Новые унифицированные формы первичных документов

Отличительной особенностью бухгалтерских документов является то, что подчистки и неоговоренные исправления в них не допускаются. При наличии ошибки неправильный текст или сумма Не замазывается корректирующей жидкостью, как это делается в других документах, а зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать первоначальную запись, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма. В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибки оговаривается надписью «исправлено» и должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Аналогично оговаривается исправление ошибок в бухгалтерской отчетности.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документы до их исправления. При подписании указывается дата внесения исправлений.

Бухгалтерские документы проходят такие же этапы обработки, что и все другие документы организации.

Вся документация бухгалтерий, как и предприятия в целом, делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

В процессе обработки и движения бухгалтерских документов можно выделить следующие этапы:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация;

• контроль за исполнением;

• исполнение документов;

• отправка.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Ссылка В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» установлены временные сроки хранения документов не менее 5 лет.

Ссылка При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения.

Значительно повысить производитель­ность делопроизводственного труда можно путем автоматизации делопроизводства. В результате - работа с документами становится более оперативной и эффективной.

Хранение документов

Формирование дела заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год. По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив либо уничтожены.

До передачи в архив организации осуществляется оперативное хранение дел в структурных подразделениях. Существует два вида оперативного хранения документов: хранение в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Дела с исполненными документами хранятся в запирающихся шкафах, сейфах. К внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также документы ограниченного доступа, составляется внутренняя опись. Она постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ. Внутренняя опись составляется в соответствии с «Основными правилами работе ведомственных архивов».

При возникновении потребности в каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дел. В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заместитель.

По завершении делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается.

При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. В этом случае заполняется карта-заместитель по следующему образцу:

Карта-заместитель помещается на место выданного дела.

Выдача дел во временное пользование сотрудникам структурных подразделений разрешается на срок не более одного месяца после истечения указанного срока оно должно быть возвращено на место его хранения.

Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель на основании письменного запроса, по акту.

Прежде чем передать дело на хранение, необходимо подготовить документы в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и документе, носящем название «Государственная система документационного обеспечения управления».

Литература:

1. Васильева И.Н. Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004. – 272 с.