Основные приемы работы СУБД ACCESS
Загрузка программы
Через главное меню. Программы-Microsoft Office-Microsoft Office Access
Создание новой БД
1. Начало создания
Новая база данных –выбрать папку,ввести имя-СОЗДАТЬ.(2007)
Файл-создать-Новая база данных-Имя файла, папка
Закрыть окно предложенной таблицы.
Создание структуры базы данных с помощью конструктора
На этом этапе производится формирование полей каждой из таблиц.
Формирование полей-это главный этап, на котором создается структура базы данных.
Создание структуры таблицы
Создание-Конструктор таблиц(2007)
Таблицы-Создать-Конструктор (2003)
На экране появится таблица для формирования полей:
| Имя поля | Тип данных | Описание |
Заполнение: после заполнения каждой ячейки таблицы удобно использовать-enter (в этом случае она будет заполняться последовательно!!!)
Имя поля-впечатываем (точки не допускаются)
Тип данных выбирается из списка:
Типы данных:
Текстовый
Числовой
Дата/время
Логический- в данном поле может быть только 2 значения (да/нет)
Мемо-тип примечания служит для ввода текста большого размера
Поле объекта OLE-для использования графических объектов
Счетчик
Гиперссылка
Описание-можно не заполнять
Задание дополнительных параметров:
Когда курсор находится в нужном поле (заполняем тип данных)-перейти в нижнюю таблицу параметров:
Типы и параметры полей.
Типы данных в полях:
Текстовый
Числовой
Дата/время
Логический –значения данного поля (да/нет)
Поле Мемо-тип примечаний –для ввода текста большого размера
У каждого поля можно задать(изменить) ряд параметров, это делается в окне расположенном в нижней части экрана.Рассмотрим наиболее важные параметры.
· ПОДПИСЬ-определяет заголовки для полей в таблицах, формах, отчетах. По умолчанию совпадает с именем поля.
· РАЗМЕР ПОЛЯ. Определяется у текстовых и числовых данных.
У текстовых количество знаков (по умолчанию 50)
У числовых можно задать целое или дробное числа.
Целое-это БАЙТ, ЦЕЛОЕ, ДЛИННОЕ ЦЕЛОЕ
Дробные-Одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой.
· ФОРМАТ ПОЛЯ.Определяется у числовых и полей типа ДАТА/ВРЕМЯ.
У числовых Фиксированный,основной, с разделителями и т.д.
У полей ДАТА/ВРЕМЯ -КРАТКИЙ, СРЕДНИЙ, ПОЛНЫЙ и т.д.
· ЧИСЛО ДЕСЯТИЧНЫХ ЗНАКОВ.-у дробных числовых.
· МАСКА ВВОДА. Особенно удобно задать для полей ДАТА/ВРЕМЯ.В случае задания разделительные знаки при вводе набирать не нужно. Для задания выбираем вид маски, затем знак заполнителя, который будет отображаться при вводе(например, #)
· ЗНАЧЕНИЕ ПО УМОЛЧАНИЮ. Если задать значение, то оно будет автоматически проставляться при вводе(Изменять можно!!!) Удобно, например, при вводе сегодняшней даты, чтобы ее задать нужно впечатать следующее значение DATE().
· УСЛОВИЕ НА ЗНАЧЕНИЕ. Задание этого параметра, позволяет избежать нечаянных ошибок при вводе. Например, если, для чисел задать >0, то отрицательные значения не ввести(будет сообщение об ошибке)
· СООБЩЕНИЕ ОБ ОШИБКЕ. Данный параметр связан с предыдущим. Если для условия неотрицательных чисел задать значения «Отрицательные вводить нельзя», то пользователю будет понятнее, в чем ошибка.
· ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ ПОЛЕ. Если в этом поле указать ДА. То компьютер потребует его обязательного заполнения.(Удобно, например, в бухгалтерских системах)
Затем задать ключевое поле –выделить нужное поле щелчком по корешку-пиктограмма-КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ-после этого закрыть окно формирования полей, с сохранением задав имя-ок
Примечание: если не задать ключевое поле, тогда программа задаст дополнительное поле сама.
После задания ключевого поля таблицу закрыть с сохранением, задать имя
РЕДАКТИРОВАНИЕ БД
Просмотр и редактирование записей.
С помощью таблицы (рекомендуется для просмотра)
ТАБЛИЦЫ-выделить значок нужной таблицы-дважды щелкнуть мышью
Можно изменять ширину столбцов(полей) как в ЭТ-после закрытия –сохранять.
Редактирование полей
Таблицы-выбрать имя таблицы –конструктор(через прав ую кнопку)-редактировать-закрыть с сохранением.(2003)
Выбрать имя таблицы из списка-через правую кнопку мыши-Конструктор (2007)
4. Открытие ранее созданной базы данных
Загрузить программу
1 Способ Кнопка Office-выбрать имя БД из списка (годится только для открытия послендних БД(2007)
2Способ- Кнопка Office-открыть-выбрать БД(2007)
Через меню Файл (2003)
Создание базы данных реляционного типа
Реляционная БД-это база данных состоящая из нескольких (множества) связанных между собой таблиц. В ней широко используются поля со списком.
Поля со списком
Кроме полей обычного типа в базах данных, в которые данные можно только вводить, можно создать поля со списком. Особенность полей со списком в том, что в них данные можно не только вводить, но и выбирать.
Современные реляционные базы данных представляют собой совокупность нескольких таблиц. Разные таблицы могут содержать одинаковую информацию(одни и те же поля).Эти таблицы можно связать друг с другом, это делается с помощью ключевых полей. Одни таблицы содержат справочную информацию, в других таблицах, где используется такая же информация организуются поля со списком, что приведет к связыванию этих таблиц между собой и в результате организуется выбор данных из полей одной таблицы в другую.
Можно также в самой таблице организовать списки фиксированных данных, которые будут храниться и при создании полей со списком из них можно выбирать данные.
Для создания полей со списком используется специальное средство- МАСТЕР ПОДСТАНОВОК.
Работа с МАСТЕРОМ ПОДСТАНОВОК
Рекомендуется предварительно создать базу данных с таблицами, в которых созданы обычные поля. После этого вернуться в нужную таблицу и переделать некоторые поля в поля со списком с помощью мастера подстановок.
Мастер подстановок способен создать поля со списком в двух вариантах:
· Вариант1:Для выбора данных из другой таблицы
· Вариант2:Для выбора данных из списка фиксированных значений
Рассмотрим 1-й вариант
Перед преобразованием полей в поля со списком при создании базы данных необходимо помнить следующее:
· Связь осуществляется по ключевому полю (с таблицей из которой выбирают)
· Тип данных полей, в котором будет осуществляться выбор в данной таблице и ключевого поля в другой таблице должны совпадать.Если таблицы базы данных построены правильно, то входим в конструктор таблиц той таблицы, в которой будем преобразовывать поля в поля со списком. Далее устанавливаем курсор в графу тип данных нужного поля и выбираем МАСТЕР ПОДСТАНОВОК
Алгоритм работы в МАСТЕРЕ ПОДСТАНОВОК(со связыванием таблиц):
ШАГ1.Должна стоять метка «Объект будет использовать значение таблицы» метка обычно стоит по умолчанию.
ШАГ2.Выбираем имя таблицы, из которой будем выбирать данные
ШАГ3.Выбор поля.Устанавливаем в левом окне курсор на поле из которого будут выбираться значения и выбираем с помощью кнопки с одним >.
ШАГ4 Указать вид сортировки(можно ничего не менять)
ШАГ5.Предлагается скрыть ключевое поле.В организации связи между таблицами участвуют два поля- ключевое (задается автоматически по умолчанию) и поле из которого берут значения. Отображать ключевое нет необходимости, оно выполняет вспомогательную роль, чтобы связать таблицы.
ШАГ6. Задать(подтвердить) подпись. Примечание: Переходы по шагам в мастере осуществляются с помощью кнопки ДАЛЕЕ, на последнем шаге ГОТОВО.
Рассмотрим 2-й вариант:
Данный вариант необходим для организации списков фиксированных значений в той же самой таблице. С другой таблицей никакой связи осуществляться не будет!
В графе ТИП ДАННЫХ нужного поля выбираем МАСТЕР ПОДСТАНОВОК.
Алгоритм работы в МАСТЕРЕ ПОДСТАНОВОК(с созданием списка)
ШАГ1.Установить метку на пункт «Будет введен фиксированный набор значений»
ШАГ2.Необходимо заполнить 1-ю ячейку списка, предварительно щелкнув в ней мышкой, затем 2-ю и т.д.(клавишу ENTER не использовать!!!)
ШАГ3.Подпись изменять не нужно.
После преобразования подтвердить сохранение изменений.
4. Схем данных.
Проверить правильность связей между таблицами, которые программа организует автоматически при использовании мастера подстановок позволяет СХЕМА ДАННЫХ.
Для этого нужно найти и щелкнуть по пиктограмме под таким названием.
В том случае, если связей нет или они неправильны означает, что при формировании структуры таблиц базы данных допущена ошибка.(может быть в мастере подстановок, в полях, например, в ключевом поле.)
Необходимо вернуться с помощью конструктора в структуру таблиц, проанализировать, исправить, проделать работу с мастером заново. В случае проблем таблицу, в которой использовался мастер подстановок удалить и переделать заново.
5.Формы.Создание форм с помощью МАСТЕРА ФОРМ.
Данные, как правило хранятся в таблицах, но вводятся не напрямую в таблицы, а с помощью специальных форм. Формы-своего рода электронные карточки (на экране).Формы позволяют вводить данные более удобно, избежать ошибок при вводе,редактировать данные, просампривать
Выбираем объект ФОРМЫ–СОЗДАТЬ-МАСТЕР ФОРМ - выбираем ИМЯ таблицы(или запроса), для которой готовим форму-ОК(2003)
Создание-Другие формы-Мастер форм (2007)
Алгортим работы с МАСТЕРОМ ФОРМ:
ШАГ1. Выбрать все поля (кнопка с двойной стрелкой)
ШАГ2.Выбрать ВИД ФОРМЫ(В СТОЛБЕЦ, ЛЕНТОЧНЫЙ, ТАБЛИЧНЫЙ или ВЫРОВНЕННЫЙ)
ШАГ3.Выбрать СТИЛЬ оформления формы
ШАГ4.Имя формы должно автоматически совпасть с именем таблицы
ЗАПРОСЫ– с помощью запросов можно, например, выбирать данные из таблиц с помощью каких-либо условий
Запросы-создать-конструктор-ок(2003). Создание-Конструктор запросов (2007)
Выбрать таблицу-добавить (могут выбираться несколько)-закрыть окно добавления таблиц
запрос на выборку (фиксированный)
В таблице поле (из списка)-в 1-ю графу
Во 2-ю графу и т.д.
Далее в графе УСЛОВИЕ ОТБОРА В СООТВЕТСТВУЮЩИХ ПОЛЯХ задать условие
Например, =4 >3 и т.д.-Затем закрыть с сохранением и заданием имени
Для использования:ЗАПРОСЫ-ВЫБРАТЬ-ОТКРЫТЬ
Запрос с параметром (гибкий запрос, позволяющий варьировать)
В поле УСЛОВИЕ ОТБОРА –В квадратных скобках пишется запрос: [Например, Оценка по математике]
Далее аналогично-после открытия запроса-на экране появится запрос-необходимо ввести данные