В связи с тем, что документационное обеспечение управления персоналом основано на своевременной и точной информации, перед службами управления персоналом встают задачи, которые невозможно решить без использования компьютерных технологий. На помощь работникам кадровых служб приходят программные продукты, позволяющие решать многие вопросы управления персоналом на качественно новом уровне. Компании, которые разрабатывают современное программное обеспечение для кадровых служб, декларируют растущую популярность информационных технологий. Они всячески борются за рынок и постоянно совершенствуют предлагаемые продукты, стремясь предугадать запросы клиентов.
Современные компьютерные программы позволяют отказаться от традиционных бумажных технологий, при использовании которых примерно 30% документов безвозвратно теряется. Помимо увеличения убытков от потери данных работу с документами затрудняют длительные сроки пересылки и т.д. Вместе с тем внедрение автоматизированных программ только в делопроизводство компании приводит к росту производительности труда на 25—30%, на 75% сокращается время обработки документов. Опыт показывает, что инвестиции в программирование системы кадрового управления окупаются в течение трех лет.
Различают прямой и косвенный эффект от внедрения программ.
Прямой эффект проявляется:
а) сокращением времени на ведение кадрового делопроизводства;
б) увеличением эффективности поиска информации;
в) повышением качества подготовки справок и отчетов для руководства;
г) сокращением затрат на формирование отчетности для государственных органов;
д) уменьшением количества сотрудников, осуществляющих функции кадрового учета и расчета заработной платы.
Косвенный эффект достаточно сложно определить, но обычно к нему относят:
а) высвобождение сотрудников кадровой службы для решения других задач по управлению персоналом;
б) формирование единой кадровой политики;
в) возможность оперативного планирования мероприятий;
г) принятие управленческих решений на основе полной и достоверной информации;
д) улучшение качества персонала за счет обеспеченного информацией управления подбором, квалификацией, мотивацией и т.д.
Информационные программы первоначально предназначались лишь для выполнения учетных, справочно-информационных функций и ведения кадрового делопроизводства. В настоящее время пакеты прикладных программ служат не только важным инструментарием кадрового делопроизводства, но и помогают решать функциональные задачи по управлению персоналом.
4.5.1. Прикладные программы для автоматизации кадрового делопроизводства
«1С: Предприятие» (фирма «1С»). Российская фирма «1С», основанная в 1991 г., специализируется на разработке, дистрибуции, издании и поддержке компьютерных программ делового и домашнего назначения. Компания регулярно выводит на рынок новые конфигурации программы «Зарплата и Управление персоналом» для системы «1С: Предприятие 8.0», проводит обновление продукта.
Программа «Зарплата и Управление персоналом» представляет собой готовое к работе решение, в котором учтены требования российского законодательства, реальная практика работы компаний. Это программа массового назначения для комплексной автоматизации различных служб компании, расчета заработной платы, ведения кадрового делопроизводства, реализации кадровой политики по следующим направлениям:
1) планирование потребностей в персонале;
2) обеспечение бизнеса кадрами;
3) управление компетенциями и аттестация работников;
4) управление финансовой мотивацией персонала;
5) эффективное планирование занятости персонала;
6) учет кадров и анализ кадрового состава;
7) трудовые отношения, в том числе кадровое делопроизводство;
8) расчет заработной платы персонала;
9) исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
10) отражение начисленной заработной платы и налогов в затратах предприятия.
Конфигурация программы позволяет вести управленческую и учетную деятельность от имени нескольких организаций (которые могут быть оформлены как юридические лица или являться частными предпринимателями), составляющих единое предприятие. Кроме того, конфигурация обеспечивает параллельное ведение двух видов учета — управленческого и регламентированного. Управленческий учет осуществляется по предприятию в целом, регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации (юридического или физического лица).
В конфигурации программы «Зарплата и Управление персоналом» реализованы наиболее востребованные разделы регламентированного кадрового учета: кадровый документооборот, ведение штатного расписания организаций, составляющих предприятие, персонифицированный учет для Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР), воинский учет. Программа содержит широкий набор классификаторов, в том числе общероссийских и ПФР, предназначенных для обеспечения всех разделов регламентированного учета.
«Отдел кадров 2014» (компания «К-софт»). Компания «К-софт» основана в 1999 г. Ее название расшифровывается как «Кадры и Софт» и показывает нацеленность компании на автоматизацию кадровой службы предприятия. Компания «К-софт» ставит перед собой задачу разработки понятных для пользователя и легких в установке и работе программных продуктов, предназначенных для управления персоналом и автоматизации кадрового учета. Программные продукты «К-софт» внедрены на тысячах действующих по всей России и за ее пределами предприятий. Помимо крупных организаций, среди клиентов «К-софт» большое количество средних и мелких компаний и индивидуальных предпринимателей.
Отличительные особенности разработок «К-софт» — максимально высокое качество, функциональная полнота, удобство, простота и надежность в эксплуатации, быстродействие. Важным принципом политики компании является гарантированно высокий уровень поддержки (сопровождения) программных продуктов в течение всего срока эксплуатации.
«Отдел кадров» — удобная и простая в использовании программа кадрового учета. Она позволяет формировать личную карточку сотрудника, штатное расписание, распечатывать все кадровые приказы, получать множество разнообразных отчетов, рассчитывать общий и непрерывные стаж работы сотрудника. В программе ведется учет отпусков, командировок, переводов и поощрений. Программа позволяет значительно (более чем в 5—10 раз) повысить скорость и эффективность работы отдела кадров.
Основные возможности программы «Отдел кадров»
1. Автоматическое составление кадровых документов (в программе используются бланки документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 январе 2004 г. № 1).
2. Сохранение приказов и отчетов в форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен на компьютере пакет Microsoft Office или Open Office).
3. Автоматическое составление штатного расписания по форме № Т-3 на основе базы данных по сотрудникам. Штатное расписание имеет гибкую структуру без ограничения уровней вложенности подразделений с возможностью включения филиалов с собственной структурой.
4. Автоматическое формирование табеля учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13. Табель учета рабочего времени автоматически формируется на основании приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесенные в табель, автоматически отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов.
5. Автоматическое составление личной карточки по форме № Т-2 и хранение ее в электронном виде в базе данных.
6. Автоматическое составление графика отпусков по форме № Т-7.
7. Автоматическое составление журнала приказов и ведение электронного архива приказов.
8. Расчет общего, непрерывного стажа, а также стажа работы на данном предприятии.
9. Импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ «1С» («Бухгалтерия», «Зарплата и Кадры», «Комплексная» и т.д.).
10. Возможность подключать классификаторы (КЛАДР, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР).
11. Возможность приема нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу.
12. Возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках.
13. Возможность хранения в программе ссылок на внешние документы в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.).
14. Возможность кадрового учета неограниченного количества организаций в одной программе.
15. Расчет среднесписочной численности сотрудников за любой период.
16. Хранение в базе фотографий сотрудников.
17. Формирование произвольных отчетов на основе информации базы данных (пользователь сам выбирает поля базы данных, которые необходимы ему для отображения в отчете) с возможностью экспорта в формат Word и Excel.
18. Работа программы в локальной сети (сетевая версия).
19. Напоминание об окончании испытательного срока у сотрудников.
20. Формирование отчета по движению численности сотрудников за любой период.
21. Экспорт анкетных данных в формат пенсионного фонда на диск (анкетные данные экспортируются из базы по сотрудникам, поэтому нет необходимости заново набирать эти данные) и распечатка всех сопутствующих документов (анкета застрахованного лица — форма АДВ-1, опись пачки анкет и опись пачки документов — форма АДВ-6).
22. Формирование стандартных отчетов (список сотрудников, список сотрудников по отделам, список вакантных мест, список детей сотрудников, список военнообязанных, список уволенных, список женщин, список мужчин).
23. Учет командировок, отпусков и поощрений.
24. Ведение статистики по предприятию (количество сотрудников, количество вакантных мест, средний оклад, средний возраст).
25. Автоматическое напоминание о днях рождения сотрудников.
26. Удобный поиск в базе.
27. Хранение в базе данных вакантных должностей предприятия.
28. Хранение в архиве базы данных информации об уволенных сотрудниках.
Программный комплекс АиТ:\Управление персоналом (Корпорация АиТ Софт). Программный комплекс АиТ:\Управление персоналом представляет собой современное автоматизированное решение, обеспечивающее эффективную и удобную работу всех служб, занятых в управлении персоналом. Программный комплекс АиТ:\Управление персоналом состоит из самостоятельных программных модулей, работающих независимо друг от друга, но использующих общую базу данных.
Модуль АиТ:\Кадры автоматизирует ведение кадрового делопроизводства и помогает организовать кадровый документооборот. В программном модуле издаются приказы по персоналу, регистрация или удаление которых сопровождается автоматическими изменениями в кадровой карточке сотрудника, штатном расписании, а также в модулях АиТ:\Табель (приказы об отпусках) и АиТ:\Заработная плата (в том числе приказы об изменении оплаты труда, переводе на другую работу, отпусках, командировках, сведения по листкам нетрудоспособности и т.д.).
Программа обеспечивает:
1) хранение и обработку любой необходимой персональной информации;
2) формирование всех унифицированных форм кадровой документации, а также документов по шаблонам пользователя, включая трудовые договора и дополнительные соглашения к ним, справки (в том числе одновременно на нескольких языках);
3) поддержку развернутого досье сотрудника;
4) формирование штатного расписания и штатной расстановки;
5) формирование кадрового резерва;
6) планирование аттестации и графика отпусков.
Режим «Штатное расписание» модуля позволяет работать в условиях организационной структуры любого типа, поддерживает ведение многоуровневой структуры предприятия с произвольным числом уровней и группировкой подразделений по филиалам. Модуль поддерживает хранение любых сведений о кадрах. Ведение данных по сотрудникам осуществляется в форме кадровых карточек.
Программа дает возможность контролировать любые даты, содержащиеся в кадровых приказах и личной карточке работника (дни рождения, запланированные отпуска, окончание срочного трудового договора, испытание, отпуск по беременности и родам или уходу за ребенком, срок действия любых справок, разрешений, допусков и т.п.), заблаговременно напоминая о них кадровику. В модуле ведется учет остаткам отпусков: программа сама рассчитывает компенсацию за отпуск и определяет границы рабочего периода для ежегодного очередного отпуска. Модуль обладает широкими возможностями для поиска и статистического анализа данных по персоналу. Существует возможность формирования запросов с помощью фильтров для отбора кадровых карточек по одному или совокупности нескольких условий, задаваемых пользователем.
Модуль АиТ:\Кадры формирует все выходные формы, необходимые для эффективной работы менеджера по персоналу, упрощает обработку больших объемов кадровой информации и существенно снижает трудозатраты на выполнение рутинны работ.
Программный модуль АиТ:\Табель предназначен для учета рабочего времени Он позволяет создавать детальные графики работ, настраивать длительность рабе чего цикла, производить разбивку дней графика на рабочие и нерабочие, выполнять автоматический расчет плановых дней и часов за выбранный расчетный период. Программа АиТ:\Табель дает возможность существенно снизить трудозатрат, а также добиться максимально оперативной передачи данных для начисления заработной платы. Учет отработанного времени ведется в форме стандартного табельного листа. Средства автоматического заполнения табельных листов позволяют обеспечить высокую скорость ввода данных при подробной детализации. Табельные листы анализируются по типам времени и в виде оснований для начислений передаются в программу.
В модуле обеспечивается интеграция с системами контроля доступа: данные о событиях прохода сотрудника на предприятие и выхода из него фиксируются системой, передаются в базу комплекса АиТ:\Управление персоналом и являются базой для учета рабочего времени в модуле АиТ:\Табель. Замена ежедневного ручного заполнения табелей на более эффективный автоматизированный учет позволяет моментально передавать сведения о приходе-уходе работников в базу данных. АиТ:\ Табель формирует документы строгой отчетности, в том числе для Росстата, производит расчет среднесписочной численности по различным параметрам.
Программный модуль АиТ:\Персонифицированный пенсионный учет предназначен для сбора, учета и анализа персональной информации от момента начала трудовой деятельности человека в течение всей его жизни: доходов, стажа и отчислений в пенсионный фонд России. С его помощью специалист по кадрам может подготовить и отправить в ПФР необходимые отчетные документы.
В этом модуле ведется регулярный учет помесячных сведений о трудовом стаже сотрудников, полученных ими доходов и отчисленных с этих доходов взносов в ПФР. Для удобства работы с данными модуль содержит предварительно настроенные и открытые для редактирования справочники, описывающие условия труда, виды льготного стажа и стажа для выслуги лет, категории плательщиков и другие параметры согласно требованиям ПФР. На основе персонифицированных сведений в соответствии с правилами ПФР формируются отчетные документы и создаются текстовые файлы для передачи информации в ПФР.
Специальные решения
Помимо функциональных модулей, входящих в базовый комплект, программный комплекс АиТ:\Управление персоналом имеет ряд специальных решений.
Оценки и аттестации персонала. В программу включен механизм автоматического ведения аттестаций и переэкзаменовок сотрудников, т.е. регулярной оценки и переоценки персонала по ряду критериев. Оценки выставляются на основе тестирования, собеседования, результатов работы, мнения руководителей или другой соответствующей процедуры. Программа позволяет составить план аттестаций (в том числе детальный, с указанием пунктов, или «предметов»), как регулярный, так и с учетом назначения испытательного срока вновь принятым работникам, а также проследить за его реализацией. В программе автоматизирована технология назначения испытательного срока и аттестации при приеме либо переводе сотрудника. Перечень «предметов» (пунктов, вопросов) аттестации, методов выставления оценки, разновидностей аттестации и самих оценок (результатов) настраивается пользователем в соответствии с принятыми в его компании особенностями реализации процесса аттестации. В личных данных сотрудника видна история проведенных аттестаций. Предусмотрены гибкая система распределения заработка, схемы мотивационных выплат, аналитический учет по видам производственной и коммерческой деятельности предприятия.
АиТ:\Негосударственный пенсионный фонд предназначен для сбора и подготовки сведений для негосударственных пенсионных фондов (НПФ). В этих целях программа осуществляет:
1) отображение анкетных данных сотрудников, подбор претендентов для участия в НПФ, расчет их негосударственной пенсии, а также размеры ее индексации и взносов;
2) ведение учета заявителей и участников НПФ (формы 9 и 9к);
3) отображение документооборота;
4) учет сведений о ритуальном пособии, наследстве и рассылках;
5) ведение справочников НПФ (вкладчики, награды, стадии оформления, нормативы для расчета дополнительной пенсии).
АиТ:\НR-Портал. На каждого работника в корпоративной информационной базе обеспечивается сбор персональной информации, которая служит для учета кадровых данных (графики работы и отпусков), расчетов по заработной плате, расчета налогов и взносов (расчетные листки), перечислению заработной платы в банки, ведения персонифицированной отчетности перед налоговыми органами и ПФР. Каждому сотруднику может быть доступна его персональная информация в любой момент времени на персональной страничке кадрового портала компании, на которую выкладывается часть сведений из основной базы данных.
Программа БОСС-Кадровик («БОСС. Кадровые системы»). Компания «БОСС. Кадровые системы» является производителем и правообладателем системы управления персоналом и расчета заработной платы БОСС-Кадровик. Программа БОСС-Кадровик отмечена высшими наградами самых престижных российских конкурсов, в том числе независимого конкурса «Бизнес-Софт'2001» как лучший продукт в номинации «Системы автоматизации управления персоналом». Сегодня БОСС-Кадровик успешно использует свыше 400 российских предприятий и организаций различного профиля, специализации и масштаба — от небольшой численности до холдинговых структур, исчисляемыми десятками тысяч человек.
БОСС-Кадровик, современная полнофункциональная система управления персоналом и расчета заработной платы, с 1993 г. стоит на службе предприятий. Система предоставляет как традиционные возможности учета и управления персоналом, расчета заработной платы, так и гибкие механизмы выстраивания технологий кадрового менеджмента, единой кадровой политики на основе сквозного и прозрачного управления человеческим ресурсом. Высокое быстродействие и производительность систем дают возможность вести учет и рассчитывать заработную плату сотрудников предприятий федерального масштаба. В программном продукте своевременно отражаются и оперативно распространяются среди пользователей системы все законодательные новации и изменения в нормативной сфере, касающиеся персонала, труда, заработной платы и налогов.
Функциональная полнота системы с точки зрения учета, планирования и реализации высших функций управления и развития персонала ка интеллектуального ресурса компании позволяет наиболее эффективно проводить политику управления кадрами. БОСС-Кадровик оптимизирует весь цикл управления кадровыми ресурсами и процессами на предприятии.
В системе БОСС-Кадровик реализованы следующие возможности:
1) планирование структуры организации, штатных расписаний и кадровой политики;
2) оперативный учет движения кадров;
3) ведение административного документооборота по персоналу и учету труда;
4) планирование фондов рабочего времени и учет их использования;
5) учет труда и расчет заработной платы на предприятиях с численностью занятых в тысячи и десятки тысяч человек;
6) учет и разнесение затрат на оплату труда персонала в общей номенклатуре затрат предприятия;
7) представление статистической отчетности по труду и налоговой отчетности в государственные органы, формирование отчетности для ПФР и налоговых органов;
8) подбор персонала;
9) ведение кадрового резерва и мобильного персонала;
10) аттестация и повышение квалификации работников;
11) оценка кандидатов на вакантные должности;
12) ведение архивов без ограничения срока давности;
13) возможность интеграции с другими программами и системами по управлению предприятием;
14) консолидация данных по работникам и синхронизация справочной информации с помощью встроенного механизма обмена кадровой информацией (репликации);
15) ведение профилей должностей и работников, автоматическое составление и обновление должностных инструкций;
16) планирование мероприятий по управлению персоналом.
Преимущества системы БОСС-Кадровик
Компания «БОСС. Кадровые системы» входит в группу компаний АйТи, которая в сотрудничестве с ведущими консалтинговыми фирмами осуществляет сложные специальные проекты по обеспечению поддержки систем управления на основе продукта БОСС-Кадровик и технологии построения корпоративных хранилищ кадровой информации. БОСС-Кадровик относится к классу систем управления человеческими ресурсами (УЧР) на предприятии и занимает устойчивые лидирующие позиции на отечественном рынке систем управления персоналом для средних и крупных предприятий, в том числе для компаний холдингового типа. По сравнению с другими аналогичными отечественными и зарубежными решениями БОСС-Кадровик обладает целым рядом преимуществ, в числе которых можно выделить следующие.
1. Легкость настройки и адаптации тиражной системы в соответствии с любыми отраслевыми, региональными, организационными и производственными особенностями предприятия.
2. Соответствие экспортируемых форматов данных выходных документов требованиям налоговых органов и ПФР, соответствие формам отчетности Росстата.
3. Возможность эксплуатации единой кадровой системы во всех филиалах и дочерних компаниях, даже при отсутствии линий связи, объединяющих филиалы и центр, а также обеспечение консолидации данных по работникам и ведение единых справочников для всех структур предприятия (механизм репликации и сбора данных в корпоративном хранилище).
4. Одновременное обслуживание расчетных задач по заработной плате на десятках и сотнях рабочих мест.
5. Настраиваемые роли пользователей, система разграничения прав доступа пользователей, функциональное конфигурирование рабочих мест.
6. Подготовка и анализ разнородной информации и статистических данных в ресурсах системы, а также возможность вынесения и анализа данных непосредственно пользователем в MS Office (MS Word, MS Excel).
7. Возможность проведения пользователем заранее нерегламентированного анализа информации, получение произвольных аналитических выборок данных без дополнительного программирования со стороны сопровождающего персонала.
8. Единые регистры базы данных для хранения информации, вводимой во всех функциональных модулях системы (логическая целостность).
9. Наращиваемость силами сопровождающих программистов форм отчетности, функциональных действий, перестройка существующих интерфейсов системы с пользователем (открытая архитектура, инструменты модификации кода и создания собственных приложений, открытый доступ к данным промышленных SQL-серверов баз данных).
10. Развивающийся функционал управления по отбору и расстановке кадров, оценке персонала и должностей, обучению и повышению квалификации, планированию карьеры и мотивации на основе базы данных компетенций/требований и профилирования должностей (УЧР-контур системы).
11. Возможность выбора промышленной платформы Microsoft SQL Server или Oracle Server в зависимости от специфики и потребностей предприятия.
Программный комплекс Монолит: Персонал® (компания «Монолит-Инфо»). Разработчик корпоративных информационных систем планирования ресурсов организаций «Монолит-Инфо» является одним из ведущих российских поставщиков комплексных решений в области автоматизации управления производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятий. Компания успешно работает на рынке информационных систем для крупных и средних предприятий в России, странах СНГ и Балтии. Офис компании расположен в Санкт-Петербурге.
«Монолит-Инфо» является одним из признанных лидеров рынка систем планирования ресурсов предприятий (ERP — Enterprise Resource Planning) в России и странах СНГ. Решения компании традиционно ориентированы в первую очередь на производства процессного типа, например, в отраслях пищевой, химической, фармацевтической и целлюлозно-бумажной промышленности. Отдельные системы комплекса в настоящее время успешно используются на предприятиях оптовой торговли и сферы услуг. Особенно эффективным оказывается применение программ компании «Монолит-Инфо» для крупных и средних промышленных предприятий со сложным документооборотом, большой номенклатурой реализуемых товаров и услуг, интенсивным обменом информацией, в том числе с удаленными офисами (филиалами) и складами.
Преимущества IT-сервисов компании «Монолит»
К преимуществам своих программных продуктов и услуг компания «Монолит-Инфо» относит:
1. Наличие современного полнофункционального ERP-решения — программного комплекса ERP Монолит, воплотившего в себе более чем 20-летний опыт работы компании. ERP Монолит — комплексное, интегрированное масштабируемое решение для управления ресурсами крупных и средних предприятий, позволяющее моделировать реальные бизнес-процессы практически любой сложности. Информационные системы, построенные на основе ERP Монолит, много лет успешно используются в компаниях национального масштаба как в России, так и за рубежом.
2. Наличие специалистов-консультантов, имеющих многолетний опыт и уникальные компетенции по анализу бизнес-процессов, постановке всех видов учета и внедрению автоматизированных систем управления финансами, производством, продажами, цепочкой поставок, персоналом на различных предприятиях — производственных, торговых, в том числе с иностранным участием.
3. Возможность на основе базового ядра ERP Монолит предлагать адаптированные решения, позволяющие удовлетворить бизнес-требования конкретного заказчика.
4. Успешные проекты внедрения в компаниях национального масштаба.
5. Опыт и техническая возможность решения задачи подготовки консолидированной отчетности.
6. Работа с заказчиками напрямую без посредников.
7. Собственная технология и инструментальные средства разработки приложений, позволяющие оперативно и эффективно развивать функциональные возможности систем предлагаемого компанией программного комплекса.
8. Большой опыт работы в России и странах ближнего зарубежья.
9. Отлаженная и сертифицированная система работ по сопровождению ERP Монолит в процессе эксплуатации.
10. Опыт осуществления успешного поэтапного перехода от действующей на предприятии системы (программ) к ERP Монолит, в том числе опыт разработки интерфейсов и обеспечения совместной работы с системами других разработчиков.
11. Выгодное для заказчика соотношение «цена — качество».
Разработанная компанией система «Монолит: Персонал» обеспечивает в рамках интегрированной среды автоматизацию процессов кадрового учета, учета рабочего времени, расчета заработной платы, налогов и отчислений с заработной платы, а также формирования отчетности в налоговые органы и ПФР. Система содержит алгоритмы и шаблоны для формирования всех видов квартальной и годовой отчетности по персоналу. Возможности системы «Монолит: Персонал» позволяют в рамках единой базы данных выполнять расчеты и строить отчетность для различных юридических лиц холдинга или обособленных филиалов компании. В системе «Монолит: Персонал» реализована поддержка задач управления мотивацией работников, включающая компенсационный пакет, бонусную оплату труда и расчет годового бонуса; имеются богатые функциональные возможности по управлению кадрами, учету рабочего времени, расчету заработной платы.
«Монолит: Персонал» поддерживает программы и процедуры обучения работников (включая средства дистанционного обучения). В частности, в системе реализована поддержка ряда взаимосвязанных задач по развитию персонала, таких как формирование кадрового резерва предприятия, планирование карьеры сотрудников, управление развитием.
Система «Монолит: Персонал» может поставляться как в составе ERP Монолит, так и независимо, интегрируясь с IT-решениями сторонних производителей.
Достоинства и преимущества системы «Монолит: Персонал»
К достоинствам системы «Монолит: Персонал» можно отнести:
а) интегрированность — объединение в рамках единой системы функций, реализуемых сотрудниками нескольких отделов;
б) историчность — хранение всех введенных данных и использование их в соответствии с требуемой датой;
в) авторизацию введенной информации — возможность в любой момент времени определить, кто, когда и каким образом модифицировал данные в системе;
г) разделение доступа и обеспечение защиты от несанкционированного доступа;
д) открытость и модульность архитектуры — построение системы в виде расширяемого набора функций и процедур, выполняемых над общей базой данных, отражающей сущности описываемой предметной области и отношения между ними, а также возможность экспорта-импорта информации с использованием механизмов OLE и ODBC.
Конкурентные преимущества системы «Монолит: Персонал»:
1) полнота функциональности в области организационного и кадрового менеджмента и мощные вычислительные возможности системы «Монолит: Персонал» (расчет заработной платы в холдингах, где работают тысячи сотрудников);
2) поддержка технологий корпоративного управления персоналом;
3) поддержка единых классификаторов;
4) поддержка программ аттестации работников, развития персонала и работы с кадровым резервом, мер по мотивации труда;
5) соответствие формируемых в компании документов и отчетов требованиям действующего национального законодательства;
6) единое информационное пространство, что позволяет предотвратить дублирование данных и исключить возникновение ошибок;
7) легкость настройки и адаптации системы к отраслевым, организационным и производственным особенностям предприятия;
8) разделение доступа и защита данных:
— от несанкционированного доступа на уровне приложений и серверной защиты;
— на уровне настраиваемых ролей пользователей и организации доступа в точном соответствии с их должностными полномочиями;
— путем авторизации действий пользователей;
9) открытость системы для развития и модификации;
10) промышленный сервер баз данных, открытая структура данных, стандартизованный доступ;
11) наличие инструментальных средств разработки приложений, позволяющих оперативно и эффективно развивать функциональные возможности системы;
12) успешный опыт интеграции с различными финансовыми системами.
Завершая обзор основных прикладных программ, предназначенных для автоматизации деятельности кадровых и других служб организации, нужно отметить и ряд проблем в данной сфере. Прежде всего, встает вопрос стоимости: экономически целесообразно приобретать программы при численности работников на предприятии не менее 300 человек. Если вопрос цены не является препятствием, то для внедрения программы необходимо провести ряд подготовительных мероприятий: создать единую компьютерную сеть, обучить работников службы управления персоналом и руководителей всех структурных подразделений работе в среде программы, адаптировать и настроить программу для работы с персоналом своей организации и т.д.
Успешно применяя различные программные продукты, не стоит забывать и еще одну особенность российского кадрового делопроизводства. Дело в том, что автоматизированное управление кадрами почти всегда дублируется бумажными документами. Причины тут могут быть разные: консерватизм работников, традиционное недоверие к вычислительной технике, желание перестраховаться от непредвиденных обстоятельств и пр. Однако, к сожалению, самой главной причиной является несовершенство российского законодательства в области электронного документооборота; и эта причина пока не преодолена.
[1] Здесь и далее звездочки <**> означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов