Документальный контроль — это проверка финансовой отчетности и документации. В процессе такой проверки устанавливается, насколько беспристрастно представлена в этих документах финансовая информация, соответствуют ли проверенные операции требованиям законов и других нормативных актов, а также дается оценка системе внутреннего контроля проверяемого субъекта.
Документальный контроль включает проверку (слайд 7):
1) Финансовых отчетов.
Это дает обоснованные гарантии того, что финансовые отчеты точно отражают финансовое положение проверяемого хозяйствующего субъекта, результаты хозяйственной деятельности, а также движение денежных средств в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета.
2) Финансовой документации, а именно:
- представление финансовой информации в соответствии с установленными критериями;
- применение хозяйствующим субъектом определенных требований к финансовой отчетности;
- использование внутреннего контроля хозяйствующего субъекта за финансовой отчетностью и за сохранностью средств.
Такой контроль может включать проверку:
- частей (сегментов) финансовых отчетов, финансовой информации (отчетов о прибылях и убытках, о движении денежных средств, об основных средствах); потребности в финансировании, а также расхождений между предварительно определенным и реальным финансовым выполнением;
- действенности внутреннего контроля бухгалтерского учета, отчетности по субсидиям и контрактам (включая суммы на счетах-фактурах, суммы к выплате по срочным требованиям и т.д.);
- действенности внутреннего контроля финансовой отчетности или сохранности средств, включая контроль с использованием компьютеризированных систем.
В зависимости от полноты проверки первичных документов, записей в учетных регистрах, бухгалтерской и статистической отчетности, данных другой документации различают сплошной и выборочный способы документального контроля.
Сплошной способ контроля предполагает анализ всех хозяйственных и иных операций проверяемого субъекта предпринимательской деятельности (в рамках вопросов, подлежащих проверке), а также документов бухгалтерского учета и других документов, которыми оформлялись эти операции.
Выборочный способ представляет собой проверку документов (записей) или некоторой их совокупности за какой-либо отдельный временной период, оформленных в подтверждение проведенных проверяемым субъектом операций (слайд 8).
Источниками информации для документального контроля служат: первичные документы; регистры бухгалтерского учета; бухгалтерская, статистическая и оперативно-техническая отчетность; нормативная, проектно-конструкторская, технологическая и другая документация.
ревизия – это комплексный метод последующего контроля, представляющий собой детальное изучение, глубокую проверку и анализ всех сторон финансово-хозяйственной деятельности.
Виды проверок и ревизий:
в зависимости от характера проведения:
- плановые – органы финансового контроля осуществляют свою деятельность в соответствии с планом с учетом установленной периодичности проведения проверок и ревизий (производственная сфера-1 раз в год, непроизводственная-1 раз в два года).
-внеплановые – по сигналу о нарушении финансовой дисциплины.
2) по обследуемому периоду:
- фронтальные (полные) – проверяется финансовая деятельность за определенный длительный период.
- выборочная (частичная) - проверяется финансовая деятельность за определенный короткий период.
3) в зависимости от круга охватываемых вопросов и операций:
- комплексные – проверяется финансовая деятельность в различных областях.
- тематическая – проверяется одна из сфер финансовой деятельности.
4) по субъектному составу проверяющих:
- индивидуальные – один проверяющий.
- бригадные – несколько проверяющих, один из которых бригадир.
- комплексные – бригада и привлекаемые специалисты.
Любая ревизия и проверка связана с проверкой документов. При проведении ревизий и проверок выделяют следующие методы изучения документов:
- хронологический – изучаются документы без их группировки по отдельным операциям в той последовательности в которой совершались операции,
- систематизированный – документы сначала систематизируются по отдельным видам операций.
В зависимости от целей контроля и состояния бухгалтерского учета для оценки совершенных финансовых операций и хозяйственных действий используются различные по содержанию приемы документального контроля (слайд 9).
Тестирование заключается в получении ответов по заранее подготовленному списку вопросов об отдельных аспектах функционирования контролируемого субъекта. Результаты тестирования могут оформляться в виде различных документов (анкета, тест, чек-лист).
Формальная проверка — установление соответствия документов образцам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации; проверка полноты заполнения обязательных реквизитов в первичных документах.
Арифметическая проверка — установление правильности арифметических подсчетов, выполненных при оформлении и обработке исследуемых документов.
Юридическая проверка — проверка соответствия действующему законодательству финансовых операций и хозяйственных процессов, отраженных в документах.
(слайд 10) Нормативная проверка — установление соответствия совершенных операций действующим правилам, требованиям устава или учредительного договора; выявление отклонений от утвержденных проектов, смет, норм и нормативов.
Экономическая проверка — определение экономической целесообразности выполненных операций, а также влияния результатов этих операций на итоги хозяйствования контролируемых организаций.
Логическая проверка — способ изучения хозяйственных процессов посредством сопоставлений взаимосвязанных финансовых и производственных операций. Например, отраженный в первичных документах и отчетности объем выпуска продукции может быть сопоставлен с производственной мощностью цеха, технологического оборудования и т.п., а объем перевезенного груза — с вместимостью тары, в которой он перевозился, грузоподъемностью транспортных средств, привлеченных к перевозке груза.
Встречная проверка — сличение первичных документов или учетных записей проверяемого субъекта хозяйствования с одноименными или взаимосвязанными данными у организаций, с которыми проверяемая организация имеет хозяйственные связи. Данный прием исходит из того, что при совершении финансовых операций и хозяйственных процессов первичные документы составляются в нескольких экземплярах, а отдельные операции оформляются дополнительными документами. Все эти бумаги, как правило, прилагаются к отчетам (реестрам) материально ответственных лиц, что открывает возможность для встречной проверки — уточнения достоверности совершенных операций через сопоставление содержания одних и тех же документов, хранящихся в разных организациях.
(слайд 11) Прием обратного счета (обратная калькуляция) — предварительная экспертная проверка материальных затрат с целью последующего определения (обратным счетом) величины необоснованных списаний сырья и материалов на производство определенных видов продукции, которые ко времени осуществления контрольных действий большей частью или полностью имеются в наличии на складах организации-изготовителя либо у покупателей.
Оценка законности и обоснованности финансовых операций и хозяйственных процессов по данным корреспонденции счетов бухгалтерского учета — сопоставление записей в учетных регистрах с оправдательными документами, а также данных учетных регистров — с показателями отчетных форм.
Сравнение - сопоставление данных бухгалтерского и (или) налогового учета с данными отчетности либо данных учета и отчетности — с соответствующими плановыми данными (сметой, балансом доходов и расходов и др.).
(слайд 12) Контроль исполнения представляет собой объективную и систематическую проверку фактических данных (документов) для оценки работы хозяйствующего субъекта, полноты исполнения возложенных на него функций, программы его деятельности в будущем. Целью такого контроля является обеспечение органов, осуществляющих надзор за деятельностью данного хозяйствующего субъекта, информацией, необходимой для принятия решений по устранению выявленных недостатков или коррекции направлений его развития.
Прежде всего, контроль исполнения включает в себя фактический контроль.
Методические приемы фактического контроля служат для определения реального состояния контролируемых объектов, объема и качества выполненных работ, действительного совершения хозяйственных операций, отраженных в документах.
(слайд 13) Инвентаризация — это определение фактических остатков денежных средств, материальных ценностей, расчетов на конкретную дату и сопоставление полученных результатов с данными бухгалтерского и (или) налогового учета.
В зависимости от степени охвата хозяйственных средств контролируемой организации различают полные и частичные инвентаризации. Полные инвентаризации охватывают все виды хозяйственных средств (основные средства, материальные ценности, денежные средства и расчеты), находящиеся как в производственной, так и в непроизводственной сфере. Частичные инвентаризации затрагивают только некоторые виды этих средств или объекты, находящиеся в отдельных структурных подразделениях субъекта хозяйствования.
По способу проверки различают инвентаризации сплошные и выборочные. При сплошной инвентаризации проверяются все виды материальных ценностей, имеющиеся в подотчете у определенного материально ответственного лица; при выборочной — проверяется наличие только отдельных наименований ценностей. Как правило, контрольная проверка качества проводимых инвентаризаций осуществляется выборочным путем.
В процессе проверки инвентаризация может назначаться в следующих целях:
• для установления фактического наличия товарно-материальных и денежных средств;
• выявления неучтенных товарно-материальных ценностей, находящихся в местах хранения и пунктах реализации без подтверждающих документов;
• определения обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Характерной особенностью инвентаризаций, осуществляемых в ходе проверок, является их внезапный и выборочный характер. Для проведения инвентаризации контролирующий субъект направляет требование о ее назначении с установлением сроков и объектов.
Выбор объекта обусловлен конкретными задачами проверки и состоянием внутрихозяйственного контроля деятельности отдельных материально ответственных лиц. В первую очередь подвергаются инвентаризации ценности на следующих объектах:
- где инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц не проводились длительное время;
- результаты проводимых инвентаризаций были неудовлетворительными;
- материально ответственным лицам длительное время не предоставлялись отпуска с полной передачей материальных ценностей;
- имеются большие остатки ценностей, по которым длительное время не было движения.
На основании требования о назначении инвентаризации проверяемый субъект создает инвентаризационную комиссию.
При внеплановой тематической оперативной проверке инвентаризация назначается и осуществляется по решению проверяющих. В отдельных случаях, когда незадолго до начала проверки уже проводилась инвентаризация ценностей и ее результаты не вызывают сомнений, целесообразно отказаться от снятия остатков ценностей, но руководитель группы проверяющих должен обосновать такое решение в акте проверки и составить справку (приложение к акту ревизии) о материально ответственных лицах, у которых ценности, находящиеся в их подотчете, не подвергались инвентаризации.
У материально ответственных лиц, в подотчете которых числятся материальные ценности, в начале инвентаризации берется расписка о том, что все относящиеся к приходу и расходу ценностей документы сданы в бухгалтерию и что никаких не оприходованных или не списанных в расход ценностей у них нет.
Инвентаризационные описи составляются в двух экземплярах (или трех, если инвентаризация осуществляется в период передачи материальных ценностей) и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии. В конце каждой описи материально ответственные лица письменно подтверждают, что все поименованные в ней ценности проверены комиссией в их присутствии и с учетом этого они не имеют претензий к членам комиссии.
Одновременно материально ответственные лица должны дать расписку о принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение. В случае выявления расхождений по количеству и сумме устанавливается предварительный результат, и инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.
Окончательные результаты (недостача или излишки) отражаются на счетах бухгалтерского учета в установленном порядке.
Если в процессе проведения выборочной инвентаризации у отдельных материально ответственных лиц выявлены значительные расхождения с учетными данными, в ходе осуществления контроля назначается проведение сплошной инвентаризации. Проверяющие осуществляют руководство и контроль качества работы членов инвентаризационных комиссий и вправе проводить контрольные проверки качества инвентаризаций. Результаты таких проверок оформляются актом, который подписывают проверяющий, проводивший контрольную проверку, председатель и члены инвентаризационной комиссии. В случае установления расхождений между данными инвентаризационной описи и фактическим наличием ценностей по данным контрольной проверки назначается новый состав инвентаризационной комиссии, а виновные лица привлекаются к ответственности.
Благодаря последовательному осуществлению всех названных мероприятий обеспечивается высокое качество инвентаризаций. Общие результаты оформляются справкой о проведенных инвентаризациях материальных ценностей в период проверки, которая прилагается к акту комплексной ревизии.
(слайд 14)
Одновременно с инвентаризацией материальных ценностей проводится обследование производственных и складских помещений, ограждений, охраны территории организации, состояния технологического оборудования и т.п. С помощью обследования устанавливаются условия хранения материальных ценностей и денежных средств; наличие пропускной системы и ее соответствие предъявляемым требованиям; обеспеченность помещений для хранения ценностей охранно-пожарной сигнализацией и др. В процессе обследования проверяющий может выявить причины и условия, располагающие к хищениям. Результаты обследований оформляются разовыми актами.
Разновидностью обследования является осмотр используемых для осуществления хозяйственной деятельности территорий или помещений проверяемого субъекта либо иных объектов для определения соответствия фактических данных об объектах документальным данным, представленным проверяемым субъектом.
Экспертная оценка представляет собой прием фактического контроля, основанный на проведении квалифицированными специалистами в различных областях знаний проверки:
- действительных объемов и качества выполненных работ;
- обоснованности нормативов материальных затрат и выхода готовой продукции;
- норм естественной убыли при хранении и транспортировке материальных ценностей;
- соблюдения технологических режимов;
- соответствия выпускаемой продукции действующим стандартам и техническим условиям.
Экспертная оценка применяется в процессе осуществления контроля для исследования вопросов, требующих специальных знаний. Это проверка качества проектно-сметной, технологической и другой технической документации, установление подлинности подписей должностных и материально ответственных лиц в первичных документах и т.п.
В качестве экспертов могут быть использованы специализированные организации, являющиеся юридическими лицами, так и отдельных специалистов (оценщика, инженера, геолога и т.п.) для выполнения следующих видов работ:
1. Оценка отдельных видов имущества (земля, здания, машины и оборудование и др.);
2. Определение количества и состояние имущества (запасы полезных ископаемых в месторождении, срок службы машин и оборудования и др.);
3. Измерение объемов выполненных работ и работ, подлежащих выполнению по неисполненным договорам (строительных, геологоразведочных, проектных и др.), для целей признания реализации.
4. Юридическая оценка и интерпретация договоров, учредительных документов, нормативных актов.
Результаты экспертной оценки оформляются в виде заключения (отчета, расчета и т.п.), в котором содержатся точные и ясные ответы на конкретные вопросы, предусмотренные и описанные в договоре оказания услуг, заключенном между аудиторской фирмой и экспертом. Использование работы эксперта не снимает с аудиторской организации ответственности за аудиторское заключение.
Одна из наиболее эффективных разновидностей экспертной оценки — контрольный обмер выполненных объемов работ и произведенных затрат на объектах строительства. Это инструментальный обмер (с помощью инструментов, приборов, оборудования) и (или) сопоставление объемов работ и израсходованных в связи с их выполнением денежных, материальных и других средств с объемами (суммой, размером), предусмотренными (отраженными) в проектно-сметной документации, договорах строительного подряда, документах бухгалтерского учета и других документах, являющихся основанием для получения денежных средств. Кроме того, это установление соответствия работ и затрат требованиям актов законодательства, в том числе технических нормативных правовых актов.
При необходимости контрольного обмера контролирующий орган обязан не позднее, чем за три рабочих дня до начала его осуществления письменно известить участников контрольного обмера о времени и месте его проведения.
Контрольный обмер включает два основных этапа:
1) проверка соответствия характера, объема и стоимости выполненных работ, принятых по актам о приемке или справкам, утвержденной проектно-сметной документации, рабочим чертежам, плану производства работ;
2) установление фактического объема и качества выполненных работ в сопоставлении с данными оплаченных банком актов, журналами учета выполненных работ, документами на списание строительных материалов (материальный отчет и отчет о расходовании материалов в сопоставлении с установленными нормами), документами на оплату труда рабочих и др.
Для проведения контрольного обмера выполненных строительных работ создается комиссия, в состав которой включаются представители застройщика, организации — заказчика строительства (технического надзора), подрядной и проектной организаций. При проведении контрольного обмера обязаны присутствовать также материально ответственные лица проверяемого субъекта, которых непосредственно касается контрольный обмер.
По результатам обмера составляется акт либо справка (если не выявлено нарушений). Неотъемлемыми частями акта (справки) проверки являются пояснительная записка, сводные ведомости о стоимости строительно-монтажных и (или) ремонтно-строительных работ, произведенных затратах и суммах завышений, установленных контрольными обмерами (при их наличии).
Контрольная закупка товарно-материальных ценностей, контрольные оформления заказов на выполнение работ, оказание услуг - прием фактического контроля, предполагающий искусственное создание контролирующими органами ситуации по приобретению товарно-материальных ценностей, оформлению заказов на выполнение работ, оказание услуг без цели их приобретения (потребления) или последующей реализации. Его используют, например, для проверки соблюдения правил торговли.
Визуальное наблюдение — обследование цехов и участков для изучения организации труда на рабочих местах; проверка условий хранения материальных ценностей на складах; изучение состояния пропускной системы, режима вывоза и ввоза материалов и готовой продукции и др.
Начальный этап визуального наблюдения связан с детальным изучением состояния материально-технической базы контролируемого объекта, его контрольно-пропускной системы. При этом устанавливаются соответствие складских и производственных помещений условиям нормального хранения и функционирования производства, наличие и исправность весов и другого измерительного оборудования, технических средств (пожарно-охранная сигнализация, средства пожаротушения, решетки на окнах и т.д.).
Моментные наблюдения применяются при осуществлении контрольных процедур для фиксации отдельных моментов исследуемого процесса в определенные периоды времени.
Обоснованность норм выработки и расценок оплаты труда устанавливается посредством такого приема фактического контроля, как фотография рабочего дня. В течение нескольких часов экономист по труду и заработной плате фиксирует производственные операции и перерывы между ними по конкретным причинам у конкретного работника организации. Результаты проверки сопоставляются с применяемыми нормами.
Контрольисполнения включает также проверку эффективности и экономности осуществляемой деятельности, проверку исполнения государственных программ, использования субсидий и контрактов.
Проверка эффективности и экономности деятельности включает определение: насколько эффективно и экономно хозяйствующий субъект приобретает, сохраняет и использует свои ресурсы (персонал, имущество, площади); причин неэффективности и не экономности деятельности; как деятельность хозяйствующего субъекта согласуется с законами и другими нормативными актами по вопросам эффективности и экономности.
Проверка программ включает:
- определение достигнутого уровня результатов или прибылей, установленных законодательством или органом, наделенным соответствующими полномочиями;
- эффективности организации выполнения программ в целом или их отдельных функций;
- соответствия деятельности хозяйствующего субъекта основным законодательным актам, применимым к данной программе.
При проверке использования субсидий определяется: принесло ли предоставление субсидий желаемые результаты или прибыль; эффективно ли использованы предоставленные субсидии.
При проверке контрактов устанавливают: принесло ли заключение контрактов желаемые результаты или прибыль; были ли более эффективные варианты заключения контрактов; соответствовало ли заключение определенного контракта взаимным интересам сторон.
Деление на приемы документального контроля и контроля исполнения в известной мере условно, ибо в основе разграничения способов контроля лежат различные источники используемых данных при проведении контрольных действий.
Итак, для выявления нарушений финансовой дисциплины используются следующие методы установления достоверности и правильности финансово-хозяйственных операций:
1. формальный - проверка правильности оформления документов (наличие штампов, печатей, подписей).
2. метод фактической проверки – проведение инвентаризации денежных средств и материальных ценностей с целью проверки их сохранности.
3. метод встречной проверки – достоверность операций проверяется как по документам подконтрольного объекта, так и по документам его партнеров по операции.
4. корреспондирующий – осуществляется сопоставление отражения одной и той же операции в документах разных подразделений подконтрольного объекта.
5. аналитически-нормативный – контроль за качеством выпускаемой продукции, оказанных работ и услуг.
6. изучение законности финансово-хозяйственной операции – выявление соответствия совершенной операции действующему законодательству.