Бухгалтерская документация предприятий в соответствии с функциональным назначением каждого предприятия подразделяется согласно общей классификации бухгалтерских документов следующим образом:
. Учетная бухгалтерская документация;
. Организационно-правовая документация бухгалтерии;
. Отчетная бухгалтерская документация.
К учетной бухгалтерской документации относятся:
• документация по учету основных средств;
• документация по учету материальных запасов;
• документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся
предметов;
• документация по учету труда и заработной платы;
• документация по учету денежных средств, ассигнований, расходов;
• документация по учету расчетов;
• документы по учету внебюджетных средств.
К организационно-правовой документации бухгалтерии относятся:
• план счетов;
• документация по учетной политике предприятия;
• бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы,
ордера и пр.);
• инструкция об организации бухгалтерской деятельности;
• положение о бухгалтерии;
• положение о структурных подразделениях бухгалтерии;
• должностные инструкции работников бухгалтерии.
К отчетной бухгалтерской документации относятся:
• балансы (годовой, квартальные);
• отчеты (по видам) (годовые, квартальные);
• аналитические документы к балансам и отчетам;
• отчеты о проведении проверок (ревизий);
• отчеты по налогам;
• переписка по отчетам;
• документы по инвентаризации;
Все основные группы бухгалтерских документов включают в себя и прочие виды бухгалтерских документов.
Главным документом, на который мы должен опираться бухгалтер предприятия при составлении номенклатуры дел, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Перечень включает в себя документы, которые образуются при документировании общих для всех предприятий управленческих функций, выполняемых всеми организациями независимо от их сферы деятельности, масштабов и формы собственности.
Для управления бухгалтерской документацией предприятия должен быть организован комплекс мероприятий, охватывающих:
• организацию перемещения (движения) бухгалтерских документов в соответствии с графиком;
• контроль исполнения бухгалтерских документов;
• оперативное хранение бухгалтерских документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный архив;
• последующее хранение бухгалтерских документов в архиве.
Для последующего использования бухгалтерских документов в оперативных, контрольных и аналитических целях необходима их классификация, позволяющая правильно формировать номенклатуру дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в результате деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.
Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.
Бухгалтерские документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Дело, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности предприятия, помещенных в отдельную папку.
Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, в итоге - для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними и при последующем их хранении.
Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.
В целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.
В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.
Номенклатура дел составляется по установленной форме и должна включать такие реквизиты как: наименование предприятия; наименование вида документа; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.
По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.
Необходимо систематизировать весь массив документации предприятия, чтобы определить перечень создаваемых дел и установить для каждого из них определенный срок хранения. Систематизация всей документации предприятия называется составлением номенклатуры дел предприятия.
Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы следующей формы:
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед. хр. | Срок хранения дела и № статьи по Перечню | Примечания |
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях эти документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным − до 10 лет, временным − свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем дела сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.
Экспертиза ценности документов − это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.
Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней − систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.
Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
) постоянного хранения в государственных архивах;
) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
) временного хранения (до 10 лет);
) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.