Основные функции УП.
Цели проекта, задачи и работы, которые нужно выполнить для их достижения, вместе с требуемыми ресурсами определяют "предметную область" проекта, его содержательную сущность (анг,- Scope). Поскольку цели, задачи, работы, их объемы и/или другие элементы предметной области проекта в процессе его "жизни" претерпевают изменения, то возникает необходимость Управления предметной областью проекта. Для краткости иногда говорят "управление результатами", "управление работами или объемами", что, на наш взгляд, не вполне корректно.
Для проекта должны быть установлены требования или стандарты качества результатов, по которым оценивается успешность завершения проекта. Определение этих требований, их контроль и поддержка на протяжении "жизни" проекта требует осуществления Управления качеством.
В каждом проекте устанавливается период времени и сроки выполнения проекта. Время - это важнейший, но к сожалению "негибкий" ресурс. "Время неумолимо", поэтому все работы и взаимодействие всех участников должны быть тщательно спланированы, контролироваться и своевременно должны приниматься меры для ликвидации или предотвращения нежелательных отклонений от установленных сроков. Все это и составляет функцию:
Управление временем.
Каждый проект имеет также установленный бюджет, но далеко не каждый проект завершается в рамках бюджета. Для того, чтобы этого не случалось
необходимо Управление стоимостью. Стоимость тесно связана со временем (вспомним: "Время - деньги!"), но в отличие от него является гибким ресурсом.
Управление предметной областью, качеством, временем и стоимостью образуют ядро УП, которое используется практически во всех случаях.
Однако выделяют и другие важные функции управления проектами.
Проекты осуществляются прежде всего с помощью людей, их умения и возможностей. Однако, как мы уже убедились, в течение жизни проекта требуется разное количество специалистов, с разной квалификацией, на различные периоды времени. Ядро этих специалистов образует команду проекта, которая сама является временной. Таким образом, в проекте возникает круг обязанностей, связанный с подбором людей, распределением обязанностей и ответственности, организацией эффективной работы команды, планированием и контролем их работы и т.д. Все это требует Управления персоналом или Трудовыми ресурсами.
В процессе выполнения проекта требуется тщательный контроль состояния хода работ и других элементов проекта, прогноз достижения результатов. Для контроля состояния проекта и его окружения необходимо иметь обратную информационную связь. Своевременное реагирование на информацию об изменениях окружения проекта, поступающую по обратной связи, называется общественными связями. В совокупности все эти действия составляют Управление коммуникациями или Управление информационными связями в проекте.
Исполнители привлекаются к выполнению работ и услуг для проекта на основе контрактов. Закупки и поставки требуемых материально-технических ресурсов и оборудования осуществляются тоже на основе заключенных контрактов. Деятельность по подготовке, планированию, заключению контрактов, контролю за их выполнением и др. осуществляется путем Управления контрактами и Обеспечением проекта.
Осуществление проекта связано с неопределенностью многих элементов, вероятностным характером протекания процессов, а значит и определенным риском.Уровень риска проекта можно снизить путем принятия специальных мер. Причем заданный уровень риска проекта можно обеспечить с минимальными затратами. Однако это требует глубокого изучения природы проекта и его окружения. Совокупность действий и процедур, связанных с определением и снижением уровня риска в проекте, определено как функция Управления риском.
Рассмотренные основные функции управления проектами реализуются в течение жизненного цикла проекта по замкнутому контуру управления, последовательно проходя процессы (функции) управления, такие как планирование, организация, координация, оперативное управление, контроль, анализ, регулирование.
Рассмотрим теперь окружение УП.
Общее управление.
Управление проектами по используемым профессиональным знаниям тесно
связано с общим (внутрифирменным) управлением, которое включает в себя следующие дисциплины:
• Политика бизнеса
• Стратегическое планирование
• Управление финансами
• Экономика бизнеса
• Бухгалтерский учет
• Внутрифирменное планирование и контроль
• Управление кадрами
• Маркетинг и сбыт
• Информационные системы
• Развитие фирмы и др.
Какая часть знаний из общего управления необходима при УП и должна включаться в круг дисциплин УП? При этом нужно иметь ввиду, что при внешней схожести наименований, содержание функций и процессов общего управления и УП принципиально отличны, так как относятся к разным по природе объектам управления и поэтому связаны с решением различных задач, отличающихся по постановке, используемым подходам, а значит, - методам и средствам решения.
Техническое управление или управление технологическими процессами.
Этот вид управления связан с управлением производственными процессами и очень сильно зависит от отрасли и типа производства. Однако и тут можно выделить общие функции, которые должны в каждом случае дополняться специальными функциями. Насколько сильно могут отличаться эти функции видно из традиционных сфер приложения УП на Западе, например:
• строительство; аэрокосмонавтика; информационно-вычислительные системы; банковское дело; оборона; энергетика и коммунальные службы; правительственные и общественные службы и учреждения; оборудование; промышленность; фармацевтика; телекоммуникации; транспорт и др.
К общим же функциям технического управления во всех этих областях можно отнести:
• Управление специалистами
• Контроль качества
• Управление режимом и графиками работы
• Управление стоимостью
• Управление трудовыми ресурсами
• Управление коммуникациями
• Управление взаимодействием смежников
• Управление изменениями
• Прочие функции.
Техническое управление по названиям функций имеет сходство с функциями УЛ. Однако, это так же чисто внешнее сходство, т.к. и здесь объекты управления принципиально различные. Вопрос в том, что из специальных технических дисциплин и знаний должно быть включено в УП?
Вспомогательные и поддерживающие дисциплины и функции часто необходимы для успешного управления проектами, сюда могут быть включены и отдельные разделы некоторых дисциплин:
Обеспечение качества (контроль качества, статистический контроль качества и т.д.)
• Управление изменениями
• Материально-техническое обеспечение
• Руководство контрактами
• Закупки (приобретение, поставки)
• Руководство персоналом
• Эксплуатация оборудования
• Юридическая служба
• Компьютерное программирование.
На рис 16 видно, что все четыре сферы знаний пересекаются и УП включает в себя элементы из всех сфер окружения. Из этой модели и ее описания можно сделать общие выводы.
1. Сфера УП имеет свою уникальную область знаний, частично пересекающуюся с соседними областями.
2. Область общего управления содержит знания, которые следует иметь каждому проект-менеджеру.
3. Область технического управления содержит специальные знания в конкретной специальной области деятельности. Это то, что делает проект-менеджера специалистом в этой области.
4. Вспомогательные и поддерживающие дисциплины помогают проект-менеджеру лучше выполнять свои функции.
5. Настоящее управление проектом - это то, что дает возможность вместе с общим и техническим управлением при поддержке вспомогательных дисциплин добиваться успехов в достижении целей проектов, т.е. прогресса и изменений на благо всем.
Кроме рис.16, можно воспользоваться следующими общими принципами при определении состава дисциплин и объема знаний по УП:
• Большая часть знаний по общему менеджменту должна быть признана необходимой, как предварительное условие для УП, но не включаться в тело знаний по УП.
• УП не должно включать в себя главные области знаний из других дисциплин, профессий или детальные знания по специфическому производству, если эта информация не является также неотделимой частью процесса УП.
• Из вспомогательных и поддерживающих дисциплин в УП может быть включено только то, что можно применять к большинству проектов.
• УП не должно содержать знаний и дисциплин, принадлежащих узкой специфической области приложения.
• Особое предпочтение для включения в УП должно отдаваться тем дисциплинам и знаниям, которые являются либо принадлежностью только УП, либо содержат фундаментальные знания для процесса УП.
Разработанная PMI Модель основ УП или Рамочная модель УП (см. рис.17) позволяет получить наиболее общее представление о концепции УП. Эта модель позволяет также ответить на ряд важных вопросов:
• Чем УП отличается от других типов управления?
• По каким критериям определяются компоненты УП?
• Какие компоненты входят в УП и как они взаимосвязаны?
• Каковы области применения УП и каковы его преимущества? Заметим, что модель дает только представление о рамках профессиональной области УП и не претендует на полноту и завершенность.
Что такое успешное управление проектом?
Принципиальный ответ на вопрос "Кому нужно УП?" - очень прост: "Тому, кто заинтересован в успехе проекта".
Однако, что же это такое - "успех проекта"? К чему нужно стремиться при управлении проектом?
Еще в начале становления УП, примерно 20 лет тому назад, успешное завершение проекта было определено как достижение целей проекта при соблюдении установленных ограничений на:
• продолжительность и сроки завершения проекта;
• стоимость и бюджет проекта;
• качество выполненных работ и спецификации требований к результатам. При этом конечные результаты должны быть одобрены и приняты заказчиком.
Эти четыре обязательных составляющих успеха достаточны для проектов, которые практически не связаны с объемлющей (родительской) организацией. Такие проекты, как правило, уникальны и их сравнительно немного. Большинство же проектов осуществляется внутри "родительской" для проекта организации, которая в период "жизни" проекта продолжает функционировать. Сам же проект связан с внесением изменений внутри этой организации, будь то развитие, реконструкция, инновации, переход на новую продукцию или реформирование самой организации.
Рис. 17. Рамочная модель Управления проектами.
Все это внесло дополнительные требования к успеху проекта, такие как:
- минимальный или обоюдно согласованный (между клиентом / заказчиком и контрактором) объем допустимых изменений в предметной области проекта (т.е. цели, задачи, состав и объем работ):
- сохранение без нарушений текущей работы организации;
- сохранение без изменений производственной культуры и ценностей организации.
Последние три условия для оценки успеха проектов требуют некоторых пояснений.
Изменения предметной области проекта, как правило, неизбежны, однако имеется потенциальная опасность, что крупные изменения могут изменить сущность или нарушить целостность проекта. Поэтому такие изменения должны быть сведены к минимуму, а те из них, которые действительно требуются, должны быть одобрены как руководителем проекта, так и заказчиком / пользователем.
Руководство проектом должно вестись так, чтобы не нарушать текущую работу организации. Большинство руководителей проектов хотели бы, чтобы их проект после развертывания работ осуществлялся как самостоятельное предприятие с полным отделением его от деятельности "родительской" организации. Однако это далеко не всегда возможно. Поэтому руководитель проекта должен быть готов вести свою работу, согласуясь с политикой, правилами, указаниями и требованиями "родительской" организации.
Большинство компаний и организаций имеет свою производственную культуру и систему ценностей, которые создавались длительное время. Каждый руководитель проекта хотел бы иметь свою культуру в организации проекта и свои ценности на период работы над проектом. Однако надо помнить, что проект - это лишь эпизод в жизни организации, и с этим тоже нужно считаться.
Таким образом, успех проекта, если он тесно связан с организацией, зависит от вклада проекта в успех организации в целом.