Орган сертификации - организация, аккредитованная соответствующими инстанциями, занимающаяся сертификацией систем менеджмента качества на соответствие стандартам серии ISO 9000, имеющая достаточный собственный капитал и перечисляющая достаточные суммы в резервы для покрытия своих рисков. Хорошо известно, что помимо крупных международных организаций, проводящих сертификацию по всему миру, существуют многочисленные национальные системы сертификации.
В России ведущим органом сертификации традиционно считается ВНИИС-СЕРТ-СК при Всесоюзном научно-исследовательском институте сертификации, Российский Морской регистр судоходства, Электростандарт, Тест-С.-Петербург (аккредитован Госстандартом России на право проведения сертификации систем качества в системе ГОСТ Р).. Кроме этого, в России наиболее активно действуют всемирно известные органы сертификации, аккредитованные для сертификации в большинстве развитых стран Bureau Veritas Quality International (Франция); Uet Norske Veritas (Норвегия); Lloyd Register (Великобритания); SGS (Швейцария); TUV-CERT (Германия).
Но, к сожалению, для многих российских предпринимателей по-прежнему остается тайной информация, какой рыночной капитализацией обладают зарегистрированные в России дочки этих авторитетных в Европе брэндов и какие финансовые резервы они способны создать для покрытия сертификационных рисков. Если такая информация отсутствует, то в США, например, деятельность такого органа сертификации для компаний в США может быть не признана. К сожалению, в России этой ситуации способствует положение с сертификационным правом и Законы РФ. Обычно в Европе и в США знания этих интегрированных показателей позволяют довольно точно вычислить уровень финансовой ответственности органа сертификации за выданные предпринимателям сертификаты соответствия.
К тому же, мало кто догадывается, что каждый международный орган сертификации даже с самым лучшим в мире брэндом в России по сути дела является компанией, зарегистрированной в России, со всеми вытекающими отсюда правовыми последствиями. К этому следует добавить, что каждый международный орган сертификации должен обладать листом международной аккредитации, подробно раскрывающим информацию о тех странах, в которых Правительства или Парламенты делегировали на определенных условиях ему свои полномочия по сертификации, классификации, надзору и инспектированию продукции и производств организаций, осуществляющих конкретные виды деятельности. Анализ перечисленной информации вполне может дать объективное и правильное суждение об ответственности органа сертификации, как перед клиентами, так и перед органами аккредитации.
Но здесь тоже, конечно, нужно знать меру. Эта мера заключена в поддерживании разумного баланса между формой и содержанием сертификации. Можно совершенно правильно выдержать форму выбора органа сертификации и его аккредитации на должном уровне с учетом многолетней работы на рынке. Но при этом его сотрудники могут не обладать достаточно высокими профессиональными знаниями относительно, например, производственной и одновременно финансовой сферы деятельности организации, поставляющей уникальную продукцию или оказывающей уникальные услуги. Кроме того, многие даже очень авторитетные аудиторы скептически относятся к инновациям в сфере СМК. И тогда, несмотря на авторитет органа сертификации, результат деятельности СМК будет негативным. Для устранения этого барьера понадобится нанимать аудитора со стороны, который будет требовать повышенные тарифы и выговаривать всяческие условия. Естественно, что в этом случае можно пригласить такого аудитора непосредственно, а уж он сам решит, какая организация будет выдавать сертификат.
Как не ошибиться в выборе Компании, которой Вы доверите оказание Вам услуги по сертификации товара, услуги или предприятия в целом?
Сертификация - очень ответственный процесс, ведь малейшая ошибка может повлечь за собой неприятные последствия и привести не только к разочарованию и потере времени, но и к юридическим проблемам и конечно дополнительным финансовым расходам.
Существует ряд оптимальных критериев предварительной оценки компании-исполнителя, которые помогут сориентироваться в огромном количестве предложений, сделать правильный выбор и не платить дважды. Просто проведите сравнительный анализ всех кандидатов по полученной от них и о них информации и выберите лучшего, используя эти критерии:
1.ОПЫТ РАБОТЫ
Серьезный опыт работы на рынке позволяет компании и ее специалистам приобрести необходимые знания и опыт, выработать наиболее эффективные методики работы в данном направлении.
Как проверить: обязательно проверьте дату регистрации фирмы в свидетельстве о регистрации, Выписки из ЕГРЮЛ или других документах. Несколько лет это ничто для любой сферы деятельности, это новичок на рынке, а значит любитель, а не профессионал.
2. ПАРТНЕРСКАЯ СЕТЬ
Развитая партнерская сеть и устоявшиеся контакты на профессиональном рынке позволяют компании-исполнителю предоставлять максимально полный ассортимент услуг и реализовывать самые нестандартные проекты.
Как проверить: не забывайте, что работа с партнерами связана с определенными рисками. Обязательно проверьте, готова ли фирма нести ответственность за партнера перед Вами. Эта ответственность должна быть обязательно закреплена договором с Вами.
3. СКОРОСТЬ ИСПОЛНЕНИЯ
В некоторых ситуациях очень важны сроки получения того или иного сертификата, т.к. зачастую от скорости исполнителя зависят финансовые результаты заказчика. В этих случаях стоит поручать работы только тем исполнителям, которые могут обеспечить максимально короткие сроки выполнения услуг. И, конечно же, скорость не должна сказаться на качестве этих услуг.
Как проверить: заранее уточните сроки оказания услуг и оцените их соответствие Вашим требованиям. Зачастую многие исполнители называют заведомо нереальные сроки выполнения работ, действительно ответственный исполнитель обоснует Вам названные сроки работ в соответствии с законодательством и сложившейся практикой и закрепит их договором и ответственностью за их нарушение.
4. ПРОЗРАЧНОСТЬ КОНТРОЛЯ
Для Вас как для клиента очень важно понимать на какой стадии находится процесс, какие этапы уже выполнены и какие еще только предстоит выполнить, все ли в порядке и нет ли проблем по Вашему заказу. Уважающая себя компания всегда готова предоставить Вам исчерпывающую информация по планируемым этапам работ и текущему состоянию дел.
Как проверить: перед началом работ обязательно запросите договор, в соответствии с которым Вам будет оказываться услуга, который не должен быть формальным. Проверьте наличие в договоре пунктов, описывающих процесс взаимодействия исполнителя и заказчика. Также попросите предоставить Вам документ "План работ" по услуге, которую планируете заказать. В данном плане должны быть описаны не только этапы работ, но и результаты работ, а также критерии оценки качества этих результатов.
5. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ
Сертификация товаров и услуг зачастую связана с определенными рисками вследствие утечки информации, поэтому очень важную роль играет обеспечение конфиденциальности данных. Разграничение доступов к служебной информации в электронном виде, уникальная система архивации, стандарт работы с информацией на бумажном носителе - вот что поможет избежать ненужных рисков.
Как проверить: проверьте, есть ли в договоре пункт про ответственность исполнителя за разглашение конфиденциальной информации клиента, а так же попросите рассказать Вам про используемые в компании системы обеспечения конфиденциальности и сохранности информации клиентов.
6. СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ
Задача любой компании обеспечить максимальное качество оказываемых услуг. Достичь этого можно только при наличии четкой системы внутреннего контроля качества результатов работ на различных этапах выполнения заказа и уровнях контроля. И чем больше этих уровней контроля, тем выше качество предоставляемых услуг.
Как проверить: перед началом работ обязательно поинтересуйтесь сколько уровней внутреннего контроля существует в компании, на каких этапах осуществляется контроль качества и какая система ответственности предусмотрена в случае передачи результатов работ с ошибками заказчику, в т.ч. в договоре.
Порядок проведения работ по сертификации систем менеджмента качества: принятие решения о сертификации, подача заявки, подготовка комплекта документов, аудит на месте, завершение сертификации.
Первый этап - организация работ;
Второй этап- анализ документов системы менеджмента качества организации.
Третий этап - подготовка к аудиту (проверке) «на месте»;
Четвертый этап - проведение аудита (проверки) «на месте» и подготовка акта по результатам аудита.
Пятый этап - завершение сертификации, выдача и регистрация сертификата.
Шестой этап - инспекционный контроль (надзорный аудит) сертифицированной системы менеджмента качества.
Предсертификационный этап
Если предприятие уверено в своей готовности к сертификации системы качества (т. е. проведена её внутренняя оценка и есть уверенность в том, что система качества представляет собой не просто набор документов, но и работает), оно может подавать заявку в уполномоченный орган на проведение сертификации этой системы.
Выбор органа по сертификации, как уже отмечалось, определяется задачами, которые ставит перед сертификацией предприятие. Главной задачей является подтверждение соответствия системы качества одному из стандартов ИСО (9001,9002,9003) или аутентичных российских государственных стандартов и повышения вследствие этого доверия к предприятию, т. е. его способности стабильно выпускать качественную продукцию.
Заявка от организации, претендующей на сертификацию системы качества в Регистре, поступает в Технический центр Регистра (ТЦР). Если заявка поступает в другое структурное подразделение, другую организацию Госстандарта России или орган по сертификации она также направляется в Технический центр регистра.
ТЦР регистрирует заявку с учетом предложений организации (заявителя), определяет по специализации и области аккредитации орган, способный ее реализовать, и направляет заявку в адрес этого органа.
При отсутствии аккредитованного органа по сертификации систем качества с соответствующей областью аккредитации или при большом удалении аккредитованных органов от заявителя (во избежании удорожания работ) ТЦР может самостоятельно или по представлению одного из органов назначить уполномоченного эксперта, направить ему заявку и поручить создание комиссии и проведения работ по сертификации системы качества в соответствии с требованиями документов Регистра. Эксперт должен иметь аттестацию по сертификации соответствующих систем качества и основания на индивидуальную трудовую деятельность.
Орган по сертификации регистрирует заявку, после чего уведомляет организацию (заявителя) о ее принятии и условиях начала работы. Условия включают сведения о порядке, продолжительности и стоимости работ по сертификации. Если требуется, то орган по сертификации проводит консультацию с организацией (заявителем). Копия уведомления поступает в ТЦР (для учетной информации).
Заявитель должен произвести оплату регистрационного взноса Техническому центру Регистра.
Технический центр Регистра регистрирует копии платежного поручения об оплате регистрационного взноса и поручает органу по сертификации начать работы по сертификации.
комплект исходных форм документов для проведения предварительной оценки системы качества;
перечень документов, представляемых на сертификацию систем качества.
Орган по сертификации проводит предварительную оценку системы качества, экспертизу исходных материалов, собирает полную информацию о системе качества и анализирует ее. На основании этих данных осуществляется оценка целесообразности проведения последующих этапов сертификации.
В результате предсертификационного этапа заявитель получает уведомление либо о принятии заказа на сертификацию, либо отказе в сертификации. Отказ в принятии заказа на сертификацию системы качества должен быть четко обоснован органом по сертификации.
При положительном заключении оформляется договор с организацией на проведение предварительной сертификации системы качества.
В договоре предусматривается предварительное поступление на счет органа по сертификации всей суммы оплаты до начала работ.
После оплаты и подписания договора сторонами, формируется комиссия и назначается главный эксперт. Он производит распределение обязанностей между членами комиссии.
Предварительная проверка и оценка системы качества
Целью предварительной оценки системы качества является определение готовности организации к сертификации системы качества и целесообразности дальнейшего проведения работ по сертификации.
Этот этап состоит из анализа и оценки сформированной комиссией описания системы качества по документам проверяемой организации. При необходимости, орган по сертификации может направить своего представителя в проверяемую организацию для предварительного ознакомления на месте с системой качества или решения неясных (спорных) вопросов.
В завершении по результатам предварительной оценки системы качества составляется заключение о возможности проведения второго этапа сертификации. Заключение подписывается главным экспертом, экспертами, проводившими экспертизу, и обязательно утверждается руководством органа по сертификации.
При положительном заключении по первому этапу сертификации заявителю направляется "Заключение по результатам предварительной оценки системы качества" и проект договора на осуществление второго этапа проверки, т.е. проверки и оценки системы качества непосредственно в организации.
Договором предусматривается предварительное поступление на счет органа по сертификации всей суммы оплаты до начала второго этапа сертификации. Выполнение работы должно быть оплачено независимо от заключений по результатам проверок (положительном или отрицательном).
Проверка и оценка системы качества в организации
Перед началом этого этапа осуществляют следующие работы:
- составление программы проверки (форма);
- распределение обязанностей между членами комиссии;
- подготовка рабочих документов;
- согласование программы проверки с проверяемой организацией.
После подготовки начинается этап проверки системы качества "на месте". Или, другими словами, проводится сертификационный аудит системы качества в организации. Сертификационный аудит включает в себя проведение вводного совещания, проверку процессов обеспечения качества по элементам системы качества, составление акта проверки и заключительное совещание. На вводном совещании присутствуют члены комиссии, руководитель (или его представитель), руководители структурных подразделений, которые подлежат проверке и ведущие специалисты проверяемой организации. Аудиторы знакомят участников совещания с целями, областями и объемами предстоящего аудита. Кратко излагаются методы и процедуры, используемые при этом. После согласования календарного плана аудита и устранения неясностей и разногласий (если они имелись), начинается обследование организации. При этом проверяются все элементы системы качества на соответствие требованиям стандарта ИСО, выбранного для применения. Проверка осуществляется путем сбора и анализа фактических данных и регистрации наблюдений в ходе проверки. Сбор фактических данных производится путем:
- опроса персонала;
- анализа используемых документов;
- анализа процессов производства;
- анализа деятельности функциональных подразделений;
- анализа деятельности персонала;
- изучения и оценки проводимых мероприятий по обеспечению качества продукции.
Все наблюдения должны быть документированы и иметь четкое и конкретное подтверждение объективными данными. Все несоответствия, обнаруженные в ходе проверки должны быть представлены проверяемой организации с обоснованием.
Оценка системы качества нормативным требованиям осуществляется на основе критериев об одобрении системы качества. Систему качества признают соответствующей стандарту при отсутствии значительных несоответствий или при наличии 10 малозначительных несоответствий.
Результаты проверки, выводы и рекомендации оформляются в виде акта о результатах проверки и оценки системы качества
На заключительном совещании, участниками которого являются представители предприятия и аудиторы, последние сообщают результаты своей работы. Итогом этого этапа является принятие решения о выдаче сертификата. Решения могут заключаться в следующем:
Система качества полностью соответствует требованиям стандарта, т. е. в системе качества отсутствуют значительные несоответствия или имеется не более 10 малозначительных несоответствий;
Система качества в целом соответствует требованиям стандарта ИСО, однако, содержит несоответствия, которые, по мнению аудиторов, могут быть устранены в срок не превышающий 6 месяцев;
Система качества не соответствует требованиям стандарта.
При первом варианте решения предприятию выдается сертификат. В случае незначительных несоответствий требованиям стандарта предприятию дается возможность устранить их, после чего проводится дополнительный аудит (по сокращенной программе). В третьем случае предприятие обязано полностью устранить все несоответствия и обратиться в орган по сертификации с новой заявкой. Все работы по сертификации системы качества при этом выполняются по полной программе.
Проверка завершается представлением заявителю утвержденного отчета о проверке в одном экземпляре.
Инспекционный контроль за сертифицированной системой качества
Орган по сертификации после выдачи сертификата в течение всего срока его действия осуществляет инспекционный контроль сертифицированной системой качества. В этом процессе анализируются все изменения, появившиеся в документации, оборудовании и персонале. Срок действия сертификата, как правило, три года. Однако орган по сертификации может прекратить его срок действия в случае обнаружения несоответствий требованиям сертификата в процессе инспекционного контроля. В этом случае орган по сертификации информирует предприятие о временном или полном прекращении действия сертификата с указанием причин и публикует в соответствующем бюллетене информацию о факте прекращения действия сертификата. Инспекционный контроль проводят не реже одного раза в год. Правила и порядок проведения инспекционного контроля установлены в ГОСТ Р 40.005.
Результаты сертификации системы качества могут использоваться при:
- сертификации продукции;
- выборе государственными органами тех предприятий, которым могу быть предложены государственные заказы;
- определении банковскими учреждениями политики кредитования предприятий;
- оценке страховыми обществами целесообразности и формы страхования предприятий.
Для успешной работы предприятий на современном рынке наличие у них системы качества, соответствующей стандартам ИСО серии 9000, и сертификата на нее является может быть не совсем достаточным, но необходимым условием.