Наличные денежные расчеты - произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги
Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно на основе расчета по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу" (п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. N 14-П). Расчет производится бухгалтерией предприятия. Для вновь образуемой фирмы это будет ожидаемая выручка и расходы за три месяца.
Для расчета на установление предприятию лимита остатка кассы предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Положением Банка России от 5 января 1998 года N 14-П.
Расчет оформляют в 2 экземплярах, которые передают в банк.
После того как лимит будет установлен, оба экземпляра расчета подписывает представитель обслуживающего банка. Один экземпляр расчета остается в банке; второй (с отметками банка) - возвращают организации.
Все показатели в расчете указывают в "тысячах рублей ".
Если вы нарушите установленный лимит, вас могут оштрафовать.
Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на фирму, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя). За это же нарушение руководителя фирмы могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Для работы с наличными деньгами фирма должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. В небольших фирмах его функции может выполнять главный бухгалтер.
Принимая кассира на работу, руководитель организации должен ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Если обязанности кассира выполняет главный бухгалтер, то договор заключают с ним.
Имейте в виду: договор о полной материальной ответственности можно заключать только с работниками старше 18 лет (ст. 242 ТК РФ).
Если кассир (главный бухгалтер) подписал договор о полной индивидуальной материальной ответственности, то сумму недостачи наличных денег в кассе можно взыскать с него в полном объеме.
Поступление наличных денег в кассу оформляют приходным кассовым ордером (форма N КО-1).
Если вы не оприходуете (или не полностью оприходуете) наличные деньги в кассу, вашу фирму оштрафуют.
Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение руководителя фирмы могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (cт. 15.1 КоАП РФ).
Если деньги выдают из кассы, то оформляют расходный кассовый ордер (форма N КО-2). В некоторых случаях при выдаче денег из кассы оформляют и другие документы (например, платежные ведомости).
Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируют в специальном журнале (форма N КО-3). Сумму денежных средств, поступившую или выданную из кассы, отражают в кассовой книге (форма N КО-4).
Если у организации несколько касс, то сумму наличных денег, выданную кассирам или раздатчикам, фиксируют в специальной книге (форма N КО-5).
Для расходного кассового ордера предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года N 88. Расходным кассовым ордером оформляют выдачу наличных денег из кассы.
Выдавая наличные деньги, помните, что расчеты наличными деньгами между фирмами, предпринимателями, фирмами и предпринимателями ограничены - не более 100 000 рублей по одному договору.
Для наличных расчетов с населением ограничений нет.
В некоторых случаях при выдаче денег из кассы оформляют не только расходный кассовый ордер, но и другие документы (например, платежную или расчетно-платежную ведомость). Ведомость оформляют при выдаче заработной платы работникам организации.
На общую сумму денег, которая будет выдана из кассы по ведомости, бухгалтер должен оформить один расходный кассовый ордер. Его реквизиты (номер и дату составления) указывают в ведомости. Руководитель должен поставить на ведомости разрешительную надпись (например: "Оплатить").
Для журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов предусмотрена специальная форма. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.
В журнале указывают реквизиты (номера и даты составления) всех приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в организации.
Журнал ведут в течение года, а затем передают в архив, где он хранится 5 лет.
Кассовую книгу ведут по специальной форме, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.
В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.
Как правило, книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день.
Все листы кассовой книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указывают их общее количество. Для этого делают запись: "В книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов".
Количество листов книги заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей. Между ними находится линия отреза.
Первый лист (с горизонтальной линовкой) кассир заполняет чернилами или шариковой ручкой. Этот лист остается подшитым в кассовой книге.
Второй (отрывной) лист (без горизонтальной линовки) сгибают по линии отреза и заполняют под копирку. Как правило, эти листы подшивают в отдельной папке с другими кассовыми документами (расходными и приходными ордерами).
Для книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств предусмотрена специальная форма. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.
Книгу используют, если наличные деньги выдают одновременно нескольким кассирам или раздатчикам. Книгу открывает на год и заполняет старший кассир.
В этом случае денежные средства выдают и принимают в следующем порядке:
- в начале рабочего дня старший кассир выдает кассирам сумму наличных, необходимую для проведения расходных операций;
- получив наличные, кассиры расписываются в графе 4 книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
- в конце рабочего дня кассиры сдают остаток наличных и кассовые документы старшему кассиру;
- старший кассир расписывается в получении денег в книге учета (графа 9) и подсчитывает их остаток (графа 10).
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств должна храниться в архиве организации в течение пяти лет.
В организации должна регулярно проводиться инвентаризация наличных денег. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель.
Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене кассира;
- если были выявлены факты хищения наличных денег;
- если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.
Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.