Новые унифицированные формы первичных документов




Шифр Наименование документа
Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме на работу
Т-2 Личная карточка
Т-4 Учетная карточка научного работника
Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу
Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставле­нии отпуска
Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)
Т- 12 Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
Т- 13 Табель учета использования рабочего времени
Т-49 Расчетно - платежная ведомость
Т- 51 Расчетная ведомость
Т-53 Платежная ведомость
Т-54 Лицевой счет
Т-54а Лицевой счет
ОС-1 Акт (накладная) приемки - передачи основных средств
Шифр Наименование документа
ОС-3 Акт приемки - сдачи отремонтирован­ных, реконструированных и модернизированных объектов
ОС-4 Акт на списание основных средств
ОС-5 Акт на списание автотранспортных средств
ОС-6 Инвентарная карточка учета основных средств
ОС-14 Акт о приемке оборудования
ОС-15 Акт приемки - передачи оборудования в монтаж
ОС-16 Акт о выявленных дефектах оборудо­вания
НМА-1 Карточка учета нематериальных активов
М-2 Доверенность
М-2а Доверенность
М-4 Приходный ордер
М-7 Акт о приемке материалов
М-8 Лимитно-заборная карта
М-11 Требование-накладная
М- 15 Накладная на отпуск материалов на сторону
М- 17 Карточка учета материалов
М-35 Акт оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений
МБ-2 Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов
МБ-4 Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов
МБ-7 Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений
МБ-8 Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов
КС-3 Справка о стоимости выполненных работ и затрат
КС-6 Общий журнал работ
КС-И Акт приемки законченного строитель­ного объекта
КС-14 Акт приемки законченного строитель­ного объекта приемочной комиссией
ЭСМ-1 Рапорт о работе башенного крана
ЭСМ-2 Путевой лист строительной машины
ЭСМ-3 Рапорт о работе строительной машины (механизма)
ЭСМ-4 Рапорт - наряд о работе строительной машины (механизма)
ЭСМ-5 Карта учета работы строительной машины (механизма)
ЭСМ-6 Журнал учета работы строительных машин (механизмов)
ЭСМ-7 Справка для расчетов за выполнен­ные работы (услуги)
Путевой лист легкового автомобиля
Зспец. Путевой лист специального автомобиля
Путевой лист легкового такси
4-С Путевой лист грузового автомобиля
4-П Путевой лист грузового автомобиля
В Путевой лист автобуса
6спец. Путевой лист автобуса не общего пользования
Журнал учета движения путевых листов
1-Т Товарно - транспортная накладная

Отличительной особенностью бухгалтерских документов является то, что подчистки и неоговоренные исправления в них не допускаются. При наличии ошибки неправильный текст или сумма Не замазывается корректирующей жидкостью, как это делается в других документах, а зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать первоначальную запись, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма. В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибки оговаривается надписью «исправлено» и должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Аналогично оговаривается исправление ошибок в бухгалтерской отчетности.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документы до их исправления. При подписании указывается дата внесения исправлений.

Бухгалтерские документы проходят такие же этапы обработки, что и все другие документы организации.

Вся документация бухгалтерий, как и предприятия в целом, делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

В процессе обработки и движения бухгалтерских документов можно выделить следующие этапы:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация;

• контроль за исполнением;

• исполнение документов;

• отправка.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

 

 

Сроки хранения бухгалтерских документов

№ п/п Документы Срок хранения и номер статьи по Перечню Примечание
Директивные документы, приказы и инструктивные письма вышестоящих организаций по вопросам бухгалтерского учета и отчетности. Копии До минования надобности, ст. 19а  
Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии До замены новыми, ст. 38,56  
Бухгалтерские отчеты по бюджету, спец­средствам, капитальным вложениям и заключения балансовой комиссии по отчетам. Годовые Постоянно,ст. 303а  
То же. Квартальные см. ссылку При отсутствии годовых отчетов - постоянное хранение
Тоже. Месячные см. ссылку  
Главная книга и журналы - ордера см. ссылку см. ссылку
Книга регистрации выдачи доверенностей см. ссылку  
Книга учета бланков удостоверений, квитанций и т. д. см. ссылку  
Вспомогательные книги и карточки системного и внесистемного учета см. ссылку см. ссылку
Картотека (книги) балансовых счетов см. ссылку
Журнал (книга) регистрации счетов, кассовых ордеров, накладных, платежных ведомостей, доверенностей,поручений и др. см. ссылку
Контрольные книги, журналы и ведомости см. ссылку
Кассовая книга см. ссылку
    Картотека (книга) учета кредитов, текущих счетов и расчетов с учреждениями см. ссылку
Бухгалтерские документы кассового и мемориального порядка см. ссылку
Корешки и копии ордеров, счетов - фактур, накладных, квитанций, чековых книжек см. ссылку
Вспомогательные книги, не имеющие учетного характера (срочные, транспортные, грузовые, весовые, накладные, страховые и т. д.) см. ссылку
Картотека (книги) подотчетных лиц см. ссылку
Оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам см. ссылку
Ведомости на выдачу зарплаты сотрудникам см. ссылку
Лицевые счета сотрудников 75лет, ЭПК, ст. 311
Договоры, соглашения и контракты (хозяй­ственные, операционные, трудовые) 5 лет, ст. 337 По истечении срока действия договора
Реестры счетов к оплате см. ссылку
Решения судов, исполнительные листы, ведо­мости и переписка по различным удержаниям из заработной платы см. ссылку
Документы по государственному социальному страхованию и документы, оплаченные за счет средств социального страхования
Акты документальных ревизий финансово - хо­зяйственной деятельности и заключения по ним см. ссылку
Документы (протоколы, описи, ведомости и др.) по инвентаризации зданий и сооружений 10 лет
Инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной ко­миссии и другие документы по инвентаризации имущества и материалов см. ссылку см. ссылку
Картотека (книга) учета основных средств (зданий и сооружений) 10 лет
Картотека (книга) учета основных средств связи (имущества и материалов)
Паспорта зданий, сооружений и оборудования 5лет, ст. 331 После ликвидации основных средств. Паспорта зданий, со­оружений - памятников архитек­туры, находящихся под охраной государства, - постоянное

Ссылка В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» установлены временные сроки хранения документов не менее 5 лет.

Ссылка При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения.

Значительно повысить производитель­ность делопроизводственного труда можно путем автоматизации делопроизводства. В результате - работа с документами становится более оперативной и эффективной.

Хранение документов

Формирование дела заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год. По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив либо уничтожены.


До передачи в архив организации осуществляется оперативное хранение дел в структурных подразделениях. Существует два вида оперативного хранения документов: хранение в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Дела с исполненными документами хранятся в запирающихся шкафах, сейфах. К внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.


Для дел, содержащих особо ценные документы, а также документы ограниченного доступа, составляется внутренняя опись. Она постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ. Внутренняя опись составляется в соответствии с «Основными правилами работе ведомственных архивов».

При возникновении потребности в каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дел. В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заместитель.

По завершении делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается.

При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. В этом случае заполняется карта-заместитель по следующему образцу:

Карта-заместитель помещается на место выданного дела.

Выдача дел во временное пользование сотрудникам структурных подразделений разрешается на срок не более одного месяца после истечения указанного срока оно должно быть возвращено на место его хранения.

Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель на основании письменного запроса, по акту.

Прежде чем передать дело на хранение, необходимо подготовить документы в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и документе, носящем название «Государственная система документационного обеспечения управления».

Литература:

1. Васильева И.Н. Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004. – 272 с.

...





Читайте также:
Обучение и проверка знаний по охране труда на ЖД предприятии: Вредный производственный фактор – воздействие, которого...
История государства Древнего Египта: Одним из основных аспектов изучения истории государств и права этих стран является...
Своеобразие родной литературы: Толстой Л.Н. «Два товарища». Приёмы создания характеров и ситуаций...
Фразеологизмы и их происхождение: В Древней Греции жил царь Авгий. Он был...

Поиск по сайту

©2015-2022 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-04-15 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту:


Мы поможем в написании ваших работ!
Обратная связь
0.015 с.