Стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Бухгалтерский учет - это сплошное документирование и обоснование бухгалтерских записей. Бухгалтерские документы должны быть составлены своевременно и достоверно. Различают входящие, исходящие и внутренние документы. Управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности осуществляются посредством делопроизводства.
Нормативная база делопроизводства включает в себя:
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне;
• нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) по вопросам ДОУ общеотраслевого и ведомственного характера;
• нормативно-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ местного характера;
• организационно-распорядительные документы предприятий;
• государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
• государственные стандарты по вопросам ДОУ;
• унифицированные системы документации (УСД);
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ включает основные положения, а также общефедеральные, отраслевые и субъектные методические документы по вопросам ДОУ.
УСД - унифицированная система документации, комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Процесс документирования бухгалтерского учета и отчетности подробно расписан в нормативных документах, подготовленных Правительством Российской Федерации, Министерством Финансов Российской Федерации, Государственной налоговой службой Российской Федерации, Центральным банком Российской Федерации и др.
В процессе деятельности бухгалтерии приходится иметь дело с документами нескольких межотраслевых унифицированных систем документации:
• система первичной учетной документации;
• система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• система расчетно-денежной документации;
• система организационно-распорядительной документации.
Весь процесс документирования бухгалтерского учета и отчетности подробно расписан в нормативных документах, подготовленных Правительством Российской Федерации, Министерством Финансов Российской Федерации, Государственной налоговой службой Российской Федерации, Центральным банком Российской Федерации и др.
При отражении хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета документы бухгалтерского учета должны полностью отвечать требованиям законодательства.
Основной задачей бухгалтерского учета для любого хозяйствующего субъекта, работающего в условиях рыночных отношений, является обеспечение многочисленных пользователей специфической экономической информацией, которая необходима для принятия управленческих решений, способных существенным образом влиять на финансовое положение хозяйствующего субъекта, материальное благосостояние его собственников (акционеров), руководителей (менеджеров) и наемных работников, а также на величину поступлений в государственный бюджет.
Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания бухгалтерских документов различных по содержанию и форме. Все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:
. По назначению:
• распорядительные;
• оправдательные;
• бухгалтерского оформления;
• комбинированные;
. По времени составления:
• первичные;
• сводные;
. По объему информации:
• разовые;
• накопительные;
. По месту составления:
• внутренние;
• внешние;
. По структуре:
• табличные;
• анкетные;
• комбинированные.
По срокам хранения бухгалтерские документы подразделяются на четыре группы:
• постоянного хранения;
• временного хранения (свыше 10 лет);
• временного хранения (до 10 лет);
• подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - это учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде).
Для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности применяются учетные регистры.
По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:
• книги;
• карточки;
• свободные листы;
• машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники);
• машинные носители.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
По видам производимых в них записей учетные регистры подразделяются на:
• хронологические (регистрационный журнал);
• систематические (главная книга счетов);
• комбинированные (журналы-ордера).
По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, учетные регистры подразделяются на:
• синтетические (главная книга счетов);
• аналитические (карточки);
• комбинированные (журналы-ордера).
Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек, примером может служить - кассовая книга. Книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется «Главная книга» - это регистр синтетического учета и «Книга остатков материалов на складах» - это регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью собственности.
Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На основе карточек бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.
Свободные листы - это учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Это самый распространенный вид учетных регистров.
Правильно оформленные первичные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учета по корреспондирующим счетам. Проверка полученных документов в бухгалтерии проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами. Проверка документов в бухгалтерии проводится по трем направлениям:
• Формальная - это проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.
• Проверка по существу, которая предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.
• Арифметическая - это проверка правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировка данных документов. Арифметическая проверка контролирует подсчет итогов, правильность подсчета количественных и стоимостных показателей в принимаемых бухгалтериях документах.
Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам. Неправильно оформленные документы служба бухгалтерии к исполнению не принимает и возвращает для исправления или задерживает для выяснения обстоятельств.
бухгалтерский документ унифицированный хозяйственный