводстве и работой архивов государ­ственных учреждений и пред­приятии — источников комплектования	Совершенствование документа-ционного обеспечения управле­ния, организации и совершенст­вование работы архивов: разработка перечней документов, номенклатуры дел, указателей видов документов; инструкции о документационном обеспечении деятельности аппарата управления, положения об экспертной к о м и с с и и, положения об архиве учреждения и др.; проектирование автоматизи­рованных информационных систем; составление исторических спра­вок о фондообразователях и др.
Научно-техническое информирование архивных учреждений	Научно-исследовательская работа по основным направлениям деятельности архивных учреждений, научно-техническое информирование: проведение научно-исследова­тельских и опытно-конструктор­ских работ

Услуги, предоставляемые архивом бесплатно

Продолжение табл. 15

Примеры из перечня платных услуг