1. Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики.
2. Архив Учреждения.
3. Сроки временного хранения документов.
4. Основные задачи архива
1. Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики.
I. Документы органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики (далее – ГАФ ДНР), являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Донецкой Народной Республики.
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Главным государственным управлением документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики (далее – ГГУДОАД), хранятся в органах государственной власти, органах местного самоуправления, предприятиях, учреждениях, организациях (далее – Учреждения).
Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов ГАФ ДНР, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми ГГУДОАД, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Учреждений.
За утрату и порчу документов ГАФ ДНР должностные лица Учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Донецкой Народной Республики.
В Учреждениях для хранения документов ГАФ ДНР и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
Архив Учреждения входит в состав службы документационного обеспечения или является самостоятельным структурным подразделением Учреждения с непосредственным подчинением его руководителю Учреждения. Возглавляет архив заведующий архивом или лицо, ответственное за сохранность документов Учреждения, назначаемое распорядительным документом руководителя Учреждения.
В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Донецкой Народной Республики, актами Главы Донецкой Народной Республики, актами Совета Министров Донецкой Народной Республики, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами ГГУДОАД и настоящим Положением.
Положение об архиве Учреждения разрабатывается на основании данного Типового положения об архиве органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации Донецкой Народной Республики и утверждается руководством Учреждения по согласованию с ГГУДОАД.
Архив Учреждения работает в соответствии с годовым планом, утверждаемым руководством Учреждения и отчитывается перед ним о проделанной работе.
Руководство Учреждения осуществляет контроль за деятельностью архива Учреждения.
Организационно-методическое руководство деятельностью архива Учреждения осуществляет соответствующий уполномоченный орган в области документационного обеспечения и архивного дела.
II. Состав документов архива и сроки их хранения
2.1. В архив на хранение поступают:
2.1.1 Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.1.2. Документы постоянного хранения и Учреждений-предшественников.
2.1.3. Документы постоянного хранения и ликвидированных Учреждений, непосредственно организации.
2.1.4. Служебные и ведомственные издания.
2.1.5. Научно-справочный аппарат (далее – НСА) к документам архива.
2.2. Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов ГАФ ДНР до их поступления в Государственный архив Донецкой Народной Республики и архивы специально уполномоченных органов в области документационного обеспечения и архивного дела:
для включенных в установленном порядке в состав ГАФ ДНР документов органов государственной власти – 15 лет;
для включенных в установленном порядке в состав ГАФ ДНР документов предприятий, учреждений, организаций Донецкой Народной Республики – 10 лет;
для включенных в установленном порядке в состав ГАФ ДНР документов органов местного самоуправления и их структурных подразделений – 5 лет;
для включенных в установленном порядке в состав ГАФ ДНР отдельных видов архивных документов:
записей актов гражданского состояния – 100 лет;
документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;
проектной документации по капитальному строительству – 20 лет; технологической и конструкторской документации – 20 лет;
Документы по личному составу могут поступать в соответствующий архив документов по личному составу при местном органе исполнительной власти досрочно, до истечения срока временного хранения в архиве Учреждения.
патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;
научной документации – 15 лет;
кино- и фотодокументов – 5 лет;
видео- и фоно документов – 3 года.
2. Архив Учреждения.
Документы с момента создания (поступления) и до передачи их в архив Учреждения хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений Учреждения и сотрудники, ответственные за организацию делопроизводства в этих подразделениях, обязаны обеспечить хранение документов и дел.
В рабочих комнатах дела должны храниться в вертикальном положении в закрывающихся шкафах. Для повышения оперативности поиска документов дела размещаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Магнитные ленты и цифровые носители информации с фонограммами заседаний коллегиального органа хранятся у его секретаря. На ленте и коробке делается отметка о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегиального органа отвечает за их хранение.
Выдача дел во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Учреждения осуществляется по разрешению руководителя структурного подразделения, в котором было сформировано дело, другим Учреждениям – по письменному разрешению руководителя Учреждения. На выданное дело составляется карточка-заменитель. В карточке указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата его выдачи, лицо, которому дело выдано, дата его возврата, подписи лиц, которые выдали и приняли дело.
Предоставление дел во временное использование осуществляется не более чем на один месяц.
Изъятие документов из дела постоянного срока хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документов допускается по разрешению руководителя Учреждения с обязательным помещением в дело заверенных надлежащим образом копий.
Порядок подготовки дел к передаче на архивное хранение:
1. Экспертиза ценности документов
Проведение экспертизы ценности документов состоит во всестороннем их изучении с целью отнесения в Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики или изъятия из него и установления сроков хранения документов, которые не подлежат внесению в Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Учреждениях (в случае необходимости – в структурных подразделениях) создаются постоянно действующие экспертные комиссии.
Экспертиза ценности документов проводится каждый год в структурных подразделениях Учреждения непосредственно лицами, ответственными за организацию делопроизводства в этих подразделениях, вместе с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) под методическим руководством службы делопроизводства и архива Учреждения.
Во время проведения экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в архив Учреждения, изъятия для уничтожения документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.
Изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещается.
Отбор документов постоянного хранения осуществляется на основании типовых и ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками хранения, номенклатуры дел Учреждения путем пересмотра каждого листа дела. Запрещается отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения на основании заголовков дел в описи или номенклатуре дел.
2. По результатам экспертизы ценности документов в Учреждении составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и внесению в Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики (Приложение 28).
3. Сводные описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и акт об изъятии для уничтожения документов, не подлежащих хранению и внесению в Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики, рассматриваются Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) Учреждения одновременно. Эти акты вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу подаются в установленном порядке на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссией (Экспертно-проверочной комиссией) специально уполномоченного органа государственной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела.
4. Согласованные акты утверждаются руководителем Учреждения, после чего Учреждение имеет право уничтожить документы.
Акт об изъятии для уничтожения документов, не подлежащих хранению и внесению в Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики, составляется, как правило, на дела всего Учреждения. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, их наименования указываются перед группой заголовков дел этого подразделения.
Составление описей дел.
Опись дел – архивный справочник, предназначенный для учета и раскрытия содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации в границах архивного фонда.
Описи дел составляются отдельно на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. В случае ликвидации или реорганизации Учреждения такие описи составляются обязательно.
Описи дел структурного подразделения Учреждения составляются каждый год по установленной форме (Приложение 29) должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, при методической помощи архива Учреждения.
Номер описи дел структурного подразделения Учреждения должен состоять из цифрового обозначения структурного подразделения по номенклатуре дел с добавлением начальной буквы названия категории документов, которые включаются в опись, и четырех цифр года, в котором начаты дела, включенные в опись.
Например, описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения № 5, которые учитываются в номенклатуре дел и начаты в 2015 году, будут иметь такие номера: 5 П - 2015; 5 Д - 2015; 5 ЛС - 2015.
Во время составления описи дел необходимо придерживаться таких требований:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов или частей, каждый том или часть вносятся в опись под отдельным номером);
- графы описи оформляются в соответствии со сведениями, указанными на обложке (титульном листе) дела;
- в случае включения в описи нескольких дел подряд с одинаковым заголовком указывается полностью заголовок только первого дела, а все другие однородные дела обозначаются словами «то же самое», при этом другие сведения о делах вносятся в описи полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям Учреждения или другому учреждению, о наличии копий документов в деле.
Описи дел ведутся на протяжении нескольких лет с использованием единой сквозной нумерации. Дела каждого года составляют годовой раздел описи.
В конце описи делается итоговая запись с указанием количества (цифрами и словами) дел, которые учитываются в описи, первый и последний номера дел в описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел). В годовой раздел описи дел вносятся также дела, не завершенные на протяжении календарного года. В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого следующего года, на протяжении которого дела продлевались в делопроизводстве, указывается:
«Документы по этому вопросу см. также в разделе за ______ год, № ____».
Опись дел структурного подразделения Учреждения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись до ее утверждения рассматривается и согласовывается экспертной комиссией.
Опись дел структурного подразделения Учреждения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Учреждения, а другой остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении.
На основании описей дел структурных подразделений архив Учреждения составляет сводные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.
Сводная опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, которые после согласования Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) Учреждения в установленном порядке подаются для согласования Центральной экспертно-проверочной комиссией (Экспертно-проверочной комиссией) специально уполномоченного органа государственной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела, после чего утверждаются руководителем Учреждения. Один экземпляр утвержденной описи подается специально уполномоченному органу государственной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела.
Сводные описи дел долговременного (свыше 10 лет) хранения составляются в двух экземплярах, согласовываются Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) Учреждения и утверждаются ее руководителем.
Сводные описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах, подписываются составителем, согласовываются Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) Учреждения, согласовываются с Центральной экспертно-проверочной комиссией (Экспертно-проверочной комиссией) специально уполномоченного органа государственной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела, после чего утверждаются руководителем Учреждения. Один экземпляр сводной описи подается специально уполномоченному органу государственной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела.
Учреждения обязаны составлять описи документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу через два года после завершения дел в делопроизводстве, а также передавать документы постоянного хранения в соответствии с утвержденными описями дел в Государственный архив Донецкой Народной Республики в установленные законодательством сроки.
Оформление дел. Оформление дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения предусматривает нумерацию листов в деле, составление (в случае необходимости) внутренней описи документов дела (Приложение 30), наличие листа-заверителя (заверительной надписи) дела о количестве листов и об особенностях физического состояния и формирования дела (Приложение 31), подшивку (количество листов в деле – до 10) или/и переплет дела, оформление обложки (титульного листа) дела (Приложение 32).
Документы временного хранения, сформированные в дела, не подшиваются, листы не нумеруются, уточнение элементов оформления обложки не проводится, за исключением первичной бухгалтерской документации.
Дела с грифом «Для служебного пользования», личные и отдельные группы дел постоянного срока хранения, названия которых не полностью раскрывают содержание (дела, содержащие постановления, распоряжения, приказы, решения и т.п.), должны иметь размещенную в начале дела внутреннюю опись документов в деле. Необходимость составления внутренней описи документов некоторых дел определяется инструкцией Учреждения.
После окончания делопроизводственного года к надписям на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, вносятся в случае необходимости к заголовку дела дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, указываются виды и формы отчетности и т.п.).
Дата на обложке дела должна соответствовать году начала и окончания дела; в деле, в котором есть документы за более ранние годы, чем год заведения дела, под датой делается надпись: «есть документы за... годы».
На обложках дел, которые состоят из нескольких томов (частей), проставляются даты первого и последнего документов каждого тома (части). В случае указания точной календарной даты проставляется число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, месяц пишется словом.
На обложке дела проставляется номер дела по сводной описи и по согласованию с архивом Учреждения – номер описи и фонда.
В случае изменения наименования Учреждения (его структурного подразделения) на протяжении периода, который охватывают документы дела, или во время передачи дела в другое учреждение (структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование Учреждения (структурного подразделения), а предыдущее берется в скобки.
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения делаются четко черными светостойкими чернилами или пастой. Запрещается наклеивание титульного листа на обложку дела.
3. Сроки временного хранения документов.
Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу через два года после завершения их ведения передаются в архив Учреждения в упорядоченном состоянии для дальнейшего хранения и пользования.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут передаваться в архив Учреждения по решению его руководителя.
Передача дел в архив Учреждения осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем Учреждения.
Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив Учреждения оформляет выдачу дел во временное пользование.
Прием-передача каждого дела осуществляется сотрудником архива Учреждения в присутствии сотрудника структурного подразделения, который передает упорядоченные и оформленные дела.
Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Учреждения по описям.
В конце каждого экземпляра описи сотрудник архивного подразделения или лицо, ответственное за ведение архива Учреждения, расписывается в принятии дел с обязательным указанием количества (цифрами и словами) переданных дел и проставляет дату. Один экземпляр описи возвращается структурному подразделению, все остальные остаются в архиве Учреждения.
Дела, которые передаются в архив Учреждения, должны быть связаны надлежащим образом.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за организацию делопроизводства в подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Учреждения независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Учреждения обязаны обеспечить сохранность архивных документов и передачу документов, входящих в состав Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики, после окончания установленных предельных сроков их хранения в архиве Учреждения для постоянного хранения в Государственном архиве Донецкой Народной Республики.
4. Основные задачи архива.
Основными задачами архива являются:
1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 Типового положения.
2. Учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование документов, хранящихся в архиве.
3. Подготовка и своевременная передача документов ТЛФ ДПР на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых ГГУДОАД.
4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Учреждения.
В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными ГГУДОАД.
2. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим специально уполномоченным органом в области документационного обеспечения и архивного дела графики представления описей на рассмотрение 1 Центральной экспертно-проверочной комиссии (Экспертно-проверочной комиссии) соответствующего специально уполномоченного органа в области документационного обеспечения и архивного дела и передачи документов ГАФ ДПР на государственное хранение.
3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и по личному составу на рассмотрение Центральной экспертной комиссии (Экспертной комиссии) Учреждения и Центральной экспертно-проверочной комиссии (Экспертно-проверочной комиссии) соответствующего уполномоченного органа в области документационного обеспечения и архивного дела.
4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
5. Создает, пополняет и совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам согласно правилам, установленным ГГУДОАД.
6. Организует использование документов, а именно:
7. информирует руководство и сотрудников Учреждения о составе и содержании документов архива:
8. выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;
9. исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
10. ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
11. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе Центральной экспертной комиссии (Экспертной комиссии) Учреждения.
12. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел Учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Учреждения.
13. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников архива и службы делопроизводства Учреждения.
14. Ежегодно представляет в Государственный архив Донецкой Народной Республики сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
15. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Государственный архив Донецкой Народной Республики документы ГАФ ДНР.
Права архива.
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами, формирование и оформление дел в структурных подразделениях Учреждения.
2. Запрашивать от структурных подразделений Учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
Ответственность заведующего архивом (лица, ответственного за архив Учреждения). Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив Учреждения) несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством Донецкой Народной Республики.