Содержание
Введение…………………………………………………………………………3
§1.. Система министерского исполнительного делопроизводства XIX – начала XX ……………………………………………………………………….5
§ 2. Описание процесса создания буклета по теме проекта………………….15
Заключение……………………………………………………………………...19
Список литературы……………………………………………………………...20
Приложение........................................................................................................
Введение
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) — ряд процессов, которые затрагивают все этапы работы с документами. Под ним нередко понимают документооборот, но эти два понятия отличаются, хоть и находятся в тесной взаимосвязи между собой. Документооборот — это лишь промежуточный этап между созданием бумаг и их архивированием.
Также делопроизводство – это вид государственной муниципальной, научной, коммерческой и некоммерческой деятельности, связанной с вопросами документирования и организации работы с документами. Это система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Министерство - орган государственного управления отдельной сферой деятельности. 8 сентября 1802 г. манифестом Александра I было учреждено 8 министерств: Военно-сухопутных сил, Военно-морских сил, Иностранных дел, Внутренних дел, Коммерции, Финансов, Народного просвещения, Юстиции. Высший административноый орган - Комитета министров.
Министерская система базировалась на вертикальном подчинении главе каждого ведомства системы местных отраслевых учреждений.
Служащие каждого ведомства отличалось особой формой мундира, а также некоторыми особенностями порядка чинопроизводства и пенсионного обеспечения. Все должности образующих данное ведомство учреждений были расписаны по классам.
Актуальность
Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и по характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое, экономическое значение.
Документы могут служить источником информации для написания истории государства, города, предприятия, организации. Они являются средством доказательства или свидетельством какого-либо события.
Важная роль делопроизводственной деятельности заключается в ее содержании - документационном обеспечении любых процессов управления.
Современное делопроизводство полностью основано на системе правил, норм, стандартов и нормативов, которые и представляют систему государственного регулирования делопроизводства.
О многих исторических событиях мы узнали благодаря системе государственного делопроизводства, поэтому история становления делопроизводства остается актуальна.
Проблемой нашего проекта является то, что современное поколение мало знает о развитии делопроизводства.
Тема проекта - «Система министерского исполнительного делопроизводства XIX – начала XX в. (буклет)».
Конечный продукт проекта будет выполнен в виде буклета по теме проекта.
Цель проекта: создание буклета по теме «Система министерского исполнительного делопроизводства XIX – начала XX в.».
Задачи проекта:
1. Изучить и систематизировать литературу по теме проекта.
2. Дать общую характеристику министерского делопроизводства.
3. Описать процесс разработки буклета.
Система министерского исполнительного делопроизводства XIX – начала XX в.
В первой половине XIX в. в России произошли изменения во всех сферах экономики. Применение наемного труда и механизмов, замена мануфактур -фабриками — в промышленности; повышение товарности помещичьих имений, кризис крепостнического хозяйства, замена (в рамках прежней сословной системы) осконных классов феодального общества новыми классами: капиталистов, наемных рабочих, буржуазии, пролетариата, крестьянские волнения и возникшее в 30—40-х гг. рабочее движение, сложная международная обстановка, Отечественная война 1812 г., включение в состав Российской империи территорий многих национальностей — таковы особенности развития Российского государства с начала XIX в. до 1861 г.
В это время абсолютизм достигает своего апогея: "Император рос-сийский есть монарх самодержавный и неограниченный". Самодержавие искало пути приспособить государственный аппарат к новым явлениям в экономической и общественной жизни страны. Реформой центрального управления занялся Негласный комитет (1801 — 1803 гг.)
Первым шагом создания законосовещательного органа был обра-зованный в 1801 г. Непременный совет, упраздненный в связи с созданием в 1810 г. Государственного совета. Законосовещательными были и Комитет министров, утвержденный в 1802 г., и параллельно существовавший с ним созданный неофициально в 1857 г. Совет министров, и Святейший синод (по духовному ведомству), и Собственная его импе-раторскоговеличества канцелярия, которая при Николае I фактически стояла над всем аппаратом управления. Права ее шести отделений (наиболее известных третьего, ведавшего вопросами наблюдения за деятельностью революционных организаций, и второго, проводившего работу по систематизации законодательства) не отличались от прав министерства.[1]
Указ 1802 г. о правах и обязанностях Сената определил его положение как "главного хранителя законов", которому формально предоставлялись большие полномочия, ограниченные сразу же (в 1803 г.): он мог лишь давать замечания на ранее изданные законы, отменялась его обязанность рассматривать отчеты министерств.
Для укрепления центрального правительственного аппарата манифе-стом от 8 сентября 1802 г. были созданы первые восемь министерств. Коллегия были сохранены, они вошли в состав министерств (по одной или по нескольку коллегий в одно министерство). Канцелярия при министре осуществляла связь с коллегией. В манифесте были перечислены документы, обеспечивающие взаимоотношения между министром и коллегией между подчиненными учреждениями и верховной властью.
Министры единолично решали наиболее важные вопросы, не вмеши-вались в текущие дела коллегий. Из-за смешения коллегиального и еди-ноличного начал в управлении не было четкости в распределении функций между коллегиями, это делало аппарат громоздким и мало способным к оперативному управлению. Поэтому в отдельных министерствах начал утверждаться принцип единоначалия, который повсеместно распространился после преобразований 1810 —1811 гг.[2]
Законодательным актом 17 августа 1810 г. "Разделение государствен-ных дел по министерствам" были уточнены и разграничены функции ряда министерств: внутренних дел, полиции, просвещения, финансов, коммерции, Главного управления духовных дел иностранных исповеданий. Закон от 25 июня 1811 г. "Общее учреждение министерств" установил "предметы ведения государственных дел" 13 министерств, определил систему их взаимоотношений с другими учреждениями и четкую и едино-
образную структуру. Возглавлял министерство министр, назначавшийся императором и ответственный только перед ним, а во время его отсутствия — товарищ министра. При министре существовал совет "для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения". Совет министра являлся совещательным органом, в который входили директора департаментов.
Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов, которые по типу основных подразделении Сената и Государственного совета делились на отделения, отделения — на столы. Директора департаментов подчинялись непосредственно министру, начальники отделении — диктаторам департаментов, столоначальники— начальникам отделений. В крупных по объему компетенции департаментах создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений —общее присутствие, которое, как и совет при министре, не являлось коллегиальным органом управления.
С изменением структуры государственного аппарата происходит ре-организация делопроизводства, которому придавалось большое значение по
организации управления. Делопроизводство основывалось на четкой постановке задач и вопросов деятельности каждого органа управления. Конкретизация "Общего учреждения министерств" находила отражение в уставах и положениях каждого министерства. Их "точность, полнота, ясность" ставились в прямую взаимосвязь с организацией делопроизводства: "...тем производство дел будет правильнее и число их менее. Постепенное уменьшение числа дел есть самый главный признак благоустройства министерства, а умножение их есть знак расстройства и смешения".
Законом 1811 г. установлено единообразие производства дел во всех министерствах.[2]
Регламентация организация и порядка деятельности учреждений оформлялась рядом документов. Так, Государственный совет за подписью императора издавал "учреждения" (они определяли создание присутственного места или власти, их состав, "предметы ведения", т.е. функции). Комитет министров, а в отдельных случаях Государственный совет утверждали уставы (правила управления какой-либо отраслью), положении, определившие правила деятельности сословных учреждений. В
грамотах излагались права и привилегии классов. Этот комплекс документов дополнялся издаваемым)! министерствами правилами, наказам)!, рескриптами, инструкциями, циркулярам)!.
По своему назначению, способу составления и характеру исполнения служебные документы учреждений XIX в. можно разделить на четыре группы: а) внутренние документы; б) переписка ("отношения") присут-ственных мест и властей; в) просительские документы; г) акты, договоры, обязательства.
Среди внутренних документов прежде всего выделяются "докладные дела и бумаги" — документы, отражающие подготовку вопроса к слушанию; докладная записка, представление. Процесс рассмотрении вопроса фиксировался в журналах заседания, протоколах, мемориях (краткое изложение журнала). Решения оформлялись определениями или приго-ворами. Для их исполнения или доведения до сведения составлялись указы, предписания, выписки из журналов, доклады. Вид документа в этом случае определялся уровнем учреждения и его компетентностью.
К внутренним относились документы о прохождении государственной службы, комплекс которых сложился в основном в XVIII в.
В XIX в. пополнился состав финансовых документов: государственная роспись, финансовая смета, дневная кладовая записка (записка о вкладах) и др. Особой категорией документов были отчеты: финансовые ("отчеты в суммах"), о результатах деятельности ("отчеты в делах"). План улучшения работы министерства назывался "отчетом в видах и предложениях".
К внутренним документам относились также должностные инструкции, регистрационные журналы, описи, ведомости дел.[1]
Большой группой документов в делопроизводстве учреждений XIX в. являлись акты. Законы понимали под актами довольно широкий круг до-кументов. Прежде всего это документы, которые в определенной форме фиксировали политические или экономические сделки, договоры. К актам относились также документы гражданского состояния. И наконец, актами называли все документы, могущие служить доказательством при решении гражданских дел. О видах актов, порядке их составления и засвидетельст-вования подробно говорится в "Законах гражданских", опубликованных в томе X Свода законов российской империи. Виды актов определялись их содержанием и порядком засвидетельствования. Законы предусматривали составление трех видов: актов укрепления имущества, актов состояния и актов присутственных мест.
Порядок решения вопросов предопределял организацию движения документов. Для высшего коллегиального органа власти, например Госу-дарственного совета, законом был определен "порядок вступления дел, рассмотрение и окончание их". В Государственную канцелярию поступало четыре потока документов: от императора, министров, комиссии составления законов и комиссии прошений. Государственный секретарь и статс -секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета, готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. Па государственного секретаря возлагалась ответственность за точность све-дений, предлагавшихся Совету, ясность их изложения, составление всех документов.
"Общим учреждением министерств" 1811г. устанавливался единообразный порядок "производства дел" во всех министерствах, их департаментах и отделениях. Процесс делопроизводства делился на следующие этапы:
— порядок вступления дел;
— движение их, или собственно так называемое производство;
— отправление дел;
— ревизия;
— отчеты.
Таким образом, четко выделяются основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, контроль за исполнением и отправка.
По срокам исполнения документы делились на три категории: "текущие", "чрезвычайные" и "не терпящие времени"
В делопроизводстве учреждений XIX в. были установлены четкая группировка документов в первичные комплексы и организация их хранения. Основным признаком группировки документов оставался предметно-вопросный, а главным видом первичных комплексов — дело. Кор-респондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской присутственных мест и властей. По номинальному, авторскому и хронологическому признакам группировались внутренние документы. Такие документы, как представления министров, журналы, мемории Государственного совета, Комитета и Совета Министров, оформлялись раздельно по хронологии. Поэтому документы по одному вопросу, например разработке законопроекта, были разрознены. И в то же
время эти документы могли быть соединены в одном деле. Инициативным документом в нем было представление министра; затем шли отзывы, проект указа, копия журнала или выписка из журнала.
Для хранения дел и деловых бумаг в каждом учреждении создавался архив, который делился на текущий и окончательный. Согласно законо-дательству текущий архив составляли "документы и книги, которые нужны для справок и соображений по текущему производству дел", окончательный архив — "дела, не подлежащие более решению и исполнению", т.е. не нужные для текущей справочной работы. В этот архив предписывалось сдавать дела по истечении трех лет.
В законах обращалось внимание на организацию тщательной подготовки и оформления дел к сдаче в архив. Указывалось, что сдаваемые в архив дела "должны быть содержимы в надлежащей исправности и порядке".
Для сдачи дел в архив составлялась опись всем делам за год, которая имела три графы, где указывались порядковые номера дел, их заголовки и количество листов. Опись подписывали начальники канцелярий, скрепляли делопроизводители. В конце описи помещался список дел, которые оставались в канцелярии.
В учреждении составлялось два экземпляра описи. Один передавался в окончательный архив с надписью: "Припять в архив на законном основании". Второй экземпляр оставался в канцелярии, на нем делалась надпись: "Сдать в архив на законном основании". В архиве составлялось два вида описей: общая, по алфавиту, всех дел, и частная, разделенная на столько частей, сколько было отделений в департаменте.
Заведовал архивом архивариус. У него был помощник, в штате архива были писцы. По закону от 20 февраля 1828 г. обязанности архивариуса состояли в принятии дел, организации их хранения, систематизации дел, составлении описей, выдаче справок. Особо указывалось, что архивариус должен принимать в архив дела, оконченные производством, про-нумерованные, имеющие внутреннюю опись.
Архив не имел права выдавать дело или выписку из документом без разрешения директора департамента, губернатора или вице-губернатора.
Итак, смена коллегий министерствами и, соответственно, коллеги-ального принципа управления принципом единоначалия сопровождались детальной регламентацией процесса документирования законодательными нормами. Совещательный порядок рассмотрения и решения дел, введенный
Петром I, сохранился только в судебных учреждениях. В начале XIX в. возникают новые виды документов, и для каждого из них устанавливались правила их составления.
Центральными государственными учреждениями оставались мини-стерства. Однако организационные основы их несколько изменились. Во многих министерствах были созданы главные управления, управления и отделы, начальники которых обладали большими правами, чем директора департаментов. Наряду с советом министра при министре создавались другие совещательные структурные подразделения — различные комитеты. Если раньше в канцелярии министра решались наиболее важные дела, то теперь она превратилась в орган связи министра с аппаратом. Часть дел министерства передали в созданные реформами местные учреждения, усилии тем самым свою роль в общем руководстве и надзоре.
Революционное движение начала XX в., приведшее к буржуазно-де-мократической революции 1905 — 1907 гг., породило совершенно новый тип учреждений — Советы рабочих, солдатских и крестьянских депутатов.
Реорганизация государственного аппарата не затронула общих зако-нодательных норм, оформлявших процессы делопроизводства. Продолжали действовать правила, установленные "Общим учреждением министерств". Они определили сложность делопроизводства, бюрократический характер переписки, которые еще больше усугублялись громоздкостью государственного аппарата. Строгая регламентация всех процессов документирования, обрядность делопроизводства, прочно вошедшие в быт канцелярий государственных учреждений, в новых условиях развития страны оказались тормозом в работе учреждений и предприятий.[6]
Происходят существенные изменения в способе изготовлении документов. К документам, создаваемым ручным способом, прибавилась ма-шинописная документация. Изобретение пишущих машин, множительных аппаратов (гектографа, шапирографа, ротатора) решало проблему размножения документов. В этих целях стали использовать литографии и типографии. Так, циркуляры стали изготовляться чаше всего типографским способом, что значительно упростило всю циркулярную переписку. Появляются типографским способом воспроизведенные документы с элементами трафаретных текстов (унифицированные отдельные фразы или части текста для документов, содержащих идентичную и постоянно повторяющуюся информацию). Пишущие машины позволили по-новому решить многие вопросы документирования: упразднилась должность переписчиков, улучшился внешний вид документа, облегчи лось его прочтение.
Капиталистические предприятия, банки, заводы, фабрики, железные дороги нуждались в ускорении процессов документирования и переписки, в широком внедрении новых способов документирования, максимальном
использовании новых средств связи. Делопроизводство государственных учреждений, скованное нормами прошлых исков, также требовало его упрощения и изменения. Отдельные ведомства предпринимали попытки реформировать делопроизводство в рамках одного учреждения.
Большое внимание уделялось составлению документов по установленным образцам. В 1907 г. был издан Циркуляр об упорядочении врачебно-санитарной отчетности по учебным заведениям, в 1914 г - о документах по воинской повинности казенных стипендиатов. Учетным заведениям округа были разосланы формы различных документов списков учебных заведений, вакантных мест учителей, наградных списков и т.п.
В целях более тщательного исполнения документов и сохранения их как исторических источников предлагалось выполнять приложенные к Положению специально разработанные "Правила порядка сдачи законченных дел и книг в архивы в войсковых канцеляриях, штабах, управлениях, учреждениях и заведениях, распределения переписки но предметам и установления сроков хранения дел в архивах".
Таким образом, ряд ведомств предлагали довольно эффективные меры по рационализации делопроизводства: четкое разграничение функций управления, различные способы сокращения числа документов я путей их движения в учреждении, организацию фактического контроля за исполнением документов, четкую последовательность обработки и ис-полнения документов, централизацию регистрации и хранения документов, техническое оборудование делопроизводственных служб.[5]
Однако эти способы, меры по рационализации делопроизводства но-сили локальный характер, так как они ограничивались пределами отдельных ведомств и не были возведены в ранг общегосударственных норм.
Делопроизводство государственных учреждений прошло сложный путь своего развития. На всем протяжении рассмотренного периода процессу документирования деятельности органов государственного управления уделялось постоянное внимание, о чем свидетельствует увеличивающееся от одного исторического периода до другого количество законодательных актов, распоряжений, инструкций. В условиях все возрастающего потока документации появляется стремление унифицировать документы, вырабатываются устойчивые формуляры, создаются образцы документов, прилагаемые, начиная с Генерального регламента, чуть ли не к каждому закону. Появляется тенденция ограничить переписку, упростить процесс обработки документов.
Делопроизводство постепенно превратилось из технического элемента управления в средство влияния на него. От канцелярий зависел срок представления документов, а нередко принятие решения. Интересно в этой
связи высказывание Александра II на одном из заседаний Совета министров в 1864 г.: "Государственная канцелярия вышла из своей поли и присвоила себе значение и положение, ей не принадлежащее. В XIX в закрепляется традиция: страна жила решениями столицы. Местные власти были лишь исполнителями монаршей воли.[7]