Основы архивной эвристики

Эвристика (от греч. heurisko — отыскиваю, открываю) — на­ука, изучающая методы получения нового знания (эвристиче­ские методы), а также процесс продуктивного творческого мышления.

Архивная эвристика — направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документальных богатств ар­хивов в интересах общества и исторической науки, а также ос­новные приемы атрибуции документов. Основной задачей архив­ной эвристики является поиск документной информации как для учреждений, предприятий и организаций, так и для исследова­тельской работы специалистов по выявлению в архивах, библио­теках и музеях источников по теме.

Для выполнения этой задачи архивной эвристики необходимы:

1) наличие научных принципов организации Архивного фонда рФ и формирования хранящихся в архивах документов;

2) организация современного Архивного фонда РФ как целос­тной системы государственных и ведомственных хранилищ оп­ределенного профиля архивов учреждений;

3) существование системы учетного и научно-справочного ап­парата государственных архивов.

Каждому, кто работает в архиве, необходимо знание методики поиска информации по архивным справочникам. Основными эта­пами поиска документов являются:

1) установление фондообразователей, в деятельности которых
•могли возникнуть материалы, содержащие интересующую иссле­
дователей информацию;

2) поиск на межархивном уровне, на котором следует устано­вить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;

3) поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в ко­торых отложились нужные документы;

4) поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц х р а н е н и я. Если к д а н н о м у фонду составлено несколько опи­сей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи;

5) поиск на уровне дела, документа, документной информации.

Поиск первичной документной информации начинается с оп­ределения архивного шифра — совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива. При поиске документа в делопроизводстве роль архивного шифра играет регистрационный номер документа, а если доку­мент исполнен и подшит в дело — индекс дела по номенклатуре. В архиве учреждения шифр несколько удлиняется — он состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по годовому разделу сводной описи дел постоянного или долговременного хранения, Дел по личному составу, номера листа. В государственном (муници­пальном) архиве архивный шифр складывается из названия архи­ва, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа. Архивный шифр обязательно должен быть проставлен в тре­бовании на выдачу дел, заполняемом исследователем в читаль­ном зале. Кроме того, шифр может включать в себя дополнитель­ные элементы информации — часть или том описи, номер короб­ки или картона и др. Сотрудник архивохранилища, в которое по­ступило требование, по шифру может найти любое дело с помо­щью топографического указателя. Таким образом, самое главное в Поиске — точно установить архивный шифр.

 

 

сей, поэтому существенное значение имеет не только № дела, но и № описи.

Описи дел структурных подразделений нумеруются следующим образом, например 5п—81, где 5 — номер структурного подразде­ления; буква обозначает категорию документов (п — постоянного хранения, в — временного хранения, л/с — по личному составу и т.п.), а 81 — последние цифры года, когда дело было закончено делопроизводством. Номер дела ставится на обложке карандашом, так как, когда дела передаются в архив учреждения, то там на основе описей дел структурных подразделений составляется годо­вой раздел сводной описи дел учреждения.

После п е р е д а ч и д е л в архив учреждения по описи, один экземпляр описи остается в структурном подразделении. В архиве учреждения ежегодно составляется также несколько сводных опи­сей (дел постоянного хранения, долговременного хранения, по личному составу и т.д.), где дела всех структурных подразделений имеют общую валовую нумерацию, поэтому номер дела в описи дел структурного подразделения отличается от номера того же дела в сводной описи учреждения. Номер дела проставляется на обложке дела чернилами после утверждения сводной описи дел учреждения на ЭК организации и согласования ее с ЭПК архи­вного учреждения (для государственных и негосударственных уч­реждений, заключивших договор с государственным архивом). Од­нако и этот номер не является окончательным — на дела постоян­ного хранения и дела по личному составу составляются так назы­ваемые законченные описи дел. Количество дел в законченной описи, как правило, не должно быть меньше 1000, поэтому в законченную опись включаются дела учреждения за несколько лет. В законченной описи дела учреждения за несколько лет также ну­меруются в валовом порядке. По законченным описям дела пере­даются в государственный или объединенный архив учреждения и хранятся уже там.

Чтобы не запутаться в архивных шифрах, на обложке дела, в описи дел структурного подразделения и сводной описи дел уч­реждения обязательно проставляется индекс дела по номенклату­ре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточ­ке документа. На него и следует ориентироваться при поиске.

Основными справочниками в архиве учреждения являются свод­ные описи дел постоянного и долговременного хранения, состав­ляемые ежегодно (см. раздел 6.3. «Архивные описи»).

Остановимся на последовательности поиска нужного документа.

Сначала нужно просмотреть заголовки единиц хранения и вы­писать нужные цифры, затем, обратившись к топографическому указателю, разыскать дело. Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателя­ми к описи — предметным, именным, географическим и други-

ми. Однако, как правило, в архив учреждения поступают запро­сы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвер­дить точные данные (например, дату и номер приказа о приеме на работу и увольнении сотрудника). Описи, раскрывающие со­держание документа на уровне единицы хранения, как правило, недостаточно подробны для такого поиска, поэтому целесообраз­но воспользоваться картотеками и каталогами архива учрежде­ния, где, как правило, информация описывается подокументно. Основу каталога составляет регистрационно-контрольная карто­тека (Р К К), которая должна передаваться в архив учреждения вме­сте с делами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хра­нения. В архиве картотека подвергается экспертизе: из нее изыма­ются карточки документов, не подлежащих хранению; остальные карточки снабжаются указанием на архивный шифр дела по свод­ной описи учреждения. Картотеки пересистематизируются, к ним составляются предметные указатели. Особенно большое значение в работе архива учреждения имеет картотека документов по личному составу. Кроме того, здесь могут быть представлены картотеки на на­учно-техническую документацию, по истории учреждения и др.

В автоматизированных системах делопроизводства регистрационно-контрольные базы данных за истекший делопроизводственный год, как правило, сохраняются полностью. Поэтому в регистрационной карточке таких систем помимо индекса дела по номенклатуре проставляется срок хранения и место хранения документа, предусматривается поле для ар­хивного шифра.

Если необходимы документы более чем десятилетней давно­сти, то, чтобы убедиться, что они не уничтожены, следует вни­мательно изучить протоколы заседаний Экспертной комиссии уч­реждения и прилагаемые к ним акты о выделении на уничтоже­ние дел. Если дела переданы в государственный архив, поисковая работа будет продолжена самим учреждением. Чтобы поиск доку­ментов, хранящихся в государственном архиве, увенчался успе­хом, необходимо представлять себе систему НСА к документам Архивного фонда РФ¹.

7 .5.2. Поиск документов в государственном архиве

Рассмотрим последовательно этапы поиска ретроспективной документной информации (РДИ).

На п е р в о м э т а п е информационного поиска следует уста­новить, в фондах каких учреждений, организаций или хранилищ могли отложиться документы по теме исследования.

Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат: Краткий справочник. — М., 1994.

 

Для этого необходимо вспомнить принципы классификации документов на уровне Архивного фонда РФ, в соответствии с которыми все архивы делятся на исторические (хранящие доку­менты эпохи феодализма и капитализма), комплектующиеся (хра­нящие документы эпохи социализма и постсоциалистического периода) и архивы, хранящие документы всех эпох в отдельных хранилищах. Кроме того, существуют архивы, хранящие документы общенационального значения (федеральные архивы), и архивы субъектов Федерации (областные, краевые, муниципальные, рай­онные). Для хранения документов на специальных носителях су­ществуют архивы научно-технических документов (НТД) и ки-нофотофонодокументов (КФФД). Наконец, профиль архива иногда определяется принадлежностью документов к отраслям государ­ственной и общественной деятельности, поэтому существуют ар­хивы народного хозяйства, литературы и искусства, военно-ис­торические архивы, архивы общественных движений¹.

Д о к у м е н т ы по п о л и т и ч е с к о й истории, государствен­ной власти и управлению следует искать в фондах высших орга­нов государственной власти, центральных органов государственного уп­равления — Государственного Совета, Государственной Думы, Комитета Министров, Совета Министров, Сената, Синода, приказов, коллегий и министерств, отложившихся в РГИА. Фонды высших органов власти и управления советского государства — ВЦИК, СНК, Верховного Совета, Совета Министров, наркоматов и министерств СССР и РСФСР — отложи­лись в ГАРФ. Однако исследование вопросов политической истории совет­ского периода в силу особенностей советской политической системы не­возможно без привлечения фондов Политбюро ЦК КПСС [РСДРП— РКП(б)—ВКП(б)] в РГАСПИ, архиве Президента РФ; секретариата ЦК КПСС, аппарата ЦК КПСС в РГАНИ, поскольку важнейшие решения по вопросам внутренней и внешней политики принимались партийным ру­ководством. К сожалению, документы высших органов КПСС еще не скоро станут в полном объеме доступны исследователям.

Д о к у м е н т ы по истории м е с т н о г о у п р а в л е н и я и ад­м и н и с т р а ц и и отложились в фондах воеводских канцелярий, канце­лярий губернатора (генерал-губернатора, военного губернатора), губерн­ского правления, наместничеств, земских и городских управ, губерн­ских, уездных, волостных, областных, окружных, районных исполко­мов советов народных депутатов, хранящихся в государственных и му­ниципальных архивах субъектов РФ. Исследование истории местного уп­равления советского периода также нуждается в привлечении материа­лов фондов областных, краевых, районных, городских комитетов К П С С, которые зачастую подменяли советские органы на местах. Эти фонды хранятся ныне в государственных архивах.

Приступая к и с с л е д о в а н и ю по и с т о р и и э к о н о м и к и, сле­дует помнить, что далеко не все документы по этой теме хранятся в

¹ Точные сведения о сети государственных архивов можно получить на офи­циальном сайте Федеральной архивной службы «Архивы России».

Российском государственном архиве экономики (РГАЭ), хотя он так и называется. РГАЭ хранит документы высших и центральных органов уп­равления экономикой с 1917 года — В С Н Х, Госплана С С С Р, Ц С У С С С Р, Государственного комитета по науке и технике, экономических нарко­матов и министерств, государственных деятелей и руководителей ведомств. Вместе с тем значительная часть документов по истории промышленно­сти, строительства, транспорта, из фондов проектных, конструкторских организаций, научно-производственных объединений советского пери­ода отложилась в материалах РГАНТД и его филиала. (Конечно, они пе­рекликаются с документами фондов ВЦИК и С Н К С С С Р, хранящихся • в ГАРФ.) Документы по истории экономики России периода феодализ­ма и капитализма отложились в фондах Поместного, Разрядного, Си­бирского, Посольского и других приказов, Сената, коллегий Экономии, Вотчинной, Берг-, Мануфактур-, Камер- и Коммерц-коллегии, Глав­ного Магистрата, Поместно-вотчинного архива (РГАДА), Министерства финансов, Министерства земледелия, Министерства путей сообщения; Министерства торговли и промышленности, Департамента торговли и мануфактур, Департамента земледелия, Горного департамента, Коми­тета по техническим делам, Главной палаты мер и весов, Сельскохозяй­ственного ученого комитета, Вольного экономического общества и др. (РГИА). В РГИА также отложились материалы фондов крупнейших бан­ков, акционерных обществ, товариществ и предприятий, национализи­рованных в 1918—1921 гг. Фонды губернских статистических комитетов, фабричных инспекторов, казенных палат, управлений государственным имуществом, губернских по крестьянским делам присутствий, местных промышленных предприятий, колхозов, машинно-тракторных станций (МТС), союзов кооперации отложились в государственных и муници­пальных архивах субъектов Федерации.

Особенностью и с с л е д о в а н и я о б щ е с т в е н н ы х движений является тот факт, что материалы по истории политических, нацио­нальных, религиозных организаций, как правило, откладываются в фон­дах политического сыска, полиции, жандармерии — Преображенского, Разрядного приказов, Тайной канцелярии, Тайной экспедиции Сената (РГАДА); Верховного уголовного суда по делу декабристов, III отделе­ния Собственной Его Императорского Величества Канцелярии, Депар­тамента полиции МВД, охранных отделений Москвы и Санкт-Петер­бурга, жандармских управлений (ГАРФ). Справедливо это, до некоторой степени, и для общественных движений советского периода: сведения об оппозиции и инакомыслии можно найти в фондах органов суда, про­куратуры (судебно-следственные материалы политических процессов), органов идеологического надзора и цензуры (ЦК КПСС и его отделов; ЦК В Л К С М, первичных партийных и комсомольских организаций). Э т и Материалы хранятся в ЦА ФСБ (архивно-следственные дела), централь­ных и местных архивах К П С С, переданных в 1991 г. в ведение Федераль­ной архивной службы России. Бывшие партийные архивы занимаются Комплектованием фондов общественных движений второй половины 1990-х гг., поэтому некоторые из них называются архивами обществен­ных движений. Фондов общественных организаций на государственном ^Ранении немного — кооперативные, благотворительные, культурные.

 

Фонды политических партий, ассоциаций, профсоюзов отложились в ГАРФ (например, фонды «Союза 17 октября», конституционно-демок­ратической партии, партии социалистов-революционеров (эсеров), Все­российского крестьянского союза, Союза русского народа и др.). Доку­менты по истории РСДРП — РКП(б) — ВКП(б), а также документы партий и групп, входивших в РКП(б) и союзных с ней, отложились в РГАСПИ и местных хранилищах, ранее принадлежавших архивному фонду КПСС. Кроме того, на государственном хранении отложились фонды благотворительных организаций (Московский славянский благо­творительный комитет, Общество попечения о тюрьмах, Исполнитель­ный Комитет союза обществ Красного Креста и полумесяца в ГАРФ, Общество для пособия нуждающимся сценическим деятелям в РГАЛИ). Фонды общественных организаций советского периода в ГАРФ и архи­вах субъектов Федерации, как правило, представлены фондами профсо­юзов, кооперативных организаций, добровольных спортивных обществ, отделений общества «воинствующих безбожников», Д О С А А Ф и др. Фон­дов оппозиционных и диссидентских организаций на государственном хранении фактически нет, ими комплектуются Московские, Санкт-Пе­тербургские и другие общественные архивы — общества «Мемориал», архив Андрея Сахарова, Центр документации «Народный архив».

И с с л е д о в а н и я в области истории культуры и искус­ства, как правило, требуют привлечения материалов из фондов лично­го происхождения деятелей культуры, а также из фондов общественных организаций — театральных, литературных, музыкальных, художествен­ных, творческих союзов, обществ, объединений, студий, училищ, клу­бов. Около 3 тысяч фондов хранятся в РГАЛИ. Однако, как было сказано выше, для личных фондов характерна высокая степень раздробленности. Большое количество фондов деятелей литературы и искусства и обще­ственных организаций в области культуры хранится в отделах рукописей (ОР) библиотек и музеев — ОР Российской национальной библиотеки, Институте истории русской литературы — ИРЛИ (Пушкинский дом); ОР библиотеки РАН в Санкт-Петербурге; Музея книги; в отделе руко­писей Государственной Третьяковской галереи, Государственного цент­рального музея музыкальной культуры им. М.М.Глинки, Государствен­ного Русского музея, Государственного центрального театрального му­зея им. А. А. Бахрушина, Государственного Литературного музея. Документы о политике правительства в области культуры и образования отложились в фондах Комитетов по делам искусств при СНК СССР и РСФСР, его от­делов и управлений, Народного комиссариата просвещения Р С Ф С Р, М и -нистерства культуры С С С Р и его отделов и управлений, Государственной академии художеств, Государственной академии искусствознания; Госу­дарственного комитета СССР по кинематографии и др., хранящихся в Российском государственном архиве литературы и искусства.

Очень ценную информацию содержат фонды цензурных учреждений: Московского комитета по делам печати — ЦГИАМ; Главлита — ГАРФ-И с с л е д о в а н и я по и с т о р и и н а у к и требуют привлечения ма­териалов из личных фондов деятелей науки (Центральный архив Рос­сийской академии наук в Москве, Санкт-Петербургское отделение ар­хива РАН; архивы отраслевых институтов и территориальных отделений

РАН). Кроме того, важным является привлечение фондов научных об­ществ — Всесоюзного общества почвоведов, Всесоюзного биологичес­кого общества, Всесоюзного гидробиологического общества; Всесоюз­ного физиологического общества им. Павлова (МО архива РАН); Всесо­юзного ботанического, минералогического, химического и других об­ществ (архив РАН, Санкт-Петербургское отделение), московских ну­мизматического и археологического обществ (отдел письменных источ­ников Государственного исторического музея), Общества истории и древ­ностей (отдел рукописей Российской национальной библиотеки), а так­же научно-технических обществ, обществ изобретателей и рационализа­торов, фонды центральных правлений которых хранятся в ГАРФ, а мест­ных отделений — в государственных архивах субъектов Федерации.

Свои особенности имеет поиск информации при и с с л е д о в а н и я х б и о г р а ф и ч е с к о г о характера. К ним относятся историко-биогра-фические и генеалогические исследования, а также поиск документов по личному составу при исполнении социально-правовых запросов. Ис-торико-биографические и генеалогические исследования требуют при­влечения документов, содержащих персональную информацию. Для это­го прежде всего следует установить, нет ли на хранении личного фонда данного деятеля, семейного фонда, фондов коллег и соратников, в кото­рых могли отложиться его документы. В дальнейшем методика поиска для всех трех типов биографического исследования является единой — следу­ет связать моменты человеческой жизни с государственными структура­ми и их фондами.

Генеалогические исследования требуют привлечения материалов, со­держащих сведения о рождении, крещении, бракосочетании, венча­нии, смерти, отпевании, записи в сословие, учебе и трудовой деятель­ности, имуществе, службе в армии, наградах, подданстве, переселе­нии, нахождении под судом, репрессиях и др. Иногда термин «генеало­гический источник» применяют к документам, которые содержат ин­формацию о нескольких поколениях семьи, например метрические книги, городские обывательские книги, анкеты и личные дела рабочих и служащих.

Документы, содержащие генеалогическую информацию, как прави­ло, откладывались в фондах приходских церквей, но не кафедральных соборов и монастырских церквей.

После установления основных фактов жизни человека следует пред­положить, что он получил образование и работал. Если известны учеб­ное заведение, где он учился, и присутствие, где он работал, можно попытаться найти их фонды и в них личное дело человека.

Если учебное заведение и присутствие неизвестны, следует выяснить, к какому сословию он принадлежал, поскольку фонды органов сослов­ного управления содержат ценную генеалогическую информацию.

Сведения о предках можно получить в фондах судебных органов, в фондах губернского правления, канцелярии генерал-губернатора или уездного полицейского управления, в фондах переселенческих управле­ний или уездных полицейских управлений.

Источниковая база генеалогических исследований советского пери­ода отличается сравнительной бедностью. С одной стороны, при отборе

документов на хранение приоритетными всегда были интересы госу­дарства, а не человека. С другой стороны, до сих пор действует 75-лет­ний срок хранения документов по личному составу в учреждениях. На государственное хранение документы этой категории принимаются толь­ко в том случае, если учреждение было ликвидировано без правопре­емника.

Так, например, на государственном хранении почти нет фондов ЗАГСов, поэтому установить элементарный факт рождения или смерти человека порою бывает непросто.

Однако говорить о полном отсутствии генеалогических источников советского периода на государственном хранении было бы несправедли­во. Если известно место работы человека, можно попытаться разыскать фонд учреждения и в нем — личное дело сотрудника. Сведения о миллио­нах людей, подвергшихся репрессиям, можно найти в фондах исполни­тельных комитетов местных советов (списки раскулаченных и лишенных избирательных прав граждан). Архивно-следственные дела подвергшихся политическим репрессиям в 1990-е гг. начали передаваться из архивов местных управлений Ф С Б и ЦА Ф С Б в государственные архивы. Сведе­ния об эвакуированных в годы Великой Отечественной войны гражданах можно почерпнуть в фондах переселенческих отделов исполкомов или уполномоченных по эвакуации. Сведения о погибших, пропавших без вести в годы Великой Отечественной войны можно обнаружить с помо­щью автоматизированной поисковой системы «Книга памяти», создан­ной на основе данных Центрального архива Министерства обороны (ЦАМО), Военно-медицинского музея, Министерства обороны, РГАВМФ и местных военных комиссариатов.

Запросы генеалогического характера требуют больших трудовых зат­рат, поэтому для облегчения поиска архивисты создают дополнитель­ные справочники по документам, содержащим информацию персональ­ного характера.

Важнейшей задачей Федеральной архивной службы России является исполнение социально-правовых запросов учреждений и граждан. Для ус­пешного выполнения этой задачи необходимо овладеть методикой поис­ка документов по личному составу — анкет, автобиографий, послужных списков, характеристик, личных дел, личных карточек, ведомостей о выдаче заработной платы, приказов, списков награжденных и др.

Во-первых, следует помнить о том, что значительная часть докумен­тов по личному составу находится на хранении не в государственных архивах, а в архивах учреждений.

Во-вторых, для успешного розыска личного дела необходимо знать дату увольнения заявителя и последнее место его работы. Далее архиви­сту придется восстановить всю историю учреждения и его фонда. Ведь личное дело могло путешествовать как вместе с человеком, меняющим работу в рамках ведомства, так и вместе с архивом. История советского госаппарата богата слияниями, переименованиями, разукрупнениями и реорганизациями. Ведомственные архивы предшественников должны были передаваться учреждению-преемнику.

Если личное дело в силу особенностей кадрового делопроизводства многократно передавалось из организации в организацию, не стоит за-216

бывать о том, что по месту работы человека могли отложиться и другие документы — приказы, распоряжения, списки, ведомости о зарплате.

В поиске документов по личному составу используются справочники — каталог по истории государственных учреждений, картотеки документов по личному составу, специальные памятки.

При и с с л е д о в а н и и к о н к р е т н о г о учреждения следует найти фонд данного учреждения. Если фонд не сохранился, следует ус­тановить, кому подчинялось данное учреждение: возможно, сведения о нем отложились в фонде вышестоящей организации.

Для частных предприятий в области торговли и промышленности материалы могли отложиться в фондах органов, ведавших их регистра­цией и выдававших разрешение на открытие — канцелярии губернатора или генерал-губернатора (первой половины XIX в.), канцелярии градо­начальника (второй половины XIX в.). Большое значение имеют фонды губернских и уездных земских управ, фабричных инспекций, губернских статистических бюро. Следует обратиться также к фондам Городской Думы, осуществлявшей сбор налогов.

И с с л е д о в а н и я для проведения р е с т а в р а ц и о н н ы х ра­бот требуют строительной документации, описаний зданий. В губерн­ских городах описание и планы строения можно найти в фондах Город­ской Думы и Городской Управы (оценочного отделения, занимавшего­ся сбором налогов с недвижимости); Губернского правления, строитель­ное отделение которого утверждало проекты сооружений; Московского археологического общества, дававшего разрешение на перестройку па­мятников до XVIII в., в фондах кредитного общества и страховых об­ществ. Документацию о памятниках церковного зодчества можно найти в фондах церквей и монастырей, викариев, уездных духовных правле­ний, губернских духовных консисторий, и, наконец, Священного Си­нода, куда проекты церковных зданий поступали на утверждение (РГИА).

Исследования по истории ментальности, образа жизни и быта сталкиваются с бедностью источниковой базы. Ма­териалы по данной тематике отложились в личных фондах (дневники, письма), интересный материал дают фонды судебных и следственных учреждений. За советский период ценным источником такого рода являются письма и заявления граждан в общественные приемные, редакции журналов и газет. К сожалению, на государственном хране­нии оказались лишь случайные выборки, так как срок хранения доку­ментов этой категории не превышает 3-5 лет. Вообще, массовые ис­точники личного происхождения, повествующие об образе жизни, взглядах и представлениях «рядовых участников движения», в силу принятых в советском архивоведении критериев экспертизы ценности документов в государственных архивах сохранялись плохо. Значительно полнее они представлены в отделах рукописей музеев. Сейчас отноше­ние архивистов к документам «маленького человека» изменилось.

На втором этапе и н ф о р м а ц и о н н о г о поиска сле­дует выяснить номера и названия архивных фондов, хранящих нужные документы. Если круг необходимых фондов уже намечен, следует внимательно изучить последнее издание путеводителя (или

краткого справочника) по фондам нужного архива. Затем в архи­ве необходимо узнать, возможен ли доступ к фондам и научно-справочному аппарату к ним. Необходимо помнить, что система справочников каждого архива, несмотря на единые принципы со­здания НСА, имеет свои особенности, так как она формирова­лась исторически в течение столетий — нет двух архивов с одина­ковым набором справочников. Особенно это своеобразие касается дополнительных справочников (картотек, указателей, обзоров, тематических перечней). Поэтому прежде всего следует узнать об особенностях системы НСА данного архива.

В некоторых федеральных архивах графическая схема НСА помещена в читальном зале. Узнав, что по теме вашего исследования имеется ката­лог, картотека, обзор, указатель, вы существенно сэкономите время по­иска. В читальном зале вам предложат путеводитель по архиву и картоте­ку фондов, в которой можно уточнить номера нужных фондов, количе­ство описей к фонду, но если их несколько сотен, вам скорее всего понадобится номер описи. Номера и названия описей вы можете узнать из картотеки фондов или реестра описей. Теперь можно приступать к следующему этапу поиска, заказав у сотрудника читального зала самый главный справочник — архивную опись.

На третьем этапе и н ф о р м а ц и о н н о г о п о и с к а не­обходимо выяснить последний элемент архивного шифра, кото­рый необходим для заполнения требования, — номер единицы хранения. Это очень трудоемкая работа, в процессе которой пред­стоит изучить многочисленные описи, состоящие из тысячи заго­ловков. Для архивистов сейчас появилась возможность для про­смотра заголовков прибегнуть к помощи ЭВМ, однако лишь не­многие архивы (например, ГАРФ), предоставляют электронные справочники пользователям. Облегчить работу могут указатели к описи, например внутрифондовый указатель, хотя они, как пра­вило, содержат лишь рубрику, подрубрику и шифр, а также обзо­ры к интересующим фондам.

Выяснив номер фонда, описи и дела, можно составить требо­вание на выдачу дел.

Однако третий этап поиска этим не ограничивается. Во-пер­вых, описи далеко не всегда достаточно информативны. Во-вто­рых, помимо номера дела необходимо знать номера листов, ко­личество которых в деле может достигать значительного количе­ства, и если не знать номера листа, необходимо будет ознако­миться с каждым из них. Это также трудоемкая работа, для избе­жания которой следует обратиться к системе каталогов архива — систематическому, предметному, именному, географическому, каталогу по истории государственных учреждений.

На четвертом этапе и н ф о р м а ц и о н н о г о поиска (на уровне группы документов дела, документа и части докумен­та) особое значение имеют вспомогательные справочники-указа-218

тели к документам, предметный каталог, тематические обзоры, перечни картотеки.

Предметный каталог, указатели к документам, именные кар­тотеки архива зачастую создаются на базе переданных на хране­ние делопроизводственных картотек. Иногда карточки содержат ссылку на делопроизводственный номер или шифр дела в архиве учреждения. Такие карточки нуждаются в перешифровке по спе­циальным переводным таблицам, поэтому выписанный шифр сле­дует проверить у дежурного по каталогу.

Осуществляя поиск на этом уровне, следует помнить о том, что даже в пределах одного архива качество, информативность, набор элементов описания, наполнение справочного аппарата могут быть неравноценными. Даже отдельные части фондов, име­ющие самостоятельные описи, могут иметь различный набор эле­ментов описания и справочный аппарат. Это объясняется диффе­ренцированным подходом к описанию документов.