Общие требования
К оформлению основных реквизитов документов
При оформлении документов используются следующие основные реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации.
Изображение Государственного герба Российской Федерации используется только на бланках, изготовленных типографским способом.
Не допускается использовать изображение Государственного герба Российской Федерации в электронном виде.
Наименование Университета.
Наименование Университета указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленном в уставе Университета, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. На одном уровне с наименованием Университета допускается использовать товарный знак.
Наименование документа.
Наименование вида издаваемого документа (приказ, протокол, акт и др.) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида документа не указывается в письмах, исключение составляют гарантийные письма, письма-уведомления и др.
Справочные данные об Университете.
Справочные данные об Университете указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Университета в соответствии с уставом, номер телефона, факса, официальный адрес корпоративной электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Университета.
Адресат.
Документы адресуют в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
В состав реквизита "Адресат" входит наименование органа государственной власти, организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя.
Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал размером шрифта №13.
Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.
При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или структурное подразделение организации (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство обороны
Российской Федерации
или:
Правительство
Российской Федерации
Департамент делопроизводства
и архива
При адресовании документа руководителю органа государственной власти или организации наименование органа государственной власти или организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Руководителю
Федеральной службы
по надзору в сфере образования И.О. Фамилия
Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым и последующими адресатами не печатается.
Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа печатается только один адресат.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в органы государственной власти, органы местного самоуправления, постоянным корреспондентам.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса печатают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи: улица, дом, город (наименование населенного пункта).
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому - после фамилии.
При адресовании документа следует учитывать, что наименование должности получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по границам левого поля документа.
Заголовок документа.
Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита, напечатанного на бланке, через три межстрочных интервала и печатается через один интервал, без абзацного отступа, выделяется полужирным шрифтом
Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа.
Регистрационный номер и дата.
При регистрации на входящих документах, подлежащих регистрации в Управлении делами, на поле в правой нижней части первого листа документа ставится соответствующий регистрационный штамп, в который вписывается регистрационный номер и дата поступления документа.
Место проставления регистрационного номера и даты документа на исходящих и внутренних документах определяется в бланке или в форме документа и зависит от вида документа.
Регистрационный номер, как правило, должен состоять из номера структурного подразделения в соответствии с Делопроизводственным классификатором Университета, через тире номера дела в номенклатуре дел структурного подразделения, в котором регистрируется документ, через косую черту - порядковый номер документа (например, 6.18.1-01/02).
Регистрационный номер может быть дополнен различными буквенными и цифровыми обозначениями.
Регистрационный номер исходящего документа, составленного Университетом совместно с двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов в документе. При этом дата должна быть одна (единая).
Дата документа проставляется двумя способами: цифровым (01.01.2013) или словесно-цифровым (01 января 2013 г.). Проставление нуля перед цифрой, означающей день месяца (до 10-го числа), и в обозначении месяца в словесно-цифровом способе обязательно.
Текст документа.
Текст документа отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и печатается с абзацным отступом 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст документа печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по ширине текстового поля.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовые редакторы совместимые с форматом Word for Windows, шрифт Times New Roman Cyr размером № 13 через 1 интервала, для оформления табличных материалов допускается применения иных размеров.
Размеры полей документов составляют: верхнее, нижнее, левое - 2 см, правое - 1 см.
При подготовке документов на двух и более листах, листы должны быть пронумерованы, номер на первом листе не ставится. Приложения к документу нумеруются отдельно. Номера листов проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами со второго листа с цифры 2.
Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
При указании фамилии в тексте документа инициалы указываются после фамилии. Списки лиц в тексте документов оформляются в алфавитном порядке. В списках с указанием фамилии и должности, должность указывается перед фамилией в порядке убывания по степени подчинения занимаемых должностей. В тексте документов обязательно указывается должность работника Университета.
Если в тексте документа при указании размеров денежных средств сумма указывается в цифровом выражении и прописывается прописью, копейки обозначаются цифрами, например: 1000-10 (одна тысяча рублей 10 копеек), либо 1000 (одна тысяча) рублей 10 копеек.
Дату в тексте документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
При оформлении документов в виде таблицы графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на втором и последующих листах должны быть напечатаны номера этих граф (если не оговорено иное). Текст таблицы печатается размером шрифта №12 через 1 межстрочный интервал. Заголовочная часть таблицы печатается жирным шрифтом.