Урок 09.04.20
Тема: Организация регистрации документов и контроль исполнения.
Задание: Изучить тему и ответить на вопросы
Прием документов
Вся корреспонденция, поступающая в учреждение, принимается канцелярией. Приему подлежит также доплатного корреспонденция, оплата которой осуществляется на основании конвертов, где указана ее сумма.
В канцелярии раскрываются все конверты, за исключением тех, что имеют надпись "лично" или адресованных общественным организациям учреждения (профкома, женской совете и т.д.).
При вскрытии конвертов проверяется их целостность, а также соответствие номеров на документах и конвертах. В случае отсутствия документа или приложений к нему, несоответствия номера на конверте номеру документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а второй остается в канцелярии.
Если обнаружено повреждение конверта, необходимо сделать соответствующую отметку в почтовом реестре.
Хранить конверты и добавлять их к документам следует только тогда, когда по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения, если на конверте отсутствуют отдельные документы или номера документов не соответствуют номерам на конвертах. Конверты добавляются также к судебным, арбитражным делам, исковых заявлений и кассационных жалоб и писем, заявлений и жалоб граждан.
Неправильно оформленные (не подписаны, не засвидетельствованы), поврежденные или присланные не по адресу документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.
Рассмотрение документов
Предварительное рассмотрение документов осуществляет руководитель канцелярии учреждения или другая, предназначенная для этого лицо в соответствии с распределением функциональных обязанностей.
Целью предварительного рассмотрения документов является разделение их на те, которые требуют обязательный рассмотрения руководством (собственником) учреждения или непосредственно исполнителями в соответствии с их функциональными обязанностями, определение необходимости их регистрации, а также установление срока исполнения. Осуществляется он в день получения документов или в первый рабочий день в случае их поступления в нерабочее время. Поручение высших органов управления, телеграммы и телефонограммы следует рассматривать немедленно.
В ходе предварительного рассмотрения документов следует руководствоваться Положениями об учреждении и его структурных подразделениях, должностными инструкциями, классификаторами участков и вопросов деятельности учреждения, номенклатурами дел, схемами движения документов.
Руководству или владельцу учреждения прежде всего передаются документы правительственных и других вышестоящих органов, а также важнейшие документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения и нуждаются в их решении. Другие документы передаются структурным подразделениям и исполнителям по назначению. Последствия рассмотрения документов фиксируются в резолюции.
С целью обеспечения ритмичности работы канцелярия по согласованию с руководством учреждения или его владельцем разрабатывает графики доставки корреспонденции подразделениям.
Регистрация документов
Регистрация документов заключается в фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем условных обозначений - регистрационных индексов с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.
Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с пометкой на них индекса и даты регистрации. Цель регистрации - обеспечение учета, контроля за выполнением и оперативности поиска документов.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен быть зарегистрирован только один раз.
Входящие документы регистрируются в день получения, исходящие и внутренние - в день подписания. Регистрация проводится централизованно - в канцелярии предприятия. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп, который фиксирует дату поступления документа.
Документы, которые не подлежат регистрации, передается по назначению. Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера, индекса структурного подразделения и индекса дела по номенклатуре, в которую будет подшит документ или его копия.
Входные соответствующие документы, которые не требуют ответа на них, получают индекс инициативных выходных документов. Согласно входные, на которые нужно давать ответ, регистрируются как инициативные по новому реестру.
Все документы в зависимости от назначения, делятся на выходные (если направляются в другой организации), входные (если поступающие из других организаций) и внутренние (если готовятся, оформляются и используются выполняются в пределах предприятия.
В свою очередь, исходящие и внутренние документы, в зависимости от содержания делятся на инициативные и соответствующие. Инициативным называется документ, содержащий вопрос в другую организацию, на которое будет получен ответ. Соответствующим называется документ, содержащий ответ на Полученное вопросы.
Направление писем происходит: по требованию высших отраслевых и функциональных органов; по просьбе сторонних организаций, предприятий и учреждений; при осуществлении оперативной связи; по просьбе граждан.
Передача входящих документов руководителю должна осуществляться после регистрации в машино-ориентированной регистрационно-контрольной карточке (РКК). Перечень реквизитов РКК приведены в табл.
Таблица
Перечень обязательных реквизитов для заполнения МАШИН-ориентированные РЕГИСТРАЦИОННО-контрольной КАРТЫ
| Реквизиты | Пояснения к заполнению |
| Вид документа | Заполняется в соответствии с названием документа, регистрируется. Во время регистрации писем графа не заполняется |
| Автор, корреспондент | Во время регистрации документа, поступившего указывается название учреждения (лица) - автора документа. При регистрации документа, отправляемого записывается название учреждения (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации |
| Дата составления документа | Дата, предоставленная документа учреждением-автором, переносится на РКК тремя парами арабских цифр (число, месяц, год) |
| Индекс документа | Индекс, присвоенный документу автором переносится на РКК из документа, поступившего или отправляется |
| Дата поступления | Дата поступления документа в учреждение переносится на РКК также тремя парами арабских цифр (число, месяц, год) |
| Индекс поступления | Индекс, присвоенный документу учреждением-получателем, переносится во время регистрации поступления на РКК - с регистрационного штампа. После выполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами |
| Заголовок или краткое содержание документа | Переносится заголовок, сформулированный на документе, в случае отсутствия формулируется согласно правилам |
| Резолюция | Переносится на РКК из документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции |
| Ответственный исполнитель | Фамилия, инициалы ответственного исполнителя переносятся из резолюции, возможно указание номера телефона |
| Срок исполнения | Относятся число, месяц, год тремя парами арабских цифр. Во время регистрации инициативного документа, отправляемого записывается дата ожидаемого ответа |
| Отметка о выполнении | Краткая запись о решении вопроса или дата и номер документа ответы |
Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен: сведения об исполнителе, его расписка о получении документа, ход выполнения, приложения и т. Порядок размещения реквизитов определяет фирма.
Руководитель предприятия, рассматривая входной документ должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по выполнению и установить реальные сроки.
Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, решающая звено в технологии управления.
Документы, которые отправляются с предприятия, называются выходными. Обработка исходящих документов включает следующие операции:
o составление проекта документа;
o согласование проекта документа;
o проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
o подписания документа руководителем (утверждение при необходимости);
o регистрация документа;
o отправка документа адресату;
o подшивка второго экземпляра (копии) документа к делу.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом предприятия.
Выходные документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые должны быть в одном экземпляре.
Вся корреспонденция, подлежат отправке, кажется секретарю-референту в день подписания, а та, что поступила во второй половине дня - не позднее первой половины следующего дня. Документы передаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными.
Секретарь-референт, который оформляет подписаны документы на отправку по назначению, должен:
o проверить правильность адреса получателя;
o проверить наличие подписи на первом экземпляре документа;
o поставить на документе номер переписки;
o поставить на документе ссылки на входной пропуск;
o указать на копии документа дату подписания и номер переписки;
o проверить наличие приложения, указано исполнителем в письме;
o внести в копии документа все поправки, дополнения, сделанные во время подписания оригинала;
o поставить на первой странице сопроводительного письма штамп (принадлежит возврату), если документ, который направляется, должно быть повернуто.