Систематизация исполненных документов и формирование их в дела служат основой порядка в делопроизводстве организации, обеспечивают быстрый поиск документов и их сохранность. Дело представляет собой совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам. Систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатура дел.
Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях. Она включает перечень всех документов, разрабатываемых в данной организации и поступающих в нее извне. В номенклатуру не включаются научно-технические документы к печатные издания. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, содержащиеся в следующих нормативно-методических документах: «Государственная система документационного обеспечения управления», «Основные правила работы ведомственных архивов», «Типовая инструкция по Делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 дет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные, или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия), типовые и примерные.
Индивидуальные номенклатуры дел подразделяются на сводные (для организации в целом) и для каждого структурного подразделения. Сводная номенклатура имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) являются наименования структурных подразделений.
Типовые номенклатуры дел составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и устанавливает примерный состав дел, находящихся в организациях, с указанием их индексов.
Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций, должны быть рассмотрены и согласованы с экспертнопроверочной комиссией соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого органа управления. Переработку и переутверждение типовых и примерных номенклатур дел проводят один раз в 10 лет.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ в виде самостоятельного дела, так же как и все контрольные и справочные картотеки. Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает следующие реквизиты:
• наименование организации;
• наименование вида документа (номенклатура дел);
• дату документа;
• индекс дела;
• место составления или издания документа;
• гриф утверждения документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• подпись;
|
• гриф согласования документа.
|
Наименование разделов номенклатуры дел — это названия структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры независимо от места в штатном расписании является служба ДОУ, последними разделами — общественные организации и органы, действующие на общественных началах. Если в организации отсутствуют структурные подразделения, то ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации или должности руководителей и специалистов. При указании названия раздела обязательно проставляется и его индекс.
Объем каждого дела не должен превышать 250 листов. Поэтому если к концу года собирается большое количество документов под одним названием, то дело может быть сформировано в нескольких томах (частях). Для их учета в номенклатуре дел предусмотрена третья графа. Она заполняется в конце года.
В конце года в номенклатуре делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, включая число томов (частей), с учетом сведений графы № 3.
Формирование дел
В соответствии с ГОСТ Р. 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» формированием дела называется «отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела». Группировка документов в дела производится в соответствии с номенклатурой дел. Порядок формирования дел должен быть изложен в инструкции |ПО делопроизводству организации.
Различают централизованное формирование, которое осуществляется только службой ДОУ, и децентрализованное, производимое всеми структурными подразделениями организации. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляют лица, ответственные за документацию; методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел — служба ДОУ и ведомственный архив. В небольших учреждениях, фирмах дела формируются централизованно секретарем. Он же является ответственным за сохранность документов.
Формирование дела начинается с начала года. Для всех названных в номенклатуре дел заводится папка. На обложке каждого из них пишется наименование организации, затем с новой Строки — название структурного подразделения и под ним, в середине обложки, указывается индекс дела по номенклатуре. После этого полностью переносится на обложку заголовок дела из номенклатуры. В нижней части обложки дела проставляется срок его хранения. Если дело имеет постоянный срок хранения, то пишется: «Хранить постоянно».
Заголовок является важнейшим элементом номенклатуры дела, так как именно по заголовку происходит поиск необходимого документа. Требования, предъявляемые к заголовку, — это Краткость, четкость, предельная точность. Заголовок дела должен содержать следующие элементы:
• наименование вида документа (приказы, протоколы, отчеты, акты и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
• авторство документа (наименование организации, структурного подразделения);
• адресат или корреспондент документа (наименование организации, которой адресуют или от которой получают документ);
• краткое содержание документов дела;
• название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
• даты (периоды), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, наименование их вида (план, отчет) и авторы, например: «Годовой отчет фирмы по капитальным вложениям за 2001 год».
В заголовке дела, содержащего статистические формы, заполняемые в организации, приводятся: название формы, ее номер или шифр, например: «Годовой отчет о работе цехов по форме Б-36» или «Ведомость №... по счетам...».
В заголовках дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указываются наименование вида документа и автор, например: «Приказы ректора института по личному составу за 2003 год».
Дела не должны иметь общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов, например, таких как «Руководящие материалы», «Разная переписка», «Переписка по общим вопросам», «Дела с отчетностью» и т.п. Подобные заголовки недопустимы. При необходимости в заголовках дела указывается копийность документов.
Документы могут группироваться в дела по следующим признакам: номинальному, предметно-вопросному, авторскому, корреспондентскому, географическому, хронологическому.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит их принадлежность к одному и тому же виду, например: «Приказы, протоколы, справки, акты и т.п.»
При формировании документов в дело по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (рекламации, докладные записки, справки, акты)».
Авторский признак предполагает группировку в дело документов одного автора, например: «Протоколы производственных совещаний завода «Коммунар» за 2002 год».
Корреспондентский признак используется при группировке документов, связанных с перепиской. В заголовке указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса, например: «Переписка со средними профессиональными учебными заведениями о совместной подготовке специалистов».
При группировке в одно дело документов нескольких корреспондентов используется географический признак, например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».
Хронологический признак применяется при группировке документов за какой-либо определенный период, например: «Квартальные отчеты о научно-исследовательской работе преподавателей института».
В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. На документы не указанные в номенклатуре, заводится самостоятельное дело, и его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.
При формировании дел следует помнить, что в дело включаются только исполненные документы (имеющие отметку об исполнении) в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещено.
Документы находятся в деле только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение составляют копии, на которых есть резолюции, визы, пометки, дополняющие содержание первых экземпляров. В дело помещаются документы, которые по своей содержательной части соответствуют его заголовку.
Одним из важнейших требований, которые должны выполняться при формировании дел, является группировка в отдельные дела документов, предназначенных для постоянного и временного хранения.
Документы постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет и до 10 лет не могут быть сгруппированы в одно дело.
Сроки хранения устанавливаются на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Сроки, утвержденные типовыми перечнями, сокращать не разрешается; они могут быть только увеличены в особых случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнем, устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения на основе материалов, представленных ведомственным архивом и ЭК организации.