СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗАПАСОВ

Контроль запасов является одной из ключевых позиций, по кото­рым оценивается эффективность менеджмента предприятия. Су­ществует довольно много систем контроля, от простых до чрез­вычайно сложных, в зависимости от размеров фирмы и характера запасов. Например, одна из простейших систем контроля назы­вается методом красной линии и заключается в том, что внутри ящика, в котором хранятся запасы, проводится красная линия. Когда запасы израсходовали до этой линии, т.е. она стала видна, размещается заказ на новую партию. Другой метод - метод двух ящиков. Запасы хранятся сразу в двух ящиках. Сначала материалы расходуются из первого, а когда он становится пустым, размещается заказ на новую партию, и материалы начинают использовать из второго ящика. Эти методы основаны на практических наблюдениях и применимы в производстве, связанном с большим количеством мелких деталей, а также в ремонтных мас­терских.

При использовании компьютерных систем в память компьюте­ра сначала вводится информация о всех видах запасов, а затем расход материалов систематически регистрируется, остатки корректируются. При достижении момента возобновления заказа через компьютерную сеть поставщику передается информация о заказе новой партии, а пос­ле ее получения остатки снова корректируются. Подобные системы контроля широко используются предприятиями розничной торговли. В этом случае в компьютер занесены данные об остатках по каждому виду товара, на самом изделии имеется магнитный код. При покупке и расчете через электронную кассу информация передается в компью­тер и таким образом автоматически уменьшается остаток данного то­вара. Когда же достигается точка размещения нового заказа, инфор­мация о нем передается в компьютер поставщика.

Система поставок “точно в срок” предусматривает синхрони­зацию процессов доставки запасов материальных оборотных активов, формирующих материальный поток, к тому конкретному сроку, когда в них нуждаются потребители в последующих звеньях производствен­ного процесса. Реализация концепции “точно в срок” обеспечивает минимизацию размеров запасов в конечных звеньях производства про­дукции за счет исключения страхового запаса, четкой ориентации на спрос покупателей, сокращения периода производственного цикла предприятия.

Сущность анализа по системе ABC-контроля заключается в том, что производится классификация всех номенклатурных позиций по признаку важности этих позиций в стоимостном выражении. Для каж­дой выделенной категории формируются свои методики управления запасами. Обычно прибегают к трехступенчатому ранжированию но­менклатурных позиций: на классы А, В и С.

ABC-анализ базируется на принципе Парето, сформулировав­шего правило: контроль относительно небольшого количества элемен­тов позволяет контролировать ситуацию в целом. Сформулирован­ное Парето правило именуют правилом 80/20 и трактуют следующим образом: надежный контроль 20% номенклатурных позиций позволя­ет на 80% контролировать систему (т.е. запасы в нашем случае).

Для номенклатурных позиций класса А рекомендуются следую­щие правила.

Частая оценка прогноза и метода прогнозирования. Данное пра­вило означает внимательное отношение к методам построения прогно­зов потребности в номенклатурных позициях, мониторингу точности реализации уже построенных прогнозов. Недопустимо сколько-нибудь существенное отклонение данных о запасах, зафиксированных в ин­формационной системе, от данных согласно проведенному подсчету (который можно назвать еще текущей инвентаризацией). Каждое от­клонение, превышающее установленный жесткий допуск, должно расследоваться на предмет выяснения его причин. Имеет смысл про­водить и традиционную полную инвентаризацию раз в год или раз в полгода.

Для номенклатурных позиций необходимо использование сис­темы ежедневного обновления данных о запасах. Необходимо тщатель­но отслеживать все параметры планирования, выявлять реальные по­требности в номенклатурных позициях.

Для номенклатурных позиций класса В применяются те же ме­ры, что и для номенклатурных позиций класса А, но реже и с больши­ми допусками.

Для номенклатурных позиций класса С сформулированы сле­дующие правила.

Основное правило: изделия должны быть в наличии. Будет обидно получить срыв исполнения плана сбыта или, что еще неприят­нее, производственного плана (ибо дефицит позиций класса С может сорвать планы сбыта и по позициям класса А, в которые эти изделия класса С входят как компонент) из-за нехватки дешевых номенкла­турных позиций, хранение запасов которых, пусть даже превышаю­щих объем обычных потребностей предприятия, не влечет за собой сколько-нибудь существенный рост издержек хранения и потребнос­ти в оборотных средствах. Запасов изделий класса С может быть боль­ше, чем нужно, но не должно быть меньше, чем необходимо.

Простая фиксация данных или вообще отсутствие фиксации данных в базе данных; возможно использование для контроля объема запасов процедуры периодического осмотра (обзора). Может приме­няться система с периодическим обновлением данных, либо данные номенклатурные позиции выводят за границы системы вообще.

Большие размеры партий (заказов) не влекут за собой суще­ственных затрат, связанных с хранением запасов номенклатурных позиций класса С, поэтому имеет смысл экономить преимущественно на подготовительных издержках, заказывая помногу, создавая большой страховой запас.

Хранение на территориях, немедленно доступных для персона­ла, использующего эти номенклатурные позиции в производственном процессе, упрощает процедуру отпуска запасов в производство и уст­раняет лишнюю бюрократическую бумажную работу, также влекущую за собой определенные затраты.

Допустим нечастый (редкий) подсчет запасов (раз в год или в полгода) с большими приемлемыми допусками (например, вплоть до взвешивания вместо подсчета).