Каждый из видов внутреннего аудита (плановый и внеплановый) в компании "X" должен проводиться по следующей схеме.
По ходу проведения аудита аудиторы обязаны вести записи обнаружений аудита. Записи должны вестись в вопроснике по аудиту в графе «Обнаружения аудита».
По завершении аудитных бесед и исполнения графика аудита ведущий аудитор разрабатывает отчет по аудиту. Отчет по аудиту предоставляется генеральному директору. Если при проведении аудита обнаружены несоответствия, то при составлении отчета по аудиту оформляются листы несоответствий. Решение об устранении выявленных несоответствий принимает уполномоченный по качеству.
Классификация несоответствий
Каждому несоответствию, обнаруженному в ходе аудита присваивается категория. Категория несоответствия определяется аудиторами на основании консенсуса, однако окончательное решение о категории несоответствия остается за ведущим аудитором.
Для классификации несоответствии в компании «X » принята следующая классификация несоответствий:
Характеристика несоответствия Категория несоответствия
Требование стандарта ИСО 9001:2011 не внедрено значительное
Требование стандарта не реализовано в документации
СМК и не выполняется в работе значительное
Разовое нарушение требования стандарта ИСО 9001:2011
или документации СМК в работе незначительное
Отсутствие документации, не влекущее прямого незначительное
нарушения требования стандарта ИСО 9001:2011
Отступление от требований документации СМК не
влекущее за собой нарушение требования стандарта ИСО
9001:2011 незначительное
Требования к аудиторам
Для проведения внутреннего аудита создается группа аудиторов. В группу аудиторов входят ведущий аудитор, аудиторы и технические специалисты (при необходимости).
Для назначения на роль ведущего аудитора кандидатура должна удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
- высшее образование;
- общий стаж работы не менее 5 лет;
- стаж работы в компании не менее одного года;
- знание требований стандарта ИСО 9001:2008;
- знание методов проведения аудитов СМК;
- обучение в области аудитов систем менеджмента по стандарту ИСО 19011:2003 подтвержденное свидетельствами (сертификатами).
Для назначения на роль аудитора кандидатура должна удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
- высшее образование;
- общий стаж работы не менее 3 лет;
- стаж работы в компании не менее одного года;
- знание требований стандарта ИСО 9001:2011;
- знание методов проведения аудитов СМК.
Для назначения на роль технического специалиста кандидатура должна удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
- высшее образование;
- общий стаж работы по специальности не менее 5 лет;
-стаж работы в организации не менее одного года.
Хранение, внесение изменений, рассылка
Хранение оригинала бумажной версии данной процедуры осуществляется
в службе качества.
Хранение электронной версии осуществляется на сервере компании.
Архивирование устаревшей версии данной процедуры производится менеджером по качеству. Срок хранения архивной версии установлен в номенклатуре дел. По истечении срока хранения архивной версии она уничтожается.
Рассылка бумажных версий данной процедуры осуществляется в соответствии со списком рассылки. Список рассылки разрабатывает руководитель службы качества.
Внесение изменений в процедуру осуществляет менеджер по качеству.».
Вопрос 57. Результативность и эффективность процесса
Внутреннего аудита.
Согласно требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 организация должна определять критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности процессов.
Таким образом, исходя из вышеприведенного требования, по каждому процессу изначально организация должна определить показатель (критерий) результативности, т.е. каким образом будет измеряться результативность процесса.
Результативность определяется стандартом ИСО 9000 как степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.
Показатель должен определяться исходя из целей, процесса которые планируется достигнуть после его осуществления.
Рассмотрим, как формируется показатель результативности на примере процесса «Внутренние аудиты».
Цель процесса – обеспечение уверенности в том, что СМК соответствует установленным требованиям и поддерживается в работоспособном состоянии.
Виды деятельности, образующие процесс: планирование аудитов, проведение аудиторских проверок, контроль выполнения Программы аудитов (соблюдение сроков проверок, выполнения корректирующих и предупреждающих действий), анализ и оценивание результатов аудитов, внедрение корректирующих и предупреждающих действий.
Таким образом, результатами процесса будут:
- своевременное выполнение всех видов деятельности, составляющих процесс;
- отсутствие несоответствий при проведении внешних аудитов и повторных аудитов.
Указанные результаты и будут считаться показателями результативности процесса.
Эффективность, согласно стандарту ИСО 9000, — соотношение достигнутых результатов и использованных ресурсов.
Ресурсы. используемые в процессе: персонал, информация, инфраструктура.
Исходя из определения эффективности, установить этот показатель без использования затрат на качество и стоимости процесса не представляется возможным. При этом нельзя ограничиться самым простым способом учета затрат от несоответствий (убытков).
Для того, чтобы определить эффективность процесса проведения внутреннего аудита, необходимо знать стоимость процесса (определить полные затраты на процесс) и прибыль организации, полученную в результате функционирования процесса.
Стоимость процесса будет складываться их следующих затрат:
а) затраты на соответствие:
- заработная плата (включая вознаграждения) аудиторов и руководителей службы, ответственной за аудит;
- затраты на приобретение стандартов и других документов, необходимых для работы аудиторов;
- затраты на обучение и переподготовку аудиторов;
- затраты на тиражирование документов аудиторской проверки;
-затраты на информирование персонала о результатах аудиторской проверки.
б) возможные затраты вследствие несоответствия:
- затраты на контроль исполнения процедур аудита;
- затраты на повторные аудиты, проводимые из-за нарушений процедур аудита или низкой компетентности аудиторов при проведении проверки
- упущенная выгода в связи с отвлечением персонала от выполнения основных обязанностей.
Экономическим результатом деятельности по проведению внутренних аудитов в организации будет суммарная выгода от улучшения процессов и дополнительная полученная прибыль от того, что несоответствия процесса были устранены в результате проведения внутренних аудитов.
Отношение результата к затратам и будет показателем эффективности процесса. При этом, чем больше будет значение показателя эффективности, тем лучше (эффективнее) функционирует процесс внутреннего аудита. Критичное значение показателя эффективности будет равно единице, при эффективности меньше или равной единице, процесс считается неэффективным.