Тема 4. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Как отмечалось ранее, кадровое делопроизводство представляет собой деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами. Кадровое делопроизводство включает в себя создание и ведение документации, связанной с движением персонала, кадровым учетом, учетом рабочего времени и расчетов с персоналом и пр. Кадровые документы, как и всю документацию организации, необходимо оформлять в соответствии с действующим Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст, введен с 1 марта 2014 г. взамен ГОСТ Р 51141-98).
4.1.1. Документооборот: основные понятия и регламентирующие нормативные акты
Каждое предприятие имеет документооборот, составной частью которого выступает документооборот кадровой службы. Организация документооборота обычно закрепляется на локальном уровне приказом по предприятию. Основы документооборота фиксируются в положениях о структурных подразделениях. В положении о службе, которой будут переданы функции документирования кадровой деятельности, необходимо четко и подробно прописать организацию кадрового документооборота.
Нормативным актом, регулирующим ведение документооборота в организациях, является приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от 23 декабря 2009 года № 76 «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (далее — Методические рекомендации Росархива), разработанный на основании постановления Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Таким образом, при разработке положений о подразделениях, инструкций по делопроизводству вообще и делопроизводству в кадровой службе в частности необходимо следовать этим методическим рекомендациям.
Документооборот кадровой службы. Основа документооборота кадровой службы определяется положением о документообороте организации. Процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до полного его исполнения, помещения в дело или отправки, называется документооборотом. В общем документообороте организации можно выделить следующие этапы:
1) первичная (экспедиционная) обработка поступающей документации;
2) регистрация документов и предварительное их рассмотрение соответствующей службой;
3) внутриорганизационное движение (исполнение) документа;
4) обработка отправления документов.
По аналогичной схеме обрабатывается документация в кадровой службе.
Документопоток и структура документооборота кадровой службы предприятия. Под документопотоком понимается совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут; соответственно документопоток кадровой службы — это совокупность документов кадрового подразделения.
Документопотоки различаются по направлению:
а) горизонтальные (связывают организации одного уровня управления);
б) вертикальные (восходящие и нисходящие).
В документообороте в соответствии с особенностями технологической обработки выделяют следующие документопотоки:
1) поступающая документация (входящая);
2) отправляемая документация (исходящая);
3) внутренняя документация.
Количество документов, обрабатываемых кадровой службой за единицу времени, называется плотностью документооборота кадровой службы.
Каждая организация стремится оптимизировать количество документов. Однако под повышением экономичности документооборота следует понимать не столько уменьшение количественной составляющей, сколько повышение качества содержащейся в документах информации. Таким образом, целью оптимизации документооборота должно быть приведение его в соответствие с потребностями кадровой службы при одновременном снижении затрат на ведение документооборота. При этом важно понимать, что потеря части информации из экономических соображений способна привести к отрицательному эффекту для компании в целом. Процесс оптимизации документооборота может включать следующие этапы:
1) сбор и детальное описание существующего документооборота;
2) анализ качественного содержания информации;
3) оптимизация документооборота;
4) создание стандартов (инструкций, положений).
Документооборот в компании в целом должен быть организован таким образом, чтобы он способствовал оптимизации информационного обеспечения принятия управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.
Объем документооборота: учет и анализ. Понятием объема документооборота обозначается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период (обычно за календарный год). Объем кадрового документооборота отражает загруженность службы по управлению персоналом организации, поскольку всем работникам службы приходится в первую очередь иметь дело с документами. Учет объемов документооборота в кадровой службе необходимо вести для совершенствования кадрового делопроизводства, а также для расчета оптимальной численности занятых в нем работников. Анализ объемов документооборота осуществляется в целях рационального распределения документопотоков различных служб организации, повышения исполнительской дисциплины, роста качества и эффективности принимаемых на их основе решений. Анализ и обобщение данных о количестве документов могут быть оформлены в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Количество документов определяется по регистрационным входящим и исходящим данным, т.е. по записям регистрации документов. Единицей учета количества документов является экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Как один Документ учитываются сопроводительное письмо и приложения к нему. Документы, не подлежащие регистрации, а это в основном внутренняя Документация (например, докладные и объяснительные записки, различные справки и пр.), обычно не подсчитываются, хотя их количество может значительно превышать число зарегистрированных документов.
Документы, получаемые в результате копирования или тиражирования, также не учитываются в объеме документооборота организации. Учет Копируемых и тиражируемых документов можно вести отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро. Такой учет проводится в Целях определения загрузки подразделения, расчета затрат на эксплуатацию технических средств, потребности в новом оборудовании, приобретение расходных материалов, определения численности персонала, нормирования его труда и т.д.
Требования к документообороту и регламентирующие нормативно-методические акты. В инструкции по делопроизводству компании в соответствии с п. 3.4.1 Методических рекомендаций Росархива в разделе «Организация документооборота» рекомендуется изложить положения, устанавливающие порядок:
1) приема и первичной обработки поступающих документов;
2) предварительного рассмотрения документов;
3) регистрации поступающих документов;
4) рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей;
5) регистрации отправляемых документов;
6) отправки документов;
7) обработки и учета иностранной корреспонденции;
8) регистрации и прохождения внутренних документов;
9) учета и анализа объемов документооборота;
10) организации работы с документами в структурных подразделениях.
При установлении требований к организации документооборота следует исходить из принципов:
а) централизации операций по приему и отправке документов;
б) распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
в) организации предварительного рассмотрения поступающих документов;
г) исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
д) однократности регистрации документов;
е) устранения необоснованных согласований проектов документов;
ж) регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов;
з) выбора наиболее целесообразных способов доставки и отправки документов. Для этих целей могут использоваться любые средства связи по выбору организации: почта, электронная почта, курьерские службы и т.д.
4.1.2. Порядок и принципы организации документооборота
Прием и первичная обработка документов. Поступившие в организацию извне, т.е. входящие, документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Каждая организация сама утверждает перечень подлежащих регистрации документов. Нумерацию документов ведут в пределах одного календарного года. В инструкцию по делопроизводству необходимо включить положения, устанавливающие порядок приема и первичной обработки поступающих документов. Такой порядок определяет структурное подразделение, которое отвечает за прием и обработку поступающей корреспонденции. Согласно инструкции, как правило, необходимо произвести следующие действия:
1) проверить правильность адресования, доставки и комплектности поступающих документов;
2) произвести сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации. Для этого в приложении к инструкции приводится утвержденный руководством перечень документов, не подлежащих регистрации; образец такого перечня приведен ниже:
Примерный перечень нерегистрируемых документов
1. Печатные издания (журналы, газеты, брошюры).
2. Копии информационных документов и рекламные материалы.
3. Поздравления.
4. Прейскуранты.
5. Рекламные письма, прайс-листы, каталоги.
6. Извещения, сообщения о встречах, переговорах.
7. Письма с пометкой «лично».
8. Программы конференций, совещаний и т.п.
3) выделить документы, адресованные в другие структурные подразделения компании, и передать их по назначению, минуя руководство;
4) определить сроки обработки и передачи документов для регистрации в отдел или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время. Документы, поступившие в организацию в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрацию в день поступления; документы, поступившие в нерабочее время, должны быть зарегистрированы в следующий рабочий день;
5) применить заранее разработанный порядок действий в случае обнаружения некомплектности, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифов ограничения доступа к документу («Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и т.п.), а также пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и пр. Если в поступившей корреспонденции обнаруживается отсутствие какого-либо документа (приложения к документу), необходимо создать комиссию и составить акт в трех экземплярах. Один экземпляр акта остается в организации, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Конверты, в которых поступает Документ, сохраняются, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки. Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно.
Предварительное рассмотрение документов. В инструкции по делопроизводству следует прописать порядок предварительного рассмотрения документов и корреспонденции, чтобы выделить среди них те, которые должны быть обязательно переданы на рассмотрение руководству организации. Документы, не требующие рассмотрения руководителя, сразу направляются в структурное подразделение или непосредственному исполнителю. В ходе предварительного рассмотрения должно быть принято решение о том, куда следует направить документ. Основанием для этого является содержание документа, а не указанный конкретный адресат.
В результате предварительного рассмотрения входящей корреспонденции должно быть принято решение о направлении документа на вынесение резолюции руководителю или заместителям руководителя в соответствии с установленным распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами. Документы можно передавать на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.
Регистрация поступающих документов. Все входящие документы, подлежащие регистрации, должны быть зарегистрированы независимо от способа их доставки. Место и способ регистрации зависят от формы организации делопроизводства, принятой в компании, о чем указывается в инструкции по делопроизводству. Существует три формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Централизованная форма организации работы предусматривает такой порядок, при котором все технологические процессы по обработке документов сосредоточены в одном специализированном структурном подразделении (канцелярии, общем отделе и т.д.) или выполняются одним сотрудником компании (секретарь, бухгалтер и др.). Подобная форма достаточно рациональна, поскольку позволяет снизить расходы и повысить эффективность работы за счет специализации. Однако такая форма работы возможна и целесообразна лишь в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
Децентрализованная форма работы с документами предусматривает такой порядок, при котором каждое структурное подразделение создает свою собственную службу по работе с документами. Такая форма организации делопроизводства целесообразна для организаций, у которых подразделения территориально разобщены или имеют какие-либо специфические особенности (конфиденциальность информации, самостоятельность структурных подразделений и т.д.).
Смешанная форма организации работы является наиболее распространенной. Обычно в компаниях, применяющих такую форму делопроизводства, все документы регистрируются в канцелярской или какой-то иной службе, а уже после этого передаются исполнителям. В инструкции по делопроизводству можно указать, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, а какие — в структурных подразделениях.
Для регистрации поступающих документов установлены следующие сроки:
а) обычно в день поступления;
б) на следующий рабочий день, если документ поступил в нерабочее время;
в) незамедлительно при наличии на документе отметки «Срочно», «Оперативно» и др.
При регистрации документов, исполненных на бумажном носителе, в нижнем правом углу первого листа документа ставится отметка (обычно она делается от руки) о поступлении документа с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера. В дальнейшем этот номер становится уникальным идентификатором документа в документообороте организации. Если в организации большой документооборот, то для удобства можно изготовить штамп (см. образец ниже) с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время. Иногда на штампах указывают сокращенное название организации.
Образец штампа регистрации
Регистрационный номер, или регистрационный индекс, документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при его регистрации. Состав (цифровой или буквенно-цифровой) регистрационного номера входящего документа зависит от величины и структуры организации. В делопроизводстве используются различные системы регистрации документов, например, в одних случаях могут присваиваться валовые порядковые (учетные) номера, в других системах применяются различные классификаторы.
В компаниях, имеющих сложную организационную структуру, могут создаваться и использоваться классификаторы в качестве приложения к инструкции по делопроизводству. Для регистрации и учета документов могут разрабатываться классификаторы (справочники):
— структурных подразделений;
— видов документов;
— должностных лиц;
— корреспондентов;
— предметно-тематический (вопросов деятельности);
— резолюций (указаний по исполнению);
— исполнителей;
— результатов исполнения документов и др.
Некоторые организации применяют регистрационно-учетные формы, например карточки или журнал, в том числе в электронном виде, предназначенные для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. Иногда используются регистрационно-контрольные карточки (РКК).
Примерная форма журнала регистрации входящих документов
| Номер | Дата | От кого получен (корреспондент) | Исходящий номер | Исходящая дата | Краткое содержание | Роспись в получении |
| 25.05.2015 | ООО «Петров и Ко» | 04-12/102 | 20.05.2015 | О заключении договора |
Рассмотрение документов руководителем. Зарегистрированные документы передаются руководителю компании. После ознакомления руководитель ставит на документе свою резолюцию — реквизит документа, который содержит указания должностного лица по исполнению документа. В резолюции даются конкретные и четкие указания по исполнению документа, назначаются исполнители, сроки исполнения (см. ниже). Как правило, резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом.
Образец резолюции руководителя на входящем документе
Оригинал документа с резолюцией руководителя организации под роспись передается исполнителю — конкретному работнику или отдельной службе. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса.
Организация работы с отправляемыми документами. В этом разделе инструкции определяются порядок и основные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения). Работа с исходящими, т.е. отправляемыми из организации, документами включает несколько этапов:
1) подготовка проекта документа исполнителем;
2) согласование проекта;
3) проверка правильности оформления;
4) подписание документа руководителем;
5) регистрация документа;
6) отправка документа адресату;
7) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
В инструкции по делопроизводству необходимо установить правило, по которому ответственность за составление и оформление документа, согласование проекта документа с заинтересованными отделами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами возлагаете на структурное подразделение, выступающее исполнителем документа, например, как в нашем случае, — службу управления персоналом. Проекты документов готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, подготавливаются сопроводительные письма. До представления документа на подпись исполнитель должен проверить правильность оформления и адресования документа, наличие соответствующих виз, приложений (при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа), листа (указателя) рассылки.
Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.
Регистрация исходящих документов. В инструкции необходимо определить место, способ, сроки регистрации исходящих (отправляемых) документов. Исполненные документы после подписания руководителем (заместителем руководителя) передаются на регистрацию в службу делопроизводства, где также проверяются правильность оформления, комплектность документа, соответствие количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю или службе на доработку.
Ответственность за содержание выходящего за пределы организации документа несет должностное лицо, подписавшее документ. Руководитель ставит на документе гриф утверждения (см. ниже), который состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (употребленного без кавычек), наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи с расшифровкой и даты утверждения.
Образец грифа утверждения документа
Отправляемые документы регистрируются в день их подписания или в следующий за ним рабочий день. Сведения о регистрируемых документах вносятся в базу данных организации, которую можно вести с применением различных форм: карточек учета, журналов исходящей корреспонденции (см. ниже) и т.п. Все это служит целям облегчения учета, поиска, хранения и использования документов.
Примерная форма журнала регистрации исходящих документов
| № п/п | Дата | Кому направлено | Краткое содержание | Исполнитель | Номер дела, куда помещен документ | Отметка об исполнении |
| 30.05.2015 | Председателю Профсоюзного комитета ООО «Иванов и Ко» | О заключении коллективного договора | Мельникова И. В. | Отправлено курьером |
На подлиннике документа в реквизитах бланка, а также на копии, которая остается в деле организации, ставят регистрационный номер документа и дату регистрации. Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение и дело вместе с документом-ответом). Копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно», которую можно проставлять с помощью штампа, и сопровождается росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.
Регистрация исходящих документов ведется согласно с выделяемыми в организации документопотоками. Исходящий номер, как и входящий, может иметь структуру в соответствии с используемыми организацией классификаторами.
Сроки отправки документов. В инструкции по делопроизводству должны быть определены сроки отправки документов. На установление сроков влияют особенности принятого организацией порядка обработки документов, а также вид связи, выбранный для отправки документов. Организация имеет право выбирать любой способ доставки исходящей корреспонденции. Ответственный за отправку должен проверить правильность оформления исходящих документов, провести их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.). Неправильно оформленные документы, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение. Правильно оформленные документы рекомендуют отправлять в день их регистрации или на следующий рабочий день. Корреспонденция с отметкой «Срочно» отправляется немедленно.
Способ доставки документа, а также решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает под-разделение-исполнитель.
За почтовую отправку исходящей документации отвечает служба делопроизводства. Обработку документов для отправки письмами необходимо выполнять в соответствии с Правилами, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Документы, отправляемые по почте, надлежит упаковать и проставить на них адреса. Несколько документов, направляемых в один адрес, могут вкладываться в общий конверт. Если один документ направляется по нескольким адресам, то составляется указатель рассылки и за ее осуществление отвечает исполнитель. Подготовленные к отправке документы передаются в отделение связи.
На заказную корреспонденцию, а также на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который возвращается в организацию вместе с распиской работников почтовой связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов. Документы, отправляемые факсимильной связью, передаются в службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата.
Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции. Если крупная организация имеет филиалы, поставщиков или покупателей за рубежом, отдельным пунктом в инструкции рекомендуется прописать порядок работы с иностранной корреспонденцией. Для этого необходимо определить структурное подразделение, на которое возлагается работа с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам. Специально уполномоченное подразделение должно готовить аннотации на поступившие документы, регистрировать их в соответствии с принятыми процедурами и т.д.
Особенности документооборота внутренних документов. В инструкции по делопроизводству необходимо прописать общие правила работы с документами, которые продуцируются, оформляются и исполняются в пределах самой организации. Порядок подготовки и оформления внутренних документов организации включает следующие этапы:
1) составление проекта документа;
2) согласование проекта;
3) проверку правильности оформления документа;
4) подписание документа руководителем;
5) регистрацию документа.
Таким образом, прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов. На этапе исполнения порядок работы с внутренними документами соответствует регламенту работы с поступающими документами и, в частности, предусматривает:
1) передачу документа исполнителю;
2) контроль исполнения документа;
3) исполнение и отчет об исполнении;
4) подшивку исполненного документа в дело.
Кадровая служба продуцирует в основном внутренние документы, следовательно, и кадровый документооборот по большей части является внутренним. Исходя из этого, в инструкции по делопроизводству необходимо подробно прописать:
а) процедуру прохождения проектов документов (приказов организации по основной деятельности, по личному составу; основные инстанции визирования документов, место регистрации, порядок регистрации и место хранения подлинников документов и др.);
6) порядок рассылки копий в структурные подразделения, заинтересованным лицам;
в) процедуру прохождения гражданско-правовых договоров, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров;
г) место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.);
д) порядок передачи документов между структурными подразделениями.
В инструкции обычно определяется, что передача документов между структурными подразделениями осуществляется через службу делопроизводства.
Важно помнить, что в отличие от других видов приказов и бумаг организации, приказы и документы по личному составу должны подписываться теми работниками, на которых такие документы составлены. В документообороте кадровой службы необходимо дополнительно прописать процедуру получения подписи: ознакомления с документом и его подписания, подтверждающего факт получения документов на руки.
Контроль исполнения документов. Под контролем подразумевается совокупность действий, которые осуществляются с тем, чтобы обеспечить своевременное исполнение документов, включающая:
1) постановку документа на контроль;
2) учет результатов контроля и оформление исполненного документа;
3) исполнение документа.
При постановке на контроль учитываются сроки исполнения документа, которые, помимо прочего, указываются в резолюции руководителя (или иного уполномоченного лица). Различают сроки исполнения документа:
а) типовой, установленный нормативным правовым актом;
б) индивидуальный, который определяется организационно-распорядительным документом или резолюцией руководителя предприятия.
Входящие документы, поступающие от органов власти или вышестоящих органов управления, чаще всего уже содержат требования по срокам их выполнения. Однако иногда бывает невозможно установить точный срок исполнения документа. Тогда устанавливают примерный срок, который по мере необходимости корректируют в процессе исполнения задания.
Контроль за исполнением документа может быть сроковый (с указанием конкретной даты исполнения), предупредительный (проводится с целью корректировки исполнения), текущий (если срок исполнения документа длительный и можно определить промежуточные даты проверки исполнения), последующий (итоговый) и т.д. При установлении длительного срока исполнения документа необходимо разбить исполнение на определенные этапы и осуществлять контроль поэтапно. В этом случае предусматриваются следующие виды контроля:
а) предварительный (предупредительный), направленный на профилактику своевременного выполнения заданий, проверку хода исполнении документов;
б) итоговый (последующий), который состоит в анализе результате исполнения и состояния исполнительской дисциплины. На данном этап можно исправить допущенные ошибки.
Технология контроля определяется принятой в организации системой регистрации документов. Для учета документов, как правило, используется журнальная (книжная) форма регистрации, а для контроля их исполнения заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал.