Контроль запасов является одной из ключевых позиций, по которым оценивается эффективность менеджмента предприятия. Существует довольно много систем контроля, от простых до чрезвычайно сложных, в зависимости от размеров фирмы и характера запасов. Например, одна из простейших систем контроля называется методом красной линии и заключается в том, что внутри ящика, в котором хранятся запасы, проводится красная линия. Когда запасы израсходовали до этой линии, т.е. она стала видна, размещается заказ на новую партию. Другой метод - метод двух ящиков. Запасы хранятся сразу в двух ящиках. Сначала материалы расходуются из первого, а когда он становится пустым, размещается заказ на новую партию, и материалы начинают использовать из второго ящика. Эти методы основаны на практических наблюдениях и применимы в производстве, связанном с большим количеством мелких деталей, а также в ремонтных мастерских.
При использовании компьютерных систем в память компьютера сначала вводится информация о всех видах запасов, а затем расход материалов систематически регистрируется, остатки корректируются. При достижении момента возобновления заказа через компьютерную сеть поставщику передается информация о заказе новой партии, а после ее получения остатки снова корректируются. Подобные системы контроля широко используются предприятиями розничной торговли. В этом случае в компьютер занесены данные об остатках по каждому виду товара, на самом изделии имеется магнитный код. При покупке и расчете через электронную кассу информация передается в компьютер и таким образом автоматически уменьшается остаток данного товара. Когда же достигается точка размещения нового заказа, информация о нем передается в компьютер поставщика.
Система поставок “точно в срок” предусматривает синхронизацию процессов доставки запасов материальных оборотных активов, формирующих материальный поток, к тому конкретному сроку, когда в них нуждаются потребители в последующих звеньях производственного процесса. Реализация концепции “точно в срок” обеспечивает минимизацию размеров запасов в конечных звеньях производства продукции за счет исключения страхового запаса, четкой ориентации на спрос покупателей, сокращения периода производственного цикла предприятия.
Сущность анализа по системе ABC-контроля заключается в том, что производится классификация всех номенклатурных позиций по признаку важности этих позиций в стоимостном выражении. Для каждой выделенной категории формируются свои методики управления запасами. Обычно прибегают к трехступенчатому ранжированию номенклатурных позиций: на классы А, В и С.
ABC-анализ базируется на принципе Парето, сформулировавшего правило: контроль относительно небольшого количества элементов позволяет контролировать ситуацию в целом. Сформулированное Парето правило именуют правилом 80/20 и трактуют следующим образом: надежный контроль 20% номенклатурных позиций позволяет на 80% контролировать систему (т.е. запасы в нашем случае).
Для номенклатурных позиций класса А рекомендуются следующие правила.
Частая оценка прогноза и метода прогнозирования. Данное правило означает внимательное отношение к методам построения прогнозов потребности в номенклатурных позициях, мониторингу точности реализации уже построенных прогнозов. Недопустимо сколько-нибудь существенное отклонение данных о запасах, зафиксированных в информационной системе, от данных согласно проведенному подсчету (который можно назвать еще текущей инвентаризацией). Каждое отклонение, превышающее установленный жесткий допуск, должно расследоваться на предмет выяснения его причин. Имеет смысл проводить и традиционную полную инвентаризацию раз в год или раз в полгода.
Для номенклатурных позиций необходимо использование системы ежедневного обновления данных о запасах. Необходимо тщательно отслеживать все параметры планирования, выявлять реальные потребности в номенклатурных позициях.
Для номенклатурных позиций класса В применяются те же меры, что и для номенклатурных позиций класса А, но реже и с большими допусками.
Для номенклатурных позиций класса С сформулированы следующие правила.
Основное правило: изделия должны быть в наличии. Будет обидно получить срыв исполнения плана сбыта или, что еще неприятнее, производственного плана (ибо дефицит позиций класса С может сорвать планы сбыта и по позициям класса А, в которые эти изделия класса С входят как компонент) из-за нехватки дешевых номенклатурных позиций, хранение запасов которых, пусть даже превышающих объем обычных потребностей предприятия, не влечет за собой сколько-нибудь существенный рост издержек хранения и потребности в оборотных средствах. Запасов изделий класса С может быть больше, чем нужно, но не должно быть меньше, чем необходимо.
Простая фиксация данных или вообще отсутствие фиксации данных в базе данных; возможно использование для контроля объема запасов процедуры периодического осмотра (обзора). Может применяться система с периодическим обновлением данных, либо данные номенклатурные позиции выводят за границы системы вообще.
Большие размеры партий (заказов) не влекут за собой существенных затрат, связанных с хранением запасов номенклатурных позиций класса С, поэтому имеет смысл экономить преимущественно на подготовительных издержках, заказывая помногу, создавая большой страховой запас.
Хранение на территориях, немедленно доступных для персонала, использующего эти номенклатурные позиции в производственном процессе, упрощает процедуру отпуска запасов в производство и устраняет лишнюю бюрократическую бумажную работу, также влекущую за собой определенные затраты.
Допустим нечастый (редкий) подсчет запасов (раз в год или в полгода) с большими приемлемыми допусками (например, вплоть до взвешивания вместо подсчета).