В соответствии с Кодексом законов о труде (КЗОТ) Российской Федерации в организациях установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Комплекс документов, которые характеризируют правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками, и составляют особую группу документов, которые должны особенно аккуратно оформляться в соответствии с установленными правилами, т.к. даже при верном применении трудового законодательства предприятие нередко проигрывает судебные споры с работниками из-за ошибок в документах (отсутствие каких-либо реквизитов или их неправильное оформление). К этим документам относятся:
• трудовые контракты (договоры), заключенные организацией с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• личные карточки формы Т-2;
• личные дела;
• трудовые книжки;
• лицевые счета по заработной плате.
С 2001 года введены в действие новые унифицированные формы документов:
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1);
• личная карточка (форма Т-2);.
• учетная карточка научного работника (форма Т-4);
• приказ (распоряжение) о переводе (форма Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма Т-8).
Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Российской Федерации.
Трудовой контракт (договор) — документ, фиксирующий соглашение между работником и организацией (работодателем), в соответствии с которым он обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а организация обязуется обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством, и выплачивать заработную плату.
В трудовом договоре указываются:
• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица),заключивших договор;
• место работы (с указанием структурного подразделения);
• дата начала работы;
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;
• права и обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании; о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной); об обязанности работника отработать после обучения, а также иные условия.
В трудовом контракте указываются обязанности работника в соответствии с той должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.
В трудовом контракте указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера (за высокую квалификацию; профессиональное мастерство; личный трудовой вклад и др.). По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях — увеличены или уменьшены по сравнению с общей нормой, применяемой в организации. Наряду с доплатами могут быть оговорены и иные виды поощрений (дополнительный отпуск, повышенное вознаграждение по итогам работы за год и т.п.).
В контракте (договоре) не могут быть установлены следующие условия:
• основания для увольнения работника;
• дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;
• полная материальная ответственность, кроме случаев, предусмотренных законодательством.
Согласно законодательству Российской Федерации, трудовой контракт может заключаться:
• на неопределенный срок;
• на определенный срок не более 5 лет.
Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, другой — у работника. Условия договора могут быть изменены только по соглашению сторон в письменной форме.
Трудовые контракты включаются в состав личных дел сотрудников предприятия. Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело и подшиваются по алфавиту фамилий работников. Трудовые договора хранятся 75 лет.