На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
● внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;
● поступивших из других организаций – с даты их поступления;
VI. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
181. Контроль исполнения документов (далее - контроль) - совокупность осуществляемых службой делопроизводства и структурными подразделениями процедур по обеспечению своевременного и качественного исполнения поступающих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности учреждений и органов УИС.
К указанным процедурам относятся определение основного исполнителя документа, учет и постановка документа на контроль, своевременное доведение контрольного документа до исполнителя, снятие документа с контроля.
182. Контролю, осуществляемому службой делопроизводства, в обязательном порядке подлежит исполнение поручения руководителя учреждения или органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности) для обеспечения выполнения законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, поручений вышестоящих учреждений и органов УИС, подготовки ответов на предложения, заявления, жалобы граждан и обращения организаций, а также других запросов и обращений, за исключением документов, контроль за которыми осуществляет организационно-аналитическое подразделение учреждения и органа УИС.
(в ред. Приказа ФСИН России от 31.10.2013 N 615)
(см. текст в предыдущей редакции)
183. Постановку документов на контроль осуществляет служба делопроизводства при их предварительном рассмотрении с нанесением оттиска красного (синего) цвета штампа "Взято на контроль. Срок ____ г." в правом верхнем углу документа.
184. После рассмотрения руководителем учреждения или органа УИС (лицом, временно исполняющим его обязанности) контрольного документа и включения его в контрольную карточку (приложение N 24) или в электронную базу данных контрольные документы направляются для исполнения в структурные подразделения и учреждения, подведомственные территориальным органам ФСИН России.
(в ред. Приказа ФСИН России от 31.10.2013 N 615)
(см. текст в предыдущей редакции)
185. Служба делопроизводства заводит на каждый контрольный документ контрольную карточку, в которую включаются: входящий номер документа, поступившего в учреждение и орган УИС, его дата, исходящий номер, дата и содержание поручения, срок его исполнения, наименование структурного подразделения-исполнителя и другая информация.
Контрольные карточки контрольных документов систематизируются по группам документов, срокам исполнения и структурным подразделениям.
186. Руководитель структурного подразделения, получивший контрольный документ, определяет исполнителя и контролирует соблюдение установленных сроков. Исполнитель обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов (служебных записок) о результатах исполнения.
При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения сотрудник, ответственный за соблюдение сроков исполнения контрольных документов, обязан передать другому сотруднику по согласованию с непосредственным руководителем все документы, стоящие на контроле (абзац введен Приказом ФСИН России от 31.10.2013 N 615)
187. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов несут руководители структурных подразделений и исполнители.
188. Снятие документов с контроля осуществляется службой делопроизводства на основании внесенной в контрольную карточку, электронную базу данных информации об исполнении документа.
189. В дополнение к заполненной контрольной карточке результаты исполнения могут быть представлены в виде письменного ответа, докладной записки или изданием распорядительного документа.
190. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе проставляются отметка о снятии с контроля, подпись лица, подтверждающего снятие с контроля, дата.
(п. 190 в ред. Приказа ФСИН России от 31.10.2013 N 615)
(см. текст в предыдущей редакции)
191. Если об исполнении документа руководителю учреждения и органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности) доложено в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись (кому доложено, когда, кто докладывал) за подписью руководителя структурного подразделения.
(в ред. Приказа ФСИН России от 31.10.2013 N 615)
(см. текст в предыдущей редакции)
192. Службой делопроизводства еженедельно готовится и направляется заместителям руководителя учреждения или органа УИС перечень контрольных документов, сроки исполнения которых истекают в течение следующей недели.
193. Сроки исполнения поручений устанавливаются законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами (распоряжениями) и поручениями вышестоящих учреждений и органов УИС, исчисляются в календарных днях, с даты поступления документов.
194. В поручениях к конкретному документу руководителем учреждения и органа УИС (лицом, временно исполняющим его обязанности) могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов.
(в ред. Приказа ФСИН России от 31.10.2013 N 615)
(см. текст в предыдущей редакции)
195. В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, руководителю учреждения и органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности), давшему поручение, направляется мотивированная просьба о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.
(в ред. Приказа ФСИН России от 31.10.2013 N 615)
(см. текст в предыдущей редакции)
196. Исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается.
197. При неисполнении поручения в установленный срок в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение, руководителю учреждения и органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности) представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о предлагаемых мерах ответственности, в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.
(в ред. Приказа ФСИН России от 31.10.2013 N 615)
(см. текст в предыдущей редакции)
198. Сроки исполнения документов, поступивших от индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе учреждения и органа УИС, и не должны превышать 30 дней.
199. Приостанавливать исполнение контрольных документов, продлевать срок их исполнения, а также отменять поручения имеют право только авторы данных документов.
200. Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать службу делопроизводства, которая вносит необходимые изменения в контрольные карточки и в электронную базу данных.
Данные, вносимые в карточку контроля
| 1. Автор (корреспондент) | Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента. |
| 2. Наименование вида документа | Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа. |
| 3. Дата документа | Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа. |
| 4. Регистрационный номер документа | Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа. |
| 5. Дата поступления | Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). |
| 6. Регистрационный номер поступления | Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). |
| 7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа) | Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами. |
| 8. Резолюция | Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции. |
| 9. Срок исполнения | Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа. |
| 10. Отметка об исполнении документа | Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу. |
| 11. Номер дела | Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. |
■ В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (Пример 2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.