Для ускорения обработки документов в крупных учреждениях создаются группы операционистов. Распределение счетов и обязанностей между ответственным исполнителем и операционными группами регистрируются в специальной книге и оформляются подписями исполнителя и главного бухгалтера.
Каждая операция подлежит контролю со стороны контролируемых работников или главного бухгалтера. Контролер руководит работой операционной группы или отдела, осуществляет контроль всех выполняемых операций и отражает их в балансе.
Обязательно контролю подвергаются такие операции, как кассовые (по приходу, по расходу), расчетные (контроль платежей по корреспондентскому счету), внутрибанковские операции (по имуществу, доходам, расходам, резервам, финансовым результатам).
Контролер ставит свою подпись после каждого документы после подписи ответственного исполнителя.
Обработку ввода данных по счетам баланса осуществляет отдел автоматизации. Также он обрабатывает информацию и формирует бухгалтерский баланс за день.
Организация расчетно-кассового обслуживания клиентов
Виды счетов
Для хранения средств клиентов и осуществления всех видов расчётных, кредитных и кассовых операций открываются расчётные, текущие, бюджетные, ссудные и другие счета.
Согласно Федеральному закону «о банках и банковской деятельности», клиент в праве открывать в любом коммерческом банке необходимое для осуществления его деятельности количество расчётных и иных счетов.
Банк заключает с клиентом договор банковского счёта на расчётное и кассовое обслуживание. В договоре определяется перечень услуг, оказываемых банком клиенту.
По основному виду деятельности организации могут открываться следующие счета:
Расчётный счёт по основной деятельности открывается, как правило, поместу регистрации предприятия (организации). Расчётный счёт используется для зачисления выручки от реализации товаров и услуг, а также поступающих средств от партнёров, гашение кредитов, займов, депозитов – поступления отражаются по кредиту счёта. Расчётный счёт служит для оплаты с поставщиками за товары, расходы, услуги с бюджетом с банком и с партнерами по своим обязательствам, с сотрудниками организации по получению наличных денег с расчётного счёта по денежному чеку через банк, все операции по расходу отражаются по дебету счёта.
Субрасчётный счёт - открывается структурным подразделением, филиалам организаций находящихся на другой территории, городе, населённом пункте от головного офиса организации. Открывается на имя юридических лиц и по их ходатайству, предназначен для накопления поступающей выручки от деятельности предприятия на данной территории, с последующим перечислением её на расчётный счёт головного предприятия. Выдача наличных денег и расход с данных счетов не производится.
Накопительный временный счёт - открывается для организаций до регистрации в органах власти для зачисления на него необходимого размера уставного капитала от учредителей (участников общества), зафиксированного в учредительных документах, но не менее 50% уставного капитала согласно законодательству к моменту регистрации. После регистрации предприятия, деньги с накопительного временного счёта перечисляются на расчётный счёт клиента, а накопительный счёт закрывается.
Текущие счета – открываются филиалам, представительством обособленным подразделением, юридическим лицам имеющим самостоятельный баланс и полномочия их руководителей на распоряжение счётом, а также для отдельных операций и проведения расчётов.
Кроме счетов по основной деятельности предприятию могут открываться следующие счета в коммерческих банках:
Транзитный счёт – открывается для зачисления средств от клиента с последующим их перечислением получателю, средства перечисляются в порядки и сроки определенные договором.
Депозитный счёт - служит для учёта размещенных денежных средств клиента в депозит. Для банка это привлечённые средства, счёт пассивный.
Кредитные или ссудные счета - на которых отражаются заёмные средства клиента у банка, счёта активные, открываются на каждого клиента отдельно
Аккредитивный счёт - предназначен для безналичных расчётов в форме аккредитива.
Транзитный валютный счёт – предназначен для зачисления электронной валютной выручки.
Текущий валютный счёт - для расчётов с экспортным и импортным контрактам с нерезидентами. И другие счета.[1]
3.2 Документы необходимые для открытия расчётного счёта клиенту:
1. Заявление на открытие счёта, на типовом бланке оформленное клиентом:
· полное наименование организации,
· вид счёта, который нужно открыть,
· юридический адрес клиента,
· подписи руководителя, главного бухгалтера и печать организации.
Клиент заполняет в верхней части заявления, в нижней части делаются отметки банка, подпись юриста, подпись главного бухгалтера, номер открытого счёта.
2. Пакет учредительных документов клиента, устав учредительного договора общество (товарищество), протокол собрания или совета директоров об утверждении устава и договора и о создании организации.
3. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц по распоряжению счёта – приказы на назначение директора, главного бухгалтера или на лиц уполномоченных подписывать денежные документы по счёту.
4. Карточка образцов подписей и оттиска печатей на уполномоченных должностных лиц. Один экземпляр карточки заверен нотариально, второй экземпляр карточки заверяется банком на основании первой.
5. Копия свидетельства о регистрации в налоговом органе организации заверенная банком на основании подлинника.
6. Копия справки из стационарного управления о включении организации в единый государственный риестор и присвоенных кодах(ОКНХ; КПП; СКАТО)
7. Справки о постановке на учёт клиента из фонда социального страхования, пенсионного фонда.
8. Договор банковского счёта оформленный со стороны клиента подписью и печатью. Содержание договора банковского счёта и его обязательные положения закреплены гражданским кодексом Р.Ф. часть 2.[2]
Порядок открытия счетов
На основании полученных документов от клиента, а также подписанного договора банковского счёта и тарифов за расчётно-кассовое обслуживание, руководитель кредитной организации или уполномоченное лицо банка, делает разрешительную подпись на заявлении клиента об открытии счёта. После разрешительной подписи руководителя на заявлении клиента и просмотра пакета учредительных документов юристом банка. Главный бухгалтер регистрирует новый лицевой счёт по данному балансовому счёту в книге регистрации открытых и закрытых лицевых счётов, присваивает порядковый номер клиенту, при вводе 20-ти знаков счёта в компьютер, машина засчитывает ключ и открытый лицевой счёт записывает в заявлении на открытии счёта и ставит свою подпись. Открытый лицевой счёт записывается главным бухгалтером в карточке образцов подписей и оттисков печати и заполняется отметка банком, дата и подпись. В пятидневный срок банк обязан отправить уведомление в налоговый орган об открытии счёта клиенту, его номер, вид счёта, наименование организации, дата открытия счёта и наименование банка.
Клиент согласовывает с банком сроки выдачи заработной платы (один или два раза в месяц).[3]