| № п.п. | Процедура | Трудоёмкость | Периодичность | |||
| До внедрения проекта | После внедрения проекта | |||||
| чел.-час. | уд. вес, % | чел.-час. | уд. вес, % | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1. | Проводка платёжных поручений (п/п) | 33,5 | 47% | 45% | 250 п/п в день | |
| 2. | Формирование баланса | 6% | 3,5 | 6% | 1 раз в день | |
| 3. | Формирование и отправка реестров в РКЦ | 7% | 7% | 4-5 раз в день | ||
| 4. | Ответы на запросы клиентов | 3% | 2% | 10-15 писем в день | ||
| 5. | Получение выписок из РКЦ и распечатка п/п по приходу | 1,5 | 2% | 2% | 1 раз в день | |
| 6. | Открытие расчётных счетов | 0,5 | 1% | 0,5 | 1% | 1 раз в день |
| 7. | Сшив п/п и баланса в папки и их проверка | 11% | 12% | каждый день | ||
| 8. | Проверка кассовых платёжных документов | 17,5 | 24% | 27% | каждый день | |
| ИТОГО: | 100% | 100% |
Разработка информационной модели объекта
Данный раздел проектной части курсового проекта является самым важным с позиций проектирования информационных технологий и самым емким по объему представляемой информации и рабочей документации. Он включает два подраздела:
1. Разработка состава информации проектируемого объекта
2. Разработка движения информации в проектируемом объекте
Остановимся подробнее на содержании каждого из вышеперечисленных подразделов.
1. Разработка состава информации проектируемого объекта
Цель данного подраздела состоит в рационализации информационного обеспечения проектируемого объекта на базе определения минимального объема информации, достаточного для осуществления эффективных управленческих процессов
Рабочей документацией этого подраздела является:
1) логико-информационная схема объекта;
2) таблица повторяемости показателей в документах;
3) таблица документирования работ объекта.
1) Логико-информационная схема (ЛИС) объекта позволяет представить перечень всей информации, циркулирующей в объекте (входной, выходной, нормативно-справочной) с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в проектируемом объекте. ЛИС может разрабатываться как для всего объекта в целом, так и для отдельных процессов, выполняемых в объекте. Модель ЛИС отдела представлена в таблице 3.7.
Таблица 3.7.
Логико-информационная схема планово-экономического отдела
(фрагмент)
| Перечень процедур | Исполнители | Входная информация | Выходная информация | Нормативно-справочная информация | |||
| 1* | ... | N | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| … | … | … | … | … | … | … | … |
| Разработка бизнес-плана выпуска новой продукции | + | Технические характеристики новой продукции | Проект бизнес-плана | Методика разработки бизнес-планов | |||
| Расчёт финансово-экономических показателей эффективности бизнес-плана | + | Данные бизнес-плана (объём выпуска новой продукции, цена, себестоимость налоги и т.д.) | Состав финансово-экономических показателей с их подробным анализом | Методические указания по оценке эффективности инвестиционных проектов и их отбору для финансирования (№ 7-12/47 от 31.03.94) | |||
| … | … | … | … | … | … | … | … |
* 1 – Экономист, 2 – Ведущий специалист; … N – …
На нижеприведенных рисунках представлена логико-информационная схема разработки бизнес-плана материально-технического снабжения организации.
2) От формы документа часто зависит объем трудозатрат не только тех работников, которые эти документы формируют, но и тех, кто их читает, анализирует, использует в справочных целях. В связи с этим, проектирование состава информационных массивов является важнейшей задачей рационализации информационного обеспечения объекта. Основной задачей исследователя является определение того минимального объема информации, который достаточен для процесса управления. Эта задача может быть реализована с помощью таблицы повторяемости показателей в документах.
Данная таблица должна выявить:
– дублирование отдельных реквизитов;
– соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;
– соответствие каждого документа своему целевому назначению;
– характер использования документа в месте его назначения.
В таблице повторяемости показателей в документах по горизонтали указывается наименование документов, по вертикали – наименование реквизитов, в графах ставятся символы повторяемости (+).
Таблица 3.8.
Таблица повторяемости показателей в документах
(на примере форм финансовой и статистической отчетности)
| Наименование отдельных реквизитов | Виды документов | ||||||
| Форма 1 | Форма 2 | Форма 3 | Форма 4 | … | Форма n | Итог | |
| Численность персонала | + | + | + | + | … | + | |
| Выручка от реализации | + | + | + | … | |||
| Прибыль | + | + | … | ||||
| Стоимость активов | + | … | |||||
| Сумма кредиторской задолженности | + | + | + | … | |||
| … | … | … | … | … | … | … |
3) В таблицу документирования работ объекта вносятся все основные процедуры и операции (виды работ) исследуемого объекта (по вертикали) и все документы (по горизонтали). В клетках таблицы символами (например, О и Х) указывается, какие документы необходимы для начала каждой работы и какие документы возникают в результате (и после) того, как работа выполнена.
Таблица 3.9.
Таблица документирования работ отдела кадров по процедуре
«Прогнозирование потребности в кадрах»
| Перечень процедур | Наименование документов | ||||
| табель учёта рабочего времени | приказы, распоряжения | контракт | ведомость оплаты труда | налоговые формы | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1. Получение информации о времени, отработанном каждым работником | О | Х | |||
| 2. Получение приказов, распоряжений о премиях, отпусках, командировочных, дисциплинарных нарушениях | О | Х | |||
| 3. Получение информации об условиях оплаты труда каждого работника | О | Х | |||
| 4. Расчёт заработной платы, отпускных, командировочных | О | О | О | Х | |
| 5. Расчёт подоходного налога и отчислений | О | Х |
Условные обозначения:
О – документ, необходимый для начала работ по процедуре;
Х – документ, возникающий по окончании работ.
Анализ таблицы документирования работ проводится по графам и строкам. По графам устанавливается, для скольких и для каких работ необходим каждый документ или результатом каких работ он является. В определенном смысле степенью использования документа можно считать число работ, для которых он создается (сумму знаков по столбцу). По строкам выявляют комплекс документов, характеризующих каждый вид работы, и роль каждого отдельного документа в этом комплексе.
Следует отметить, что возникновение всех оперативных документов должно быть связано с какой-нибудь работой и служить началом другой работы.
Учетные документы могут быть результатом работы, не будучи необходимыми для начала других работ, т.е. столбцы таблицы могут не содержать соответствующего символа.
Анализируя таблицу важно обратить внимание на документы, которые являются исходными для всех или значительной части работ.
2. Разработка движения информации в проектируемом объекте
Целью данного подраздела является рационализация маршрутов движения и обмена информацией в исследуемом объекте.
Рабочей документацией этого раздела является:
1) маршрутная схема движения документа;
2) документограмма бизнес-процесса;
3) схема документооборота;
4) схема информационных потоков.
1) Маршрутная схема движения входящего документа.
Обозначения к рис.
| П – получение документа | С – визирование документа |
| У – изучение документа | Р – наложение резолюции |
В каждом прямоугольнике, обозначающим документ, с помощью условных знаков отмечаются операции, выполняемые с документом в данном структурном подразделении (данным исполнителем).
Если анализируется состав работ по какой-либо функции и указывается маршрут документов по этой функции, то такой процесс фиксируется в документограмме.
2) Документограмма процесса обработки результатов замеров времени.
3) Схема документооборота устанавливает перечень входных и выходных документов, источник поступления и адресат, периодичность составления для отдельных подразделений системы управления организацией или для всей организации в целом.
Таблица 3.10.
Схема документооборота отдела совершенствования
организации труда и управления (фрагмент)
| Виды документов, форм или данных, поступающих в структурное подразделение | Источник поступления | Виды документов, форм или данных, выходящих из структурного подразделения | Адресат | Периодичность | |
| Входных | Выходных | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Исходные данные для экономического анализа деятельности АО | Все подразделения по запросу | Материалы анализа | Директорат | 1 раз в квартал | 1раз в квартал |
| Исходные данные для разработки нормативно-методической документации | Все подразделения по запросу | Нормативно-методическая документация (положения об отделах, должностные инструкции и пр.) | Все подразделения по запросу | Не регламентиро-вано | Не регламентиро-вано |
| Исходные данные для подготовки справочной документации к заседанию правления АО | Все подразделения по запросу | Справочная документация | Все подразделения по запросу | Ежемесячно | Ежемесячно |
Существуют количественные показатели оценки системы документооборота в организации.
Коэффициент прямоточности документопотока (Кпд). Он определяет рациональность маршрута движения документов:
Кпд = Дк/Дф, где:
| Дк | – | кратчайший путь движения документа определенного вида; |
| Дф | – | фактический путь движения документа. |
Коэффициент эффективности использования информации (Кэ):
Кэ= Нри/Нвх, где:
| Нри | – | количество документов, используемых при выполнении управленческих работ; |
| Нвх | – | количество входных документов. |
4) схема информационных потоков.
Исследование информационных потоков имеет целью оценку рациональности его организации и выдачу рекомендаций по его совершенствованию.
Схема информационных потоков устанавливает рациональные связи между источниками и приемниками информации и пути ее циркулирования.
Источники информации могут находиться как непосредственно в данной организации, так и вне её. Это государственные, общественные, налоговые организации.
Информационное сообщение является, как правило, документом и кодируется на схеме информационных потоков. В отдельных случаях возможно и безбумажное сообщение. Модель схемы информационных потоков может быть представлена в следующем виде.
Рис. 3.2. Пример оформления схемы информационных потоков кредитного отдела банка (фрагмент)
Обозначения к рис.
1 – информация о клиентских платежах, планируемые остатки по счетам клиентов.
2 – распоряжения на оплату, плановые платежи и поступления, подтверждения на оплату.
3 – распоряжения на оплату, плановые платежи и поступления, расшифровка дневной выписки по кредитным операциям.
4 – информация о ресурсах, свободных к размещению.