В целях наведения порядка в делопроизводстве, обеспечения сохранности и быстрого поиска нужного документа в организации необходимо систематизировать все исполненные документы. Для этого документы объединяют в дело, группируя их по какому-либо признаку.
4.3.1. Номенклатура дел как методическая основа документального фонда организации
Дело — это документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности организации. Формирование дела — процесс группировки исполненных документов в дело (их систематизация внутри дела), которую проводят в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, формируемых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел позволяет осуществлять:
а) размещение исполненных документов в дела с целью обеспечить их учет и сохранность;
б) поиск документов по заголовкам дел в соответствии с принципами формирования дел;
в) закрепление индексации дел;
г) установление сроков хранения дел на основании перечней (типовых, примерных, ведомственных) документов с указанием сроков их хранения и подготовки к передаче дел постоянного и долговременного хранения в архив организации, а дел временного хранения — на уничтожение.
В номенклатуру дел включаются все документы, которые образуются в деятельности организации и отражают ее документируемые участки работы. Номенклатура дел составляет документальный фонд организации, служит методической основой для обеспечения учета и поиска документов в процессе их оперативного хранения в делопроизводстве. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является указателем индексации документов при регистрации, поскольку индекс документа включает индекс дела по номенклатуре.
При проектировании автоматизированных систем документационного обеспечения управления персоналом номенклатура дел организации может быть использована в качестве классификатора документированной информации. При этом в условиях внедрения электронных делопроизводственных технологий номенклатура должна включать документы как в традиционном (бумажном), так и в электронном виде (о чем делается соответствующая отметка в графе «Примечание»).
Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов и текущую работу с ними, поэтому от того, насколько правильно она составлена, зависит полнота дальнейшего использования документации. При составлении номенклатуры дел организации в целом и, следовательно, службы управления персоналом как ее структурного подразделения необходимо руководствоваться следующими нормативно-методическими материалами:
1) Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее — Правила Росархива);
2) Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8— 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
3) уставом или положением об организации;
4) штатным расписанием организации (если таковое имеется);
5) номенклатурой дел организации за прошлый год;
6) инструкцией по делопроизводству организации;
7) положением о службе управления персоналом, а также положениями о структурных подразделениях организации;
8) описью дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами;
9) ведомственными или типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также разд. 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 (далее — Перечень типовых архивных документов).
Номенклатура дел организации оформляется в соответствии с положениями разд. 3.4 Правил Росархива, где указаны основные требования по процедуре принятия, утверждения и ведения номенклатуры дел.
Ответственность за составление номенклатуры дел организации возлагается на службу документационного обеспечения управления. Номенклатура дел визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения экспертной комиссией организации направляется на согласование с экспертной комиссией соответствующего архивного учреждения. После прохождения всех процедур согласования номенклатура утверждается руководителем организации.
Номенклатуру дел согласовывают с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации необходимо разработать новую номенклатуру и согласовать ее с архивным учреждением. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованную с архивным учреждением номенклатуру дел необходимо уточнять в конце каждого года и вводить в действие с 1 января следующего календарного года.
Утвержденную сводную номенклатуру дел оформляют на общем бланке организации. Сводная номенклатура дел составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с архивом организации и подписанных руководителями подразделений. Выписки из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры дел организации передаются в структурные подразделения для использования в работе.
Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций; она является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов; она носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, т.е. номенклатуры дел конкретной организации.
Индивидуальная номенклатура дел организации содержит те заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Они переносятся из типовой и примерной номенклатур и конкретизируются с учетом специфики деятельности организации. Индивидуальная номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений организации, или направлениям деятельности, или должностям руководителей и специалистов. При указании раздела обязательно проставляется индекс.
4.3.2. Порядок составления и ведения дел в соответствии с номенклатурой
Номенклатура дел формируется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. Базой для определения структуры номенклатуры дел служит структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: 01 — канцелярия, 02 — бухгалтерия, 03 — производственный отдел, 04 — отдел снабжения, 05 — отдел кадров и т.д.).
В номенклатуре дел необходимо предусмотреть заголовки дел, предназначенные для группировки документов. Такие заголовки должны отражать все документируемые участки и вопросы деятельности организации, в том числе дела ее временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации, которые включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Номенклатура дел службы управления персоналом организации является частью сводной номенклатуры дел и представляет собой таблицу со следующими данными.
В графе 1 указывается индекс дела. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Раздел номенклатуры дел службы управления персоналом имеет значение более 01, например 05, поэтому индекс дела службы будет выглядеть так: 05-01, 05-02 и т.д.
В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей). Заголовки дел должны быть четкими и отражающими основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Для того чтобы не возникало коллизий с архивными учреждениями, рекомендуется использовать заголовки дел из Перечня типовых архивных документов.
Заголовки дел могут формироваться на основе номинального, предметно-вопросного, авторского, хронологического, географического, экспертного принципов. Очередность заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, при этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Затем располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Отметим, что в заголовках дел, которые содержат документы по одному вопросу, но не связаны последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указывают основные разновидности документов, которые должны быть в деле.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Эта графа заполняется по окончании календарного года. В номенклатуре дел дается общий заголовок, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), которые уточняют содержание заголовка дела.
В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). В приведенной ниже таблице в графе 4 указаны сроки в соответствии с Перечнем типовых архивных документов. Если в номенклатуру дел включаются заголовки документов, для которых срок хранения не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, то срок хранения таких документов устанавливает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) соответствующего архивного учреждения по представлению архива и центральной экспертной комиссии (или экспертной комиссии) организации. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел (отдельно для постоянного и временного хранения) изменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению; об этом в номенклатуре дел проставляется соответствующая отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. Образец номенклатуры дел организации приведен ниже.
Номенклатура дел организации
ВЫПИСКА УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
«__ »_________ 20__ г. №_______________ ________________
(подпись)
г. Москва Иванов И. И.
На 2015 год ________________
«25» декабря 2014 г.
М. П.
| Индекс дела | Заголовок дела (в соответствии с Перечнем типовых архивных документов) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дел (тома, части) и номера статей по Перечню | Примечание |
| 01 — Организация управления | ||||
| 01-02 | Штатное расписание организации | Пост., ст. 71 | ||
| 01-03 | Положения о структурных подразделениях организации | Пост., ст. 55 | ||
| 01-04 | Должностные инструкции работников организации | Пост., ст. 77 | ||
| 01-05 | Приказы по основной деятельности | Пост., ст. 19 | ||
| 01-06 | Приказы по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет, ст. 19 | ||
| 01-07 | Журнал регистрации поступающих документов | 5 лет, ст. 258 «г» | ||
| 01-08 | Журнал регистрации отправляемых документов | 5 лет, ст. 258 «г» | ||
| 01-09 | Номенклатура дел организации | Пост., ст. 200 | ||
| 02 — Бухгалтерия | ||||
| 02-01 | Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним | 5 лет, ст. 695 «г» | ||
| 02-02 | Договоры о материальной ответственности | 5 лет, ст. 457 | После увольнения материально ответственного лица | |
| 05 — Служба управления персоналом | ||||
| 05-01 | Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год, ст. 773 | После замены новыми | |
| 05-02 | Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников | 5 лет ЭПК, ст. 561 | ||
| 05-03 | Документы (нормативы численности, доклады, справки, расчеты, информации) о совершенствовании структуры аппарата управления | Пост., ст. 569 | ||
| 05-04 | Уставы (положения) о соблюдении дисциплины труда: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новыми, ст. 571 | ||
| 05-05 | Коллективные договоры | Пост. <**˃ [1] | (1) Присланные для сведения — до минования надобности | |
| 05-06 | Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров | 5 лет ЭПК, ст. 584 | ||
| 05-07 | Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет (1), ст. 586 | (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет | |
| 05-08 | Документы (акты, сообщения, информации, докладные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда | 3 года, ст. 587 | ||
| 05-09 | Нормы выработки и расценок (1): а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новыми, ст. 589 | (1) Временные нормы выработки и расценок — 3 года после замены новыми | |
| 05-10 | Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До минования надобности, ст. 591 | ||
| 05-11 | Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходования фонда заработной платы | 5 лет ЭПК, ст. 595 | ||
| 05-12 | Документы (расчеты, справки, списки)о премировании работников | 5 лет, ст. 600 | ||
| 05-13 | Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения | 5 лет, ст. 601 | ||
| 05-14 | Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда | 45 лет (1) ЭПК, ст. 602 (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда -75 лет | ||
| 05-15 | Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении | 5 лет ЭПК, ст. 603 | ||
| 05-16 | Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков | 5 лет ЭПК, ст. 610 | ||
| 05-17 | Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новым, ст. 612 | ||
| 05-18 | Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 75 лет, ст. 613 | ||
| 05-19 | Журналы, книги учета: а) профилактических работ по технике безопасности б) инструктажа по технике безопасности в) проведение аттестации по технике безопасности | 10 лет 10 лет 5 лет, ст. 626 | ||
| 05-20 | Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий | Пост. <**>, ст. 630 | ||
| 05-21 | Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. 3 года (1), ст. 638 | (1) После замены новыми | |
| 05-22 | Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами | Пост., ст. 648 | ||
| 05-23 | Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. 3 года (1), ст. 655 | (1) После замены новыми | |
| 05-24 | Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) (1): а) руководителей организации: б) работников, в том числе государственных гражданских и муниципальных служащих | Пост. <**> 75 лет ЭПК, ст. 656 | (1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве | |
| 05-25 | Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел | 75 лет ЭПК, ст. 657 | ||
| 05-26 | Личные карточки работников, в том числе временных работников | 75 лет ЭПК, ст. 658 | ||
| 05-27 | Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (1), ст. 664 | (1) Невостребованные — 75 лет | |
| 05-28 | Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных | 75 лет ЭПК, ст. 666 | ||
| 05-29 | Документы (служебные задания, переписка) о командировании работников | 5 лет ЭПК (1), ст. 669 | (1) Для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет ЭПК | |
| 05-30 | Списки: а) членов руководящих и исполнительных органов организации б) ветеранов и участников ВОВ и других военных действий в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий г) работников д) прошедших аттестацию е) подлежащих воинскому учету ж) кандидатов на выдвижение на должности з) получающих персональные ставки, оклады и) обучающихся без отрыва от производства к) работников, ушедших на пенсию л) лиц, выезжающих за границу | Пост. <**> Пост. <**> Пост. <**> 75 лет 5 лет 3 года До замены новыми 10 лет(1) 5 лет 5 лет 5 лет, ст. 685 | (1) При отсутствии лицевых счетов —75 лет (1) При отсутствии лицевых счетов — 75 лет | |
| 05-31 | Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | 3 года, Ст. 686 | ||
| 05-32 | Графики предоставления отпусков | 1 год, ст. 693 | ||
| 05-33 | Книги, журналы, карточки учета: а) приема, перемещения (пере- вода), увольнения работников б)личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вклады- шей к ним г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы е) лиц, подлежащих воинскому учету ж) отпусков з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей | 75 лет 75 лет 75 лет 5 лет 5 лет 3 года (1) 3 года 5 лет (2) 75 лет, ст. 695 | (1) После увольнения (2) В зарубежные командировки — 10 лет | |
| 05-34 | Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных, тарифных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним | 15 лет (1) ЭПК, ст. 696 | (1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда - 75 лет ЭПК |
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в организации.
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО |
Должность руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной комиссии организации
От №
Кадровая статистика
По мнению специалистов, кадровая статистика является, пожалуй, единственным способом оценить эффективность работы службы по управлению персоналом. С формальной точки зрения кадровую статистику (учет) можно определить как сбор и систематизацию информации о работниках компании, а также ведение документооборота, связанного с движением кадров.
4.4.1. Статистические отчеты по управлению персоналом
Одной из функциональных обязанностей работников службы управления персоналом является подготовка статистической отчетности по кадрам. Служба кадров должна собирать, анализировать и систематизировать информацию о персонале, формирующуюся в процессе хозяйственной деятельности организации, с целью использования этих данных для всякого рода отчетов, которые необходимо передавать в налоговые, статистические, пенсионные и другие органы. Служба управления персоналом может и не отвечать за заполнение и сдачу всякого рода отчетов и деклараций. Однако именно кадровая служба несет ответственность за корректность и своевременность подачи нужных данных о персонале, потому что только эта служба владеет полной информацией о составе работников организации, имеет доступ к документам об их образовании и зачастую ведет учет рабочего времени в организации и т.д.
Сбор кадровых данных представляет собой рутинный, но крайне важный процесс, ведь персонал — это живые люди, у которых ежедневно происходят всякого рода изменения: они стареют и выходят на пенсию, у них меняется семейное положение, они увольняются в связи с переездом в другой город, проходят повышение квалификации, аттестацию и пр.
Органы государственной статистики установили перечень форм отчетности по кадрам. Нарушение порядка представления статистической информации, а также предоставление недостоверной статистической информации влечет ответственность, установленную ст. 13.19 КоАП РФ, ст. 3 Закона РФ от 13 мая 1992 г. № 2761-1 «Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности».
В соответствии с приказом Росстата от 24 сентября 2014 г. № 580 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования, науки, инноваций и информационных технологий» с 1 января 2015 г. введены новые формы федерального статистического наблюдения и разработаны указания по их заполнению. Числовые и иные показатели для заполнения утвержденных форм основываются на данных кадровой статистики. Согласно приказу Росстата в органы статистики необходимо сдавать следующую отчетность.
1. Годовые отчеты, начиная с отчета за 2014 г., по форме:
— № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». Сдают юридические лица, кроме субъектов малого предпринимательства, один раз в год до 20 января после отчетного года;
— № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях труда». Сдают юридические лица, осуществляющие деятельность по добыче полезных ископаемых, в обрабатывающих производствах, по производству и распределению электроэнергии, газа и воды, в строительстве, на транспорте и в связи (кроме субъектов малого предпринимательства), до 20 января после отчетного года;
— № 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации». Сдают государственные органы Российской Федерации (федеральные органы субъектов РФ) до 10 февраля после отчетного периода;
— № 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих». Сдают органы местного самоуправления, избирательные комиссии муниципальных образований до 10 февраля после отчетного периода.
2. Месячные отчеты по форме:
— № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате». Сдают юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) на следующий день после отчетной даты (начиная с отчета на 1 февраля 2015 г.).
— № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Сдают юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства)
всех видов деятельности и форм собственности в зависимости от средней численности работников. Если средняя численность занятых превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, сведения сдаются не позднее 15 числа после отчетного периода. Если средняя численность работников организации не превышает 15 человек (включая работающих по договорам гражданско-правового характера и совместительству), то сведения сдаются ежеквартально, а разделы 2 и 3 формы — за год (начиная с отчета за январь 2015 г.);
— № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов». Сдают юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства), осуществляющие все виды экономической деятельности, на второй день после отчетного периода.
3. Квартальные отчеты, начиная с отчета за первый квартал 2015 г., по форме:
— № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников». Сдают юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера), всех видов экономической деятельности и форм собственности не позднее восьмого числа после отчетного квартала;
— № 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала». Сдают государственные органы, органы местного самоуправления и избирательные комиссии муниципальных образований на 15-й день после отчетного периода.
Согласно вышеприведенному приказу Росстата указанная отчетность представляется в территориальные органы Росстата в субъекте РФ по установленным адресам и срокам.
Производственным планом Росстата на каждый год предусматривается проведение выборочного наблюдения за деятельностью малых и средних пред-приятий (с планом можно ознакомиться на сайтах территориальных отделений этого ведомства). Приказом Росстата от 4 августа 2014 г. № 547 утверждена форма федерального статистического наблюдения № ПМ «Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия». Отчеты подаются предпринимателями — юридическими лицами и физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальными предпринимателями) ежеквартально 29 числа после отчетного периода. При заполнении показателей формы представителям малого бизнеса следует руководствоваться Указаниями по заполнению формы федерального статистического наблюдения, утвержденными приказом Росстата от 30 декабря 2014 г. № 739. Бланки форм и Указания по ее заполнению размещены на соответствующих сайтах Росстата.
4.4.2. Показатели кадровой статистики как эффективный инструмент управления
Многие работники кадровой службы при заполнении различных форм статистической отчетности не находят в ней никакого толку, считают простым бумагомарательством. Однако с течением времени некоторым из них удается организовать работу так, чтобы превратить статистические данные в мощное оружие управления. Для этого необходимо определить, по каким параметрам следует вести внутреннюю отчетность, чтобы не делать потом двойной работы при заполнении статистических форм. Поскольку работа кадровика оценивается в первую очередь с экономических позиций, то целесообразно вести учет таких статистических параметров, чтобы по документам сразу и четко было видно, сколько тратится средств на ту или иную деятельность. Например, если взять такое направление деятельности, как охрана труда и техника безопасности на предприятии, то многие опытные кадровики анализируют и ведут следующую кадровую статистику.
1. Отчет по затратам на мероприятия по охране труда и промышленной безопасности, а также на мероприятия по устранению последствий и компенсационные выплаты:
— затраты на мероприятия по охране труда на одного сотрудника, в целом по организации, по каждому подразделению;
— затраты на мероприятия по охране труда на одного сотрудника конкретной специальности;
— затраты на мероприятия по охране труда на один рабочий час;
— затраты на мероприятия по охране труда на единицу выпускаемой продукции или поставляемых услуг;
— затраты на мероприятия по охране труда на конкретное подразделение;
— затраты на мероприятия по охране труда по сезонам года;
— затраты на мероприятия по охране труда и технике безопасности в сопоставлении с другими статьями затрат (например, на добровольное медицинское страхование).
2. Отчетность по травматизму и профессиональным заболеваниям:
— отчет о смертельных несчастных случаях, тяжелых несчастных случаях, несчастных случаях, микротравматизме;
— расчет коэффициента частоты несчастных случаев по организации в целом, по подразделениям, по профессиям;
— расчет коэффициента тяжести травм по организации в целом, по под-разделениям, по профессиям.
3. Отчетность по выявленным и устраненным рискам.
4. Отчетность по выполнению мероприятий в области охраны труда и промышленной безопасности.
Развернутую кадровую статистическую информацию (презентацию) один раз в год рекомендуется представлять руководству организации, Делая акцент на уровне проведения мероприятий, полученном экономическом эффекте и т.д. По согласованию с руководством можно проводить также ежемесячные и ежеквартальные отчеты на мероприятиях, связанных с безопасностью и охраной труда в организации. Используя обыкновенные таблицы, можно создать удобную форму регистрации данных для ведения кадровой статистики, что позволяет работнику кадровой службы не только обладать полной информацией по этому вопросу, но и предоставлять руководству нужные сведения по первому требованию.
По аналогии с охраной труда и безопасностью на производстве необходимо собирать статистические данные по всем направлениям кадровой работы, таким как наем и увольнение персонала, материальное вознаграждение за труд, адаптация, развитие персонала, обучение и повышение квалификации, аттестация, кадровый резерв и т.д., включая количественное и качественное планирование потребности в персонале.
Самыми важными статистическими данными кадровой службы являются трудовые показатели, под которыми понимаются «численные характеристики отдельных сторон персонала (качеств персонала или параметров его деятельности)». При ведении кадровой статистики необходимо руководствоваться следующими принципами:
а) определение потребности в трудовом показателе;
б) предварительный выбор показателей;
в) оценка показателей;
г) целенаправленность показателя.
Экономическая значимость показателей кадровой статистики состоит в том, что их включение в существующее информационное пространство организации в целом позволяет прогнозировать результаты деятельности по управлению персоналом в будущем.
4.4.3. Традиционные и специфические показатели кадровой статистики
По мнению специалистов, в настоящее время получило распространение составление подробных годовых отчетов по управлению компанией, хотя для большинства организаций такая деятельность не является обязательной. Основанием для составления отчета служит приказ генерального директора. Структура отчета зависит от ряда факторов, но почти всегда в годовом отчете присутствует раздел, посвященный управлению персоналом. Традиционно все анализируемые в таком отчете показатели рассматриваются в трехлетней ретроспективе.
Показатели годового отчета в части управления персоналом делятся на традиционные, которые анализируются во всех компаниях, и специфические, характерные для конкретной организации.
Традиционные показатели службы управления персоналом следующие.
1. Списочная численность — все работники организации, которые трудятся и учтены в табелях учета рабочего времени.
2. Среднесписочная численность работников (СЧР) за календарный год. Для расчета показателя сначала выводят среднесписочный показатель по каждому месяцу, а потом за год по формуле
(СЧР за январь + СЧР за февраль + СЧР за март + СЧР за апрель + СЧР за май + СЧР за июнь + СЧР за июль + СЧР за август + СЧР за сентябрь + СЧР за октябрь + СЧР за ноябрь + СЧР за декабрь) / 12 = СЧР за год.
При расчете СЧР не учитываются:
— внешние совместители;
— лица, с которыми заключался ученический договор на профессиональное обучение с выплатой стипендии в период ученичества;
— владельцы организации, которые не получают заработную плату;
— женщины, которые находятся в отпуске по беременности и родам, дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
— сотрудники, которые обучались в обра