Запуск Access осуществляется двойным щелчком мыши по значку MS Access 
на рабочем столе, в окне Microsoft Office.
После запуска на экране появится рабочий экран программы MS Access 97, в верхней строке которого расположено Главноеменю, а под ним панель инструментов. Она содержит кнопки, дублирующие действия команд главного меню. С помощью команды Вид\Панели инструментов можно самостоятельно определить, которые из них будут отображены на экране.
В средней части расположено начальное окно Microsoft Access, состоящее из двух полей. Верхнее поле предлагает создать новую БД и содержит кнопки для выбора способа ее создания: с помощью конструктора (Новая база данных) или с помощью Мастера баз данных (Запуск мастера). Нижнее поле этого окна предлагает открыть уже созданную ранее БД.
После нажатия кнопки Новая база данных Access97 запрашивает имя для файла, в котором будет храниться база данных и открывает окно новой базы данных (рис.1).
Нажав кнопку Запуск Мастера Access97 приглашает создать базу данных, используя некоторые стандартые темы приложений из своей библиотеки. Эти приложения включают в себя весь необходимый набор объектов: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Из предложенных примеров можно выбрать подходящий и на его основе создать свою БД. После этого пользователю остается только ввести в таблицы нужные данные.
Мастер баз данных не может учитывать все нюансы конкретного применения БД, поэтому созданное таким образом приложение можно откорректировать, используя режим Конструктора для нужного объекта БД.
Создание новой базы данных с помощью Конструктора
После запуска Access нужно щелкнуть на кнопке Новая база данных в окне Miсrosoft Access и в предложенном диалоговом окне задать имя для файла БД. После этого на экране появляется окно базы данных (рис.1), из которого можно получить доступ ко всем ее объектам: таблицам, запросам, отчетам, формам, макросам, модулям.
Для создания новой таблицы нужно перейти на вкладку Таблица и нажать кнопку Создать. В следующем окне следует выбрать способ создания таблицы - Конструктор.
После этого Access выводит окно Конструктора таблицы (рис.2), в котором задаются имена, типы и свойства полей для создаваемой таблицы.
Имя поля не должно превышать 68 символа и в нем нельзя использовать символы !. [ ].
Каждая строка в столбце Тип данных является полем со списком, элементами которого являются типы данных Access (таблица 1). Тип поля определяется характером вводимых в него данных.
Среди типов данных Access есть специальный тип - Счетчик. В поле этого типа Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей последовательности. Редактировать значения такого поля нельзя.
Каждое поле обладает индивидуальными свойствами, по которым можно установить, как должны сохраняться, отображаться и обрабатываться данные. Набор свойств поля зависит от выбранного типа данных. Для определения свойств поля используется бланк Свойства поля в нижней части окна конструктора таблиц.
Размер поля - определяется только для текстовых и Memo-полей; указывает максимальное количество символов в данном поле. По умолчанию длина текстового поля составляет 50 символов
Формат поля – определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчик и Дата\Время. Выбирается один из форматов представления данных.
Число десятичных знаков - определяет количество разрядов в дробной части числа.
Маска ввода - определяет шаблон для ввода данных. Например, можно установить разделители при вводе телефонного номера
Подпись поля - содержит надпись, которая может быть выведена рядом с полем в форме или отчете (данная надпись может и не совпадать с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения).
Значение по умолчанию - содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в данном поле таблицы. Например, если в поле Город ввести значение по умолчанию Уфа, то при вводе записей о проживающих в Уфе, это поле можно пропускать, а соответствующее значение (Уфа) будет введено автоматически. Это облегчает ввод значений, повторяющихся чаще других.
Условие на значение - определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство позволяет избежать ввода недопустимых в данном поле значений. Например, если стипендия студента не может превышать 250 р., то для этого поля можно задать условие на значение: <=250.
Сообщение об ошибке - определяет сообщение, которое появляется на экране в случае ввода недопустимого значения.
Обязательное поле - установка, указывающая на то, что данное поле требует обязательного заполнения для каждой записи. Например, поле Домашнийтелефон может быть пустым для некоторых записей (значение Нет в данном свойстве). А поле Фамилия не может быть пустым ни для одной записи (значение Да).
Пустые строки - установка, которая определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк (“ “).
Индексированное поле - определяет простые индексы для ускорения поиска записей.
Для сохранения структуры таблицы нужно ввести команду Файл\Сохранить и в окне Сохранение ввести имя таблицы.
Таблица 1 Типы данных MS Access 97
| Тип данных | Использование |
| Текстовый | Алфавитно-цифровые данные (до 255 символов) |
| Mеmо | Алфавитно-цифровые данные - предложения, абзацы, тексты (до 64 000 символов) |
| Числовой | Различные числовые данные (имеет несколько форматов: целое, длинное целое, с плавающей точкой) |
| Дата\Время | Дата или время в одном из предлагаемых Access форматов |
| Денежный | Денежные суммы, хранящиеся с 8 знаками в десятичной части. В целой части каждые три разряда разделяются запятой. |
| Счетчик | Уникальное длинное целое, создаваемое Access для каждой новой записи |
| Логический | Логические данные, имеющие значения Истина или Ложь |
| Объект OLE | Картинки, диаграммы и другие объекты OLE из приложений Windows |
| Гиперссылка | В полях этого типа хранятся гиперссылки, которые представляют собой путь к файлу на жестком диске, либо адрес в сетях Inernet или Intranet. |
* Кроме вышеперечисленных типов данных в списке есть элемент Мастер подстановок, который позволяет представить значения полей в виде простого или комбинированного списка. Дополнительные свойства такого поля представлены на вкладке Подстановка окна конструктора таблиц.
Создание таблиц с помощью Мастера таблиц
С оздавая таблицу с помощью Мастера таблиц нужно в окне базы данных перейти на вкладку Таблицы, нажать кнопку Создать и выбрать способ создания Мастер таблиц. Так же, как и Мастер баз данных, Мастер таблиц предлагает множество готовых структур таблиц по разным тематикам. Пользователь может выбрать подходящую таблицу и ее поля. При необходимости созданную таким образом таблицу можно откорректировать, открыв ее в режиме конструктора.
В отличие от Мастера баз данных (п.5.2.8), Мастер таблиц создает лишь одну таблицу, которуюнужно дополнить множеством других необходимых объектов для получения законченного приложения.
Определение ключевых полей
При создании многотабличной базы данных важно правильно определить связи между таблицами и задать ключи.
Создавая таблицы с помощью Конструктора, Access может автоматически создать первичный ключ, поставив перед первым указанным в структуре полем поле Код и задав для него тип Счетчик. Для этого при сохранении таблицы в запросе на автоматическое определение ключа нужно ответить Да.
Но далеко не всегда такой автоматически определенный ключ бывает корректен. В большинстве случаев ключи должен определять сам разработчик БД. Для того, чтобы определить какое-либо поле таблицы ключевым, нужно установить курсор в строке с именем этого поля и нажать на кнопку Определить ключ 
на панели инструментов или ввести команду Правка\Ключевое поле. После этого в строке рядом с именем этого поля появится изображение ключа.
Определение связи таблиц
При реализации отношений один-ко-многим и много-ко-многим данные разбиваются на несколько таблиц (п.5.1.2), определяются ключевые поля, обеспечивающие связь таблиц. После определения структуры таблиц БД нужно указать Access способ, которым эти таблицы связаны.
Для определения связей нужно перейти в окно базы данных и выполнить команду Сервис\Схема данных или на панели инструментов нажать кнопку Схема данных 
. После этого Access откроет окно Схема данных и окно Добавление таблицы. В окне Добавление таблицы нужно выделить имена таблиц, добавляемых в схему данных, и нажать на кнопку Добавить. После этого данное окно можно закрыть.
В окне Схема данных появятся имена всех указанных таблиц вместе со списками полей. Имена общих полей выделены полужирным шрифтом. Нужно выделить ключевое поле ключевой таблицы, нажать кнопку мыши, перетащить ее курсор на аналогичное поле в связываемой таблице, после чего кнопку мыши отпустить. В результате появится диалоговое окно Связи (рис.3).
В этом окне Access заполнил первую строку именем поля, по которому связывались таблицы. Чтобы в связанных таблицах не нарушалась целостность данных, нужно щелкнуть по флажку Обеспечение целостности данных. После этого Access сделает невозможным запись в неключевую таблицу такого значения общего поля, которого нет в таблице ключевой.
После установления целостности данных Access включает две дополнительные опции: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.
Если выбрать первую опцию, то при изменении какого-либо значения ключевого поля в ключевой таблице Access автоматически обновит значения этого поля для соответствующих записей во всех связанных таблицах. Например, если у одного из студентов изменился номер зачетки в таблице Студенты, то он автоматически должен поменяться и в таблице Экзамены.
Выбор второй опции при удалении одной из записей в ключевой таблице приведет к удалению тех записей в таблице со стороны "много", которые имеют такое же значение ключа. Например, если из таблицы Студенты удалить запись об одном из студентов, то записи о результатах сданных им экзаменов будут удалены автоматически.
Для завершения процесса создания связей, нужно щелкнуть по кнопке Создать. Access нарисует линию между таблицами в окне Схема данных, указывающую на наличие связи между ними. На конце линии у таблице со стороны "один" будет нарисована цифра 1, а на другом конце, у таблицы со стороны "много" - символ бесконечности 
. После закрытия этого окна все установленные связи будут сохранены.
Использование режима таблицы
Ввод, редактирование и просмотр данных
Для осуществления этих действий нужно открыть базу данных в режиме таблицы:
· перейти в окно базы данных на вкладку Таблицы
· выделить имя нужной таблицы и щелкнуть по кнопке Открыть.
Используя горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки, можно перемещаться на новые поля или записи таблицы.
В режиме таблицы можно не только просматривать данные, но и редактировать их. Для этого используются обычные приемы редактирования и клавиши перемещения между записями.
Если нужно удалить запись целиком, то нужно выделить ее и нажать клавишу Delete.
Для вставки новой записи в середине таблицы нужно выделить строку, перед которой должна расположиться новая запись, и нажать клавишу Insert. На появившейся пустой строке нужно ввести данные.
Для выделения полной записи нужно щелкнуть мышью на области маркировки данной записи. Для выделения значения текущего поля используется двойной щелчок мыши на нем.
После окончания ввода или редактирования данных таблицы нужно выполнить команду Файл\Сохранить записи.
Для облегчения ввода и редактирования данных Access дает несколько "горячих" клавиш, назначение которых можно посмотреть в разделе Работа с данными справочной системы Access 97.
Использование Мастера подстановок при вводе данных в таблицы
Мастер подстановок позволяет формировать для нужного поля список значений, который может содержать данные другой таблицы или запроса, либо состоять из фиксированного набора значений. В обоих случаях Мастер подстановок облегчает ввод данных и обеспечивает их достоверность.
Например, в базе данных Студенты-Экзамены поле Номерзачетки является общим для обеих таблиц. При заполнении этого поля в неключевой таблице Экзамены важно, чтобы его значения для каждого студента точно соответствовали значениям в ключевой таблице. Для этого значения поля Номер зачетки в таблице Экзамены лучше всего представить в виде списка. Это избавит от необходимости печатать данные при заполнении этой таблицы, предотвратит появление ошибок при наборе и сделает ввод данных более наглядным (рис.4).
Комбинированный список для поля Номер зачетки формируется на основе даных связанной таблицы Студенты. Для создания комбинированного списка нужно войти в режим конструктора таблицы Экзамены, перейти в колонку Тип данных для поля Номер зачетки. Из списка доступных типов полей выбрать элемент Мастер подстановок.
Первое диалоговое окно Мастера подстановок предлагает выбрать источник формирования списка: на основе данных таблицы\запроса или фиксированный набор значений. В данном случае нужно выбрать первый вариант.
В следующем окне из приведенного списка таблиц\запросов следует выбрать таблицу\запрос, являющуюся источником данных для списка. В нашем примере такой таблицей является таблица Студенты, т.к. она послужит источником данных для списка номеров зачеток.
В третьем окне Мастера подстановок из списка Доступные поля нужно выбрать поля, значения которых фигурируют в списке. В данном случае можно выбрать поля Фамилия и Имя, которые сделают список более информативным. После этого можно нажать кнопку Готово для завершения процесса проектирования комбинированного списка. Сохранив проект таблицы, можно открыть таблицу Экзамены и просмотреть результат работы.
Другая возможность использования Мастера подстановок - это создание списков с фиксированными значениями. Он используется в тех случаях, когда набор значений в поле строго ограничен. Например, поле Факультет в таблице Студенты может иметь ограниченный набор значений (все факультеты, имеющиеся в данном ВУЗе). Никаких других значений в этом поле быть не может. Чтобы ввести единообразие в записях и избежать ошибок при вводе, это поле также можно представить в виде списка, формируемого Мастером подстановок. Процесс создания списка похож на описанный выше, но на первом шаге Мастера подстановок следует выбрать опцию Фиксированный набор значений. На следующем шаге нужно создать список этих значений (в данном примере записать в список все факультеты данного ВУЗа). После чего можно завершить процесс создания списка и сохранить изменения в структуре. Теперь при вводе данных в поле Факультет нет необходимости печатать значения, а достаточно просто выбрать из предлагаемого списка нужное.
Рекомендуемая литература
1.Скотт Баркер. Использование Microsoft Access 97.-Киев-Москва: Диалектика, 1997г.- 257 с.
2. Мари Свонсон. Microsoft Access 97: наглядно и конкретно.-Москва: Microsoft Press, Русская редакция, 1997г.- С10-57.
3. Алексей Гончаров. Access 97 в примерах.-С.-Петербург: Питер, 1998г.-С.12-60.
4.Н.В.Макарова. Информатика.- Москва: Финансы и статистика, 1997г.-С.560-587.
5. В. Пасько. Access97 для пользователя.-Киев: BHV, 1997 г.-С.5-28, 99-121.