Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям

Цель аудита расчетов с персоналом - проверка соблюдения действующего законодательства о труде, правильности начисления заработке платы и удержаний из нее, документального оформления и отражения учете всех видов расчетов между предприятием и его работниками.

Аудиторская проверка расчетов с персоналом является весьма трудоемкой для средних и крупных предприятий по причине их разнообразий и систематического характера. Данная группа расчетов помимо взаимоотношений предприятия со своими работниками по поводу оплаты труда включает также расчеты по прочим операциям: личному страхованию предоставленным ссудам, оплате товаров в кредит, возмещению причи­ненного ущерба и др.

Источниками информации для проверки расчетов с персоналом являют­ся: штатное расписание, положения, приказы, распоряжения, контракты, договоры гражданско-правового характера (подряда, возмездного оказания услуг и другие формы трудового договора), договоры личного стра­хования, на выдачу ссуд, продажу товаров кредит и др., табеля учета ис­пользования рабочего времени и учета заработной платы (ф. №Т-12), наряды, путевые листы, листки временной нетрудоспособности, исполнительные листы, расчетно-платежные, расчетные и платежные ведомости (ф. №№ Т-49, Т-51 и Т-53), лицевые счета (ф. № Т-54) и налоговые карточки работников, авансовые отчеты с приложенными к ним первичными документами, акты инвентаризации имущества, учетные регистры (журналы-ордера, ведомости, машинограммы) по счетам 68, 69, 70, 73,-76, 91, 94 и др., Главная книга, бухгалтерская отчетность, Положение об учетной политике предприятия и др.

Задачами аудита расчетов с персоналом являются:

- подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля
и бухгалтерского учета расчетов с персоналом;

- подтверждение достоверности производимых начислений и выплат
работникам по всем основаниям и отражения их в учете;

- установление законности и полноты удержаний из заработной платы
и из других выплат сотрудникам в пользу предприятия, бюджета,
Пенсионного фонда РФ, других юридических и физических лиц;

- проверка организации аналитического учета расчетов с персоналом по
оплате труда и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;

- проверка правильности оформления и отражения в учете расчетов с
персоналом по прочим операциям.

Приступая к проверке расчетом с персоналом по оплате труда и по другим операциям, аудиторы должны выяснить: какие формы и системы оплаты труда применяются на предприятии, имеется ли внутреннее по­ложение об оплате труда работнике» и коллективный трудовой договор; списочный и среднесписочный состав работников; как организован учет Расчетов по оплате труда (состав и квалификация бухгалтеров, обеспечен­ность нормативными материалами, кто осуществляет контроль за их рабо­той, компьютеризирован ли данный участок учета и др.); осуществляется ли на предприятии выдача ссуд, продажа товаров в кредит, как оформля­ются эти операции и др. На основе полученной информации аудиторы заполняют тесты проверки состояния систем внутреннего контроля и бух­галтерского учета по данному разделу проверки и форму­лируют мнение в отношении первоначальной оценки эффективности указанных систем.

Достоверность произведенных работникам начислений заработной пла­ты и других выплат (премий, материальной помощи, подарков и т. д.) про­веряется, как правило, выборочно. Для этого в выборку включаются дан­ные по различным категориям работающих или уволенных сотрудников (руководителей, специалистов, рабочих и др.), по основным видам начис­лений (удельный вес которых, как правило, превышает 5% от общей сум­мы заработной платы) и по разным временным периодам (обычно, за один месяц каждого квартана). Проверке подвергаются расчетные и платежные ведомости, лицевые счета сотрудников, а также первичные документы (та­бели, наряды и др.), на основании которых произведены начисления зара­ботной платы. Особое внимание обращается на правильность их заполне­ния и соответствие требованиям нормативных документов.

При повременной оплате труда выясняется обоснованность примене­ния тарифных ставок и соблюдения условий контрактов, а при сдельной - выполнение количественных и качественных показателей, правиль­ность применения норм и расценок.

При проверке первичных документов устанавливается полнота запол­нения всех реквизитов, наличие подписей лиц, ответственных за учет вы­полненных работ, нет ли в документах подчисток, неоговоренных исправ­лений. Анализируя наряды на сдельную работу по датам их выдачи, сопоставляя фамилии рабочих в нарядах и табелях учета рабочего времени с данными учета личного состава, аудиторы определяют, нет ли случаев включения в них подставных лиц, повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам. Методом арифметического контроля устанавливаются ошибки в подсчетах в первичных документах или расчет­ных ведомостях.

Следует обратить внимание на правильность оформления и начисления различных выплат работникам. К ним относятся: выплаты стимулирующе­го характера (премии, вознаграждения по итогам работы за год и др.), вы­платы компенсирующего характера (надбавки и доплаты за работу в ноч­ное время, сверхурочную работу и др.), выплаты за непроработанное время (оплата очередных и дополнительных отпусков, по временной нетрудоспо­собности и др.), оплата простоев, брака и др. Эти выплаты должны быть подтверждены правильно оформленными первичными документами. Ауди­торы осуществляют взаимную сверку показателей, указанных в первичных документах; с показателями, использованными для расчета конкретных выплат; определяют соответствие произведенных начислений требованиям законодательства и положению об оплате труда, действующему на пред­приятии; выполняют арифметический контроль показателей.

Особое внимание уделяется проверке выплат по договорам полряда и другим договорам гражданско-правового характера (комиссии, поруче­ния, аренды имущества у физических лиц и др.). Устанавливается пра­вильность оформления договоров, экономическая целесообразность их заключения, реальность полученных по ним результатов и выгод для предприятия, правильность расчетов по договорам, налогообложения и отражения в учете таких расчетов.

Аудиторы изучают также своевременность и полноту удержания из начисленной заработной платы подоходного налога, взносов в Пенсион­ный фонд РФ, задолженности по подотчетным суммам, по возмещению материального ущерба, платежей по полученным ссудам, за купленные в кредит товары, по исполнительным листам и др.

Основным видом удержания, которому при проверке уделяется вни­мание, является налог на доходы физических лип. При этом осуществля­ется арифметический контроль сумм удержанного налога, подтверждает­ся правомерность освобождения от налогообложения отдельных доходов и применения налоговых вычетов, предусмотренных действующим зако­нодательством. Устанавливаются случаи не удержания или неполного удержания налога на доходы физических лиц с сумм материальной по­мощи, подарков, с компенсационных выплат сверх установленных норм (по командировочным и другим расходам), с разницы между рыночной стоимостью товаров и ценой реализации при продаже их сотрудникам по льготной цене, с сумм материальной выгоды и др. По данным договоров страхования, заключенных со страховыми компаниями, платежных пору­чений и лицевых счетов работников определяются факты перечисления денежных средств со счетов предприятия в пользу работников по догово­рам добровольного страхования. Суммы страхового возмещения облага­ются налогом на доходы физических лиц при их выплате.

Удержания по исполнительным лицам должны производиться только при наличии этих листов или на основании личного заявления работни­ка. Удержания за товары, проданные в кредит, и по ссудам осуществля­ются на основании поручения-обязательства или договора.

Далее устанавливается соответствие указанных в учетных регистрах схем корреспонденции счетов по начислению заработной платы и удержа­ний из нее схемам корреспонденции счетов, предусмотренных Планом счетов. Подтверждается соответствие данных анали­тического и синтетического учета по начисленной, выплаченной и депо­нированной заработной плате. Для этого осуществляется арифметический контроль в разрезе табельных номеров и итоговых записей по расчетным ведомостям показателя "К выдаче", который определяется как разница ме­жду показателями "Итого начислено" и "Итого удержано". Сумма невыпла­ченной в конце месяца заработной платы должна соответствовать кредито­вому сальдо по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Аудиторская проверка расчетов с персоналом по прочим операциям, учет которых ведется на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" на соответствующих субсчетах по видам операций, направлена на установление реальности и достоверности задолженности по этим операциям. Например, выясняется, действительно ли были проданы товары в кредит, какие товары и в какой торговой организации были приобретены, возмещены ли они предприятием сразу или по мере удержа­ния сумм из заработной платы работников, нет ли случаев реализации товаров ниже рыночной цены (со скидкой), удерживается ли при этом налог на доходы физических лиц с разницы в ценах.

Проверяя операции по предоставлению займов, необходимо устано­вить реальность задолженности по ссудам за работниками; наличие договоров займа на жилищное строительство и другие цели; за счет каких источников выдавались ссуды; предусмотрено ли начисление процентов по ссудам; полностью ли погашена задолженность по ссуде при увольне­нии работника. Если ссуда выдается по процентной ставке ниже 3/4 ставки рефинансирования, установленной Центральным банком РФ, та разница между указанной величиной и фактической процентной ставкой кредитования сотрудника рассматривается как его материальная выгода и подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в составе сово­купного дохода за отчетный период. Если выданная ссуда частично или полностью погашается за счет собственных средств предприятия, то сум­ма дополнительного дохода работника облагается налогом на доходы фи­зических лиц,

Анализируя расчеты по возмещению работниками материального ущерба, аудиторы должны выяснить: причины возникновения ущерба (не­соблюдение условий хранения товарно-материальных ценностей, отсутст­вие контроля за их сохранностью, несвоевременное или формальное про­ведение инвентаризаций и др.); полностью ли отнесены на виновных лиц суммы по недостачам; соблюдались ли сроки и порядок рассмотрения ин­формации о фактах недостач, хищений, порчи ценностей. По распоряже­нию руководителя предприятия в целях предотвращения хищений и зло­употреблений взыскание сумм недостачи товарно-материальных ценностей с виновных лиц может производится не по учетным, а по рыночным це­нам с отнесением разницы на финансовые результаты по мере погашения недостачи. Но в любом случае в соответствии с действующим порядком недостача и порча ценностей сверх норм естественной убыли должна воз­мещаться виновными лицами. На издержки производства могут относить­ся только суммы недостачи в пределах норм естественной убыли, а недос­тачи сверх норм должны относится на убытки только тогда, если виновные не установлены, или во взыскании с них отказано судом. Следует рассмат­ривать как неправомерное списание сумм выявленных недостач и порчи ценностей сверх норм по распоряжению руководителя за счет чистой при­были предприятия вместо отнесения их на виновных лиц.

Поэтому аудиторам необходимо проверить: подтверждаются ли акта­ми инвентаризации и приказами руководителя списанные на издержки производства суммы недостач товарно-материальных ценностей; правильность и обоснованность списания недостач на убытки: проводились ли административные расследования по фактам недостач; правильно ли организован аналитический учет по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"; правильность корреспонденции счетов по расчетам с персоналом, соответствие данных аналитического и синтетического учета.

Выявленные в ходе проверки ошибки и отклонения фиксируются в рабочей документации аудиторов с указанием нарушенных нормативных документов и определением количественного влияния на показатели бухгалтерской отчетности.

Типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям, являются следующие:

- отсутствие документов, подтверждающих законность выплат работни­кам денежных средств (положений, приказов, распоряжений, догово­ров подряда и др.);

- ошибки при начислении выплат по среднему заработку (отпускных,
по временной нетрудоспособности и др.);

- ненадлежащее ведение учета (неправильная корреспонденция счетов, рас­хождения между данными аналитического и синтетического учета и т. п.);

- неправомерное списание потерь от порчи ценностей сверх норм есте­ственной убыли в себестоимость продукции или за счет чистой при­были предприятия вместо отнесения их на виновных лиц.