Документ подписан электронной цифровой подписью




Инструкция о порядке работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну РУП «Белпочта», в системе электронного документооборота

 

ИН РУП.004 002 - 2014

 

 

Редакция № 1

КОНТРОЛЬНЫЙ

1 Общие положения

 

Настоящая инструкция о порядке работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну РУП «Белпочта», в системе электронного документооборота (далее - Инструкция), разработана в соответствии с Положением о коммерческой тайне РУП «Белпочта» и устанавливает порядок работы с документами ограниченного доступа с грифом «КТ» для работников РУП «Белпочта» (далее - Предприятие) в системе электронного документооборота (далее - СЭД).

Действие настоящей инструкции распространяется на порядок работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну РУП «Белпочта», в системе электронного документооборота.

Для целей настоящей инструкции применяются термины и их определения в значениях, установленных Положением о коммерческой тайне РУП «Белпочта».

 

2 Ответственность

 

Ответственность за организацию и соблюдение режима коммерческой тайны в структурных подразделениях организации возложена на руководителей этих структурных подразделений. Работники также несут персональную ответственность и должны выполнять требования, согласно положению о коммерческой тайне РУП «Белпочта».

Ответственность за содержание, грамотность, правильную подготовку и оформление документов в СЭД возлагается на работников, подготовивших, завизировавших и подписавших документы, каждого в пределах своей компетенции.

 

3 Организация доступа пользователей в СЭД и требования безопасности

 

Решение о доступе работника к сведениям, составляющим коммерческую тайну, принимает руководитель структурного подразделения (или замещающее его лицо) в порядке, установленном Положением о коммерческой тайне РУП «Белпочта».

3.1 Требование к паролю доступа в СЭД

Во избежание несанкционированного доступа к информации, составляющей коммерческую тайну РУП «Белпочта», пользователи обязаны управлять личными паролями в соответствии со следующими требованиями:

- длина пароля должна быть не менее 8 символов;

- пароль должен содержать сочетание буквенно-цифровых символов. Применение кириллических буквенных символов не допускается;

- пароль рекомендуется изменять каждые 30 дней. В случае долговременного отсутствия (30 дней и более) пользователя на рабочем месте - при первой регистрации в СЭД после отсутствия;

- при смене пароля рекомендуется устанавливать пароль, период уникальности которого составляет менее 120 дней.

Пользователь СЭД обязан знать и сохранять в тайне свой личный пароль.

3.2 Организация доступа к журналам СЭД, содержащим конфиденциальные документы

Предоставление доступа к журналам с грифом КТ, для сотрудников Предприятия, а так же распределение прав доступа и изменение системных настроек (изменение кадрового состава и др.) в СЭД, производится в соответствии с заявками, направленными по администратору СЭД Предприятия от уполномоченных на то лиц.

3.3 Организация доступа к журналам СЭД в период отсутствия работника

В целях недопущения разглашения информации, относящейся к коммерческой тайне, пользователь, назначающий в СЭД заместителя, должен учесть тот факт, что замещающий сотрудник получит право доступа к документам с грифом КТ, в соответствии с правами замещаемого. В этом случае сотрудник должен уведомить администратора СЭД предприятия, для временного отключения доступа к документам с грифом КТ.

В случае незапланированного отсутствия (болезнь) возможность замещения устанавливается администратором СЭД организации по запросу руководителя отсутствующего работника.

 

4 Подготовка и согласование документа с грифом КТ

 

4.1 Создание проекта документа с грифом КТ

По окончании разработки проекта текста документа, исполнитель регистрирует его в журнале проектов КТ структурного подразделения в СЭД.

4.2 Заполнение основных регистрационных реквизитов

- для каждого регистрируемого проекта документа в СЭД заполняется рабочая карточка (РК) с указанием основных учетных реквизитов документа;

- дата регистрации документа и регистрационный номер присваиваются документу автоматически при сохранении проекта документа в СЭД. Пример регистрационного номера: 122-прт. Дата регистрации соответствует текущей дате;

- выбор значения реквизита «вид документа» производится из справочника «Вид документа». В случае если данного вида нет в справочнике, исполнитель, регистрирующий соответствующий документ, обязан проинформировать администратора СЭД о необходимости дополнения справочника. После внесения необходимого вида документа администратором в справочник, исполнитель, зарегистрировавший документ, обязан заполнить реквизит необходимым значением.

4.3 Заполнение реквизитов о файлах документа

- исполнитель присоединяет к РК проекта документа необходимые файлы и приложения к нему (при наличии).

- после присоединения файлов проекта документа в СЭД проставляется отметка о составе документа (количестве страниц). В случае наличия приложений, количество страниц указывается для каждого приложения отдельно (например, для документа без приложений на двух страницах проставляется значение «2», для документа на одной странице с приложениями на одной странице и на двух страницах - значение «1+1+2»).

4.4 Заполнение краткого содержания

В реквизите «краткое cодержание» заполняется краткое содержание проекта документа.

4.5 Заполнение реквизитов об исполнителе и руководителе

- указывается ФИО исполнителя в реквизите «Подготовлен».

- указывается ФИО руководителя, подписывающего проект документа, в реквизите «Подписан».

4.6 Визирование документа исполнителем

После регистрации проекта документа исполнитель в обязательном порядке визирует его с использованием личного ключа ЭЦП и направляет проект на дальнейшее согласование (визирование).

4.7 Отправка сообщений по документу

- перед отправкой сообщения по документу, создатель проекта документа КТ, должен добавить права на вложенный файл, (просмотр, при необходимости и редактирование) для работника, которому адресовано сообщение по документу (не касается ответственного работника канцелярии и руководителей предприятия);

- назначение прав на файл осуществляется нажатием правой кнопки мыши по вложенному файлу, выбрав строку «права на файл» нажать «добавить» и выбрать из списка нужного сотрудника, присвоив ему необходимое право.

 

5 Регистрация документа в журнале документов КТ РУП «Белпочта»

 

5.1 Направление на регистрацию документа с грифом КТ в канцелярию

Руководитель (ответственный исполнитель) направляет подписанный проект документа на регистрацию, ответственному сотруднику канцелярии, типом сообщения «Задание на перерегистрацию».

5.2 Регистрация документа сотрудником канцелярии

Работник канцелярии, ответственный за регистрацию документов в журнале учета документов КТ РУП «Белпочта», на основании сообщения типа «Задание на перерегистрацию», убедившись в наличии необходимых подписей перерегистрируемого документа, регистрирует документ в журнале учета документов КТ РУП «Белпочта» путем перерегистрации проекта документа КТ. При этом основные учетные реквизиты и файлы проекта документа автоматически переносятся из РК проекта в РК регистрируемого документа КТ.

После перерегистрации документа, работник, направивший документ в канцелярию на перерегистрацию, увидит соответствующую запись в закладке «просмотр списка связок».

 

 

6 Работа с исходящими документами с грифом КТ

 

Документы, содержащие информацию, составляющей коммерческую тайну РУП «Белпочта», адресованные филиалам РУП «Белпочта» и сторонним организациям, посредствам СЭД не передаются. Такие документы направляются в порядке, предусмотренном Положением о коммерческой тайне РУП «Белпочта».

 

Справочно: В соответствии с положением о коммерческой тайне РУП «Белпочта», пересылку документов между головным предприятием РУП «Белпочта» и филиалами РУП «Белпочта», можно осуществлять с использованием корпоративной электронной почты с вложением документа в виде зашифрованного архива. Пароль на архив должен содержать не менее десяти символов и передаваться способом, отличным от способа передачи архива (телефонное сообщение, SMS – сообщение).

Допускается передача конфиденциальной информации с использованием электронных (оптических) носителей информации (CD, DVD, flash, HDD и др.), на которые проставляется гриф «КТ РУП «Белпочта» и остальные реквизиты, аналогично нанесению на бумажный носитель, ответственному лицу контрагента с оформлением сопроводительного документа (акта), зарегистрированного в журнале учета документов «КТ РУП «Белпочта» структурного подразделения (Приложение 5, положения о коммерческой тайне РУП «Белпочта»).

 


ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Документ подписан электронной цифровой подписью

№ документа: 24-04-16/37 от 12.05.2014 (Журнал внутренних документов ЦРИТ)

Действие Подписал Должность Подразделение Дата подписания Файл Результат
Подписание Изюмов Юрий Леонидович Зам. генерального директора по развитию Руководство ГП РУП "Белпочта" 12.05.2014 8:52:01 Инструкция о порядке работы с документами КТ в СЭД Верна
Визирование Савельев Анатолий Сергеевич Инженер-электроник 2 кат. Отдел сетевого взаимодействия 07.05.2014 10:12:16 Инструкция о порядке работы с документами КТ в СЭД Верна
Визирование Федорчук Вадим Валерьевич Начальник отдела Отдел сетевого взаимодействия 07.05.2014 12:08:18 Инструкция о порядке работы с документами КТ в СЭД Верна
Визирование Худолей Игорь Сергеевич Ведущий инженер Отдел почтовой и информационной безопасности 07.05.2014 12:37:51 Инструкция о порядке работы с документами КТ в СЭД Верна
Визирование Печень Оксана Алексеевна Начальник управления Коммерческое управление 07.05.2014 14:41:26 Инструкция о порядке работы с документами КТ в СЭД Верна
Визирование Луцевич Алла Владимировна Начальник отдела Отдел почтовой и информационной безопасности 07.05.2014 15:01:50 Инструкция о порядке работы с документами КТ в СЭД Верна
Визирование Пилецкая Наталья Федоровна Начальник центра Центр развития информационных технологий 07.05.2014 16:45:26 Инструкция о порядке работы с документами КТ в СЭД Верна

 

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2019-04-14 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: