К организационной документации относятся следующие документы:
- устав;
- положение;
- инструкция;
- должностная инструкция.
Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере хозяйственной деятельности.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование министерства;
- наименование организации;
- вид документа;
- регистрационный номер, дата, место издания;
- гриф утверждения;
- текст.
В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы как:
- общие положения;
- основные функции, права и обязанности участников;
- руководство;
- взаимоотношения и связи;
- производственно-хозяйственная и коммерческая деятельность;
- имущество и средства;
-контроль, проверка и ревизия;
- реорганизация или ликвидация.
Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов.
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включать такие разделы:
1. Общие положения – определяются:
- область деятельности;
- указание на статус структурного подразделения, непосредственное подчинение;
- нормативные правовые акты, иные акты, в том числе и локальные, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности;
- кто возглавляет структурное подразделение, порядок назначения руководителя;
- при наличии печати: описать ее и указать область применения.
2. Задачи и функции – указываются:
- основные задачи структурного подразделения;
- функции.
3. Права и ответственность – указываются:
- права структурного подразделения;
- персональная ответственность руководителя структурного подразделения за осуществление задач и функций;
- квалификационные требования, права, обязанности и ответственность сотрудников структурного подразделения.
4. Взаимоотношения – указываются:
- по каким вопросам подразделение взаимодействует с другими структурными подразделениями.
5. Организация работы – определяются:
- порядок деятельности структурного подразделения;
- организация контроля и проверки деятельности подразделения;
- реорганизация и ликвидация структурного подразделения.
Устав и положения являются сложными документами. Их структура и содержание определяется учреждениями-разработчиками.
Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (приказов, распоряжений). Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «не допускается» и.д. Текст инструкции излагается от третьего лица, например: Руководители должны систематически анализировать … Текст разбивается по определенной логической на разделы, пункты, подпункты.
Инструкция оформляется на общем бланке и утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением) и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если не указан срок введения инструкции, то таковым считается день подписания и регистрации документа.
Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
При разработке должностных инструкций следует учитывать наименование должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованных в Квалификационном справочнике должностей, специалистов и других служащих.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений на все должности, предусмотренные штатным расписанием, и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации и обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения – устанавливаются:
- область деятельности специалиста;
- порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия;
- квалификационные требования;
- подчиненность специалиста;
- должностные лица, которыми он руководит
2. Функции – перечисляются основные направления деятельности работника.
3. Должностные обязанности – определяются конкретные виды работ, выполняемые работником.
4. Права – определяются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
5. Ответственность – указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.
6. Взаимоотношения (связи по должности) – устанавливается круг служебных связей, порядок представления отчетов, планов и других документов, периодичность представления отчетной информации и др.
7. Оценка работы (по усмотрению организации) – указываются критерии оценки деятельности работника.
Вопросы согласования текстов должностных с определенными должностными лицами решаются индивидуально в каждой организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций.
Должностные инструкции доводятся до работников под расписку, которые проставляют на ней ознакомительную визу.