Выходные телеграммы и телефонограммы должны порядковую нумерацию и регистрируются для учета во всех формах (журналах, реестрах) в том порядке, что и и другая корреспонденция. Регистрационные номера документов присваиваются в нарастающем порядке:
■ инициативные входящих документы и инициативные выходные в пределах каждой из этих групп;
■ распорядительные (приказы, приказы по личному составу) и протоколы совещаний - в рамках дела, к которому они относятся;
■ внутренние документы - в пределах дел, к которым они относятся.
Образцы журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов приведены на рис. 1 и 2
| Порядковый номер | Куда и кому направлена корреспонденция | Краткое содержание | Индекс подразделения |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Рис. 1 Журнал регистрации исходящих и внутренних документов.
| Дата поступления и индекс документа | Корреспондент и индекс полученного документа | Краткое содержание | Кому направлен документ на резолюцию | Резолюция (или кому направлен документ) | Отметка об исполнении документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 6 |
Рис. 2 Журнал регистрации входящих документов
Регистрационные номера входящих и исходящих документов состоит из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, к которому будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 81 / 02-04 показывает, что 81 - порядковый номер документа в журнале регистрации, 02-04 - номер дела по номенклатуре. Могут быть и другие системы регистрации.
В практической деятельности организаций используются две регистрационные формы: журналы и карты, имеют следующие графы: индекс (номер) документа; дата документа; автор документа (внутренняя организация) - для входящих документов; адресат (корреспондент) - для исходящих документов; резолюция, исполнитель; срок выполнения; отметка об исполнении; номер дела.
Фирмы по своему усмотрению могут выбирать оптимальный состав регистрационных граф для оперативного использования имеющейся у них информации. Как правило, регистрация документов осуществляется централизованно. Децентрализованная регистрация допускается в учреждениях с объемом документооборота свыше 10 000 в год, с территориально раз "объединенными структурными подразделениями и в случаях, обусловленных спецификой деятельности компании. Место регистрации закрепляется в инструкции делопроизводства. Регистрируются документы с целью обеспечения их учета и контроля исполнения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета исполнения и использования (распорядительные плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.) - как те, которые создаются и используются на фирме так и те, которые поступают из других учреждений от и частных лиц.
Каждый документ регистрируется только один раз: входящие - в день поступления или не позднее следующего дня если документ поступил в нерабочее время, создаваемые - в день подписания или утверждения. В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое повторно он не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от наименования, вида, автора и содержания. Отдельно, например, регистрируются правительственные документы, приказы руководителя и приказы относительно личного состава, о командировке, решение коллегии, акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские отчеты, заявки на материально-техническое снабжение. В процессе регистрации документам даются условные обозначения - регистрационные индексы, состоящие из порядковых номеров в пределах типа документов, регистрируемых и дополняются индексами по номенклатуре дел, вопросов деятельности, корреспондентов и тому подобное.
Для регистрации всех категорий входящих и создаваемых документов в государственных учреждениях применяется регистрационно-контрольная карточка, пригодна для обработки средствами вычислительной техники. В небольших фирмах с объемом документооборота 500-600 в год допускается журнальная форма регистрации.
При карточной форме регистрации вид и определение количества картотек зависит от конкретных потребностей. В учреждениях, где справочные картотеки ведутся в структурных подразделениях, регистрационные карточки составляются в двух экземплярах (для канцелярии и структурного подразделения, которому она передается вместе с документами). В случае изъятия документа для контроля изготавливаются три экземпляра карточки.
Для удобства регистрационные карточки группируются в учетно-справочные картотеки, которые заводятся отдельно на каждый календарный год. Такие картотеки, как правило, состоят из двух частей - выполненных и невыполненных документов. Первая часть используется для поиска исполненных документов по определенному вопросу, вторая - для поиска документов в процессе их выполнения по исполнителям, корреспондентами или сроками выполнения. Если регистрационных карточек много, их раскладывают по разделам по направлениям деятельности фирмы, положенными в основу названий ее структурных подразделений.
В процессе исполнения документов карточки из разделов первой части с проставленными на них необходимыми отметками переставляются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки.
При журнальной форме регистрации документов рекомендовано вести такие журналы:
а) правительственных документов;
б) приказов руководителя учреждения по основной деятельности;
в) приказов по личному составу;
г) командировок;
д) решений коллегии фирмы;
е) актов ревизий финансово-хозяйственной деятельности и тому подобное.
Автоматизированная регистрация документов осуществляется централизованно в местах, оборудованных средствами вычислительной техники.
Запись осуществляется с РКК, составленной на базе обязательных реквизитов регистрации, обеспечивающие совместимость программных и технических средств, либо путем прямого ввода с документа реквизитов регистрации.
При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, а при наличии компьютерной сети - центральный банк регистрационных данных.
Автоматизированные банки данных обеспечивают работников аппарата управления информацией о всех и место их нахождения с помощью ввода информации на дисплей и изготовление машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна следовать совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.
Поиск необходимой информации, как правило, осуществляется централизованно на автоматизированных местах регистрации и обработки информации. Пользователь должен иметь возможность в любой момент получить информацию обо всех или несколько реквизитов регистрации и нахождения документа.
Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной системе создается единый справочный центр работы с документами. Децентрализованная предусматривает регистрацию в местах создания или исполнения документов. С учетом особенностей предприятия может применяться и смешанная система, когда все часть документов регистрируется централизованно - в структурных подразделениях.
На небольших коммерческих предприятиях чаще всего практикуется централизованная система регистрации. Однако она всегда должна быть одноактной. Документ не может регистрироваться повторно в процессе его обращения внутри предприятия.
Документы при регистрации делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:
♦ входящие документы;
♦ выходные документы;
♦ внутренние документы;
♦ коммерческие контракты;
♦ документы с грифом "КТ" ("Конфиденциально", "Коммерческая тайна").
| Ориентировочный перечень документов, не подлежащих регистрации делопроизводственной службы Письма, поступившие в копии к сведению. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков. Сообщение о заседании, совещания, собрания и повестку дня. Графики, наряды, заявки, разнарядки. Учебные планы, программы. Копии. Рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний, конференций. Сведения и информация, присланные к сведению. Прейскуранты цен. Копии. Нормы расхода материалов. Поздравительные письма и объявления. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени). Научные отчеты по темам. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты. Формы статистической отчетности. |
Вопросы:
1. Прием документов, обработка, регистрация, рассмотрение документов руководством, контроль документов.
2. Отправка исходящих документов.
3. Передача документов внутри организации. Учет количества документов.
4. Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.
5.Система АСКИД (автоматизированный контроль исполнения документов).
Рекомендуемая литература:
1. Басаков М. И. «Делопроизводство» - М.; изд. «Кнорус», 2017 г., с.216
2. Кузнецов И. Н. «Документационное обеспечение управления» - учебное пособие для СПО: изд. Юрайт, 2017г.
3. Кузнецова И. В., Хачатрян Г. А. «Документационное обеспечение управления» – Саратов: Ай Пи Медиа, 2016г., с.109
4. Кузнецова И. В., Хачатрян Г. А. «Документационное обеспечение управления» – Саратов: Ай Пи Медиа, 2017г., с.220
5. Ленкевич Л.А. «Делопроизводство» - М.; изд. «Академия», 2014 г., с.256
6. Пшенко А.В. «Документационное обеспечение управления» - М.; изд. «Академия»,2016г., с.224